Kolik vás stojí ruční přenos dat mezi compliance-platformami?
Tyto náklady nejsou v žádné faktuře, kterou byste obdrželi. Žádná platforma vám neúčtuje zvlášť přepisování vašeho čísla KvK nebo opětovné nahrávání seznamu produktů. Náklady jsou skryté v čase, který někdo ve vaší společnosti věnuje těmto činnostem, a v důsledcích, když se přepisování jednou nepovede: adresa aktualizovaná v jednom systému, ale ne v druhém, název produktu napsaný mírně jinak, kontaktní osoba, která odešla, ale v třech ze čtyř portálů je stále uvedena jako kontaktní místo.
To, co to nakonec stojí, závisí na třech věcech: na tom, kolik platforem používáte, jak často se vaše data mění, a kolik lidí ve vaší společnosti potřebuje přístup. Společnost s jednou produktovou řadou a jedním odpovědným pracovníkem má s tím málo problémů. Společnost, která prodává v několika zemích EU, vyrábí vlastní značkové produkty a spolupracuje s několika kolegy, velmi brzy zadává stejná data na čtyřech místech a udržuje je na čtyřech místech.
Odkud se částka bere
Jde o dva druhy nákladů, a je dobré je rozlišit. První je přímý čas: někdo, kdo stráví půl hodiny na formuláři, který před měsícem vyplňoval jinde. To je měřitelné, ačkoli to nikdo nebude zvlášť sledovat. Druhý náklad je méně viditelný, ale často větší: čas potřebný k objevení a napravení rozdílu mezi dvěma systémy a riziko, že zastaralé údaje zůstanou dlouho neodhaleny. Poslední uvedené nepatří k pokutě nebo sankcí — reglia se k tomu nevyjadřuje a záleží na dohledovacím orgánu nebo na vás, abyste to posoudili — ale je to čas a pozornost, která se tam dostane jinde.
Jaká není tato částka, je pevná sazba. Liší se podle společnosti a situace a nikdo vám předem nemůže dát číslo bez znalosti vaší administrativy. Co je určité: čím více míst má stejná data samostatně, tím větší je pravděpodobnost, že se v určitém okamžiku nebudou shodovat.
Co určuje částku
Hrají roli tři faktory. Za prvé počet platforem, ke kterým jste připojeni: každá platforma, kterou musíte aktualizovat zvlášť, se počítá. Za druhé míra změny vašich dat — společnost, která pravidelně přidává nové produkty nebo se mění dodavatelé, má více co aktualizovat než společnost se stabilním sortimentem. Za třetí počet lidí, kteří mají přístup: čím více kolegů zadává nebo upravuje data, tím větší je riziko, že ne všichni používají stejnou verzi.
Firemní a produktové dossier, které se nachází na jednom místě a je čteno několika platformami, nic nemění na tom, co se vás obsahově požaduje — tyto povinnosti stále pocházejí z vlastní legislativy, nikoli z reglia. Změní se místo, kde přepisování skončí: něco vyplníte jednou a bude tam, kde být musí. co reglia dělá a nedělá s vašimi údaji vysvětluje, jak to funguje, a co se stane, pokud reglia již nebudete používat: každá platforma pak funguje sama, přesně jako dříve.
Co reglia nestojí
Použití dossier na jednom místě je u reglia na bezplatné straně: vytvoření obchodního účtu nic nestojí a přehled o tom, které platformy existují a co dělají, je dostupný všem, i bez účtu. Co ale zaplatíte, je předplatné každé platformy, kterou skutečně používáte — tuto cenu určuje sama platforma u cen za platformu. Reglia si neúčtuje za sdílení dat mezi těmito platformami ani za zobrazení nebo úpravu vašeho dossier.
Pokud si nejste jisti, zda se určitá povinnost na vaši společnost vztahuje, nebo jak závažné je v jejich situaci opomenutí aktualizace, je to otázka pro právníka nebo pro příslušný dozorčí orgán — reglia se sám nevyslovuje. Co reglia dělá, je zajistit, aby přepisování samo o sobě nebylo důvodem, proč se něco někde neshoduje.
Chcete vědět, jak to vypadá v praxi pro vaši společnost? Podívejte se které platformy existují a co dělají a vytvořte si vlastní představu o tom, kde vám sdílený dossier může ušetřit čas.