Koľko vás stojí ručné presunutie údajov medzi compliance platformami?
Tieto náklady nie sú v faktúre, ktorú by ste niekde dostali. Žiadna platforma vám nezapočítava oddelene prepisovanie vášho čísla KvK alebo opätovné nahrávanie zoznamu produktov. Náklady sú v čase, ktorý niekto vo vašej spoločnosti na to venuje, a v dôsledkoch, keď sa to prepisovanie raz nepodarí: adresa aktualizovaná v jednom systéme, ale nie v druhom, názov produktu napísaný inak, kontaktná osoba, ktorá odišla, ale v troch zo štyroch portálov ešte stále figuruje ako kontakt.
Konečné náklady závisia od troch vecí: koľko platforiem používate, ako často sa vaše údaje menia a koľko ľudí vo vašej spoločnosti potrebuje prístup. Spoločnosť s jednou produktovou líniou a jedným zodpovedným pracovníkom má s tým málo problémov. Spoločnosť, ktorá predáva v niekoľkých krajinách EÚ, ponúka vlastné značkové produkty a pracuje s pár kolegami, zadáva rovnaké údaje už skoro na štyroch miestach a aktualizuje ich na štyroch miestach.
Odkiaľ suma pochádza
Ide o dva druhy nákladov, a je dobré ich rozlíšiť. Prvý je priamy čas: niekto, kto strávi pol hodiny formulárom, ktorý minulý mesiac vyplnil už inde. To sa dá zmeriať, aj keď to nikto nebude sledovať osobitne. Druhý náklad je menej viditeľný, ale často väčší: čas potrebný na zistenie a opravu rozdielu medzi dvoma systémami a riziko, že zastarané údaje ostanú chvíľu nepovšimnuté. Posledné menované nesúvisí s pokutou alebo sankciou — reglia o tom nevyslovuje stanovisko a je na dozornom orgáne alebo na vás, aby ste to posúdili — ale je to čas a pozornosť, ktorá sa nezameriava inde.
Čo toto množstvo nie je, je pevná sadzba. Líši sa podľa spoločnosti a situácie a nikto vám vopred nemôže dať číslo bez znalosti vašej agendy. Čo je určité: čím viac miest, kde sú rovnaké údaje oddelené, tým väčšia šanca, že sa v určitom momente budú líšiť.
Čo určuje toto množstvo
Tri faktory zohrávajú najväčšiu úlohu. Po prvé, počet platforiem, na ktorých ste pripojení: každá platforma, ktorú musíte aktualizovať osobitne, sa počíta. Po druhé, frekvencia zmien vašich údajov — spoločnosť, ktorá pravidelne pridáva nové produkty alebo mení dodávateľa, má viac na aktualizáciu ako spoločnosť so stabilným sortimentom. Po tretie, počet ľudí s prístupom: čím viac kolegov zadáva alebo upravuje údaje, tým väčšia šanca, že nie všetci používajú rovnakú verziu.
Firemný a produktový dossier, ktorý stojí na jednom mieste a ktorý viacero platforiem čítania, nemení nič na tom, čo sa vás obsahovo pýta — tieto povinnosti stále pochádzajú z vlastného právneho predpisu, nie od reglia. Čo sa zmení, je, kde prepisovanie skončí: niečo vyplníte raz a je tam, kde má byť. tom, čo reglia s vašimi údajmi robí a čo nie vysvetľuje, ako to funguje, a čo sa stane, keď reglia už nebudete používať: každá platforma potom funguje oddelene, presne ako predtým.
Čo reglia nestojí
Použitie dossiera na jednom mieste je v reglia na bezplatnej strane: vytvorenie obchodného účtu nestojí nič a prehľad toho, ktoré platformy existujú a čo robia, je dostupný pre všetkých, aj bez účtu. Čo platíte, je predplatné každej platformy, ktorú skutočne používate — tú cenu určuje samotná platforma a je uvedená pri cenách jednotlivých platforiem. Reglia nespláca za zdieľanie údajov medzi týmito platformami a tiež nespláca za prezeranie alebo úpravu vášho dossiera.
Ak si nie ste istí, či sa určitá povinnosť vzťahuje na vašu spoločnosť alebo ako závažná je pre vás vynechaná aktualizácia, je to otázka pre právnika alebo pre dozorný orgán, ktorý sa o tom stará — reglia sám o tom nerobí žiadne vyhlásenie. Čo reglia naozaj robí, je zabezpečenie, aby preklepávanie samotné nebolo dôvodom, prečo sa niečo niekde nezhoduje.
Zaujíma vás, ako to vyzerá v praxi pre vašu spoločnosť? Pozrite si ktoré platformy existujú a čo robia a vytvorte si vlastný obraz o tom, kde vám zdieľané dossier môže ušetriť čas.