Quel coût représente pour vous la transmission manuelle de données entre les plateformes de conformité ?
Ces coûts ne figurent pas dans une facture que vous recevriez quelque part. Aucune plateforme ne vous facture séparément la retranscription de votre numéro KvK ou le rechargement d'une liste de produits. Les coûts résident dans le temps que quelqu'un dans votre entreprise y consacre, et dans les conséquences lorsque cette retranscription se trompe : une adresse mise à jour dans un système et pas dans l'autre, un nom de produit orthographié différemment, une personne de contact qui a quitté l'entreprise mais figure toujours comme interlocuteur dans trois des quatre portails.
Le coût final dépend de trois éléments : le nombre de plateformes que vous utilisez, la fréquence des changements de vos données, et le nombre de personnes qui ont besoin d'un accès chez vous. Une entreprise avec une seule ligne de produits et un seul responsable en souffre peu. Une entreprise qui vend dans plusieurs pays de l'UE, qui commercialise des produits de marque propre et qui travaille avec quelques collègues, saisit rapidement les mêmes données en quatre endroits et les met à jour en quatre endroits.
D'où provient le montant
Il s'agit de deux types de coûts, et il est bon de les distinguer. Le premier est le temps direct : quelqu'un qui passe une demi-heure sur un formulaire qu'il a rempli ailleurs le mois dernier. C'est mesurable, bien que personne ne le consigne séparément. Le second coût est moins visible mais souvent plus important : le temps qu'il faut pour découvrir une divergence entre deux systèmes et la corriger, et le risque qu'une donnée obsolète reste inaperçue pendant un certain temps. Cette dernière question ne relève pas d'une amende ou d'une sanction — reglia ne se prononce pas là-dessus, c'est à l'autorité de surveillance ou à vous-même d'en juger — mais c'est bien du temps et de l'attention qui ne vont pas ailleurs.
Ce montant n'est pas un tarif fixe. Il varie selon l'entreprise et la situation, et personne ne peut vous donner un chiffre à l'avance sans connaître votre administration. Ce qui est certain : plus les mêmes données sont dispersées en plusieurs endroits, plus grande est la chance qu'elles ne disent pas la même chose à un moment donné.
Ce qui détermine le montant
Trois facteurs jouent le rôle le plus important. Premièrement, le nombre de plateformes auxquelles vous êtes connecté : chaque plateforme que vous devez mettre à jour séparément compte. Deuxièmement, le taux de mutation de vos données — une entreprise qui ajoute régulièrement de nouveaux produits ou change de fournisseur a plus de choses à mettre à jour qu'une entreprise ayant un assortiment stable. Troisièmement, le nombre de personnes qui ont accès : plus il y a de collègues qui saisissent ou modifient des données, plus grande est la chance que tout le monde n'utilise pas la même version.
Un dossier d'entreprise et de produits qui se trouve en un seul endroit et est lu par plusieurs plateformes ne change rien à ce qui est demandé de vous sur le fond — ces obligations proviennent toujours de la réglementation elle-même, non de reglia. Ce qui change, c'est où la retranscription s'arrête : vous remplissez quelque chose une seule fois, et cela se trouve partout où cela doit se trouver. ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données explique comment cela fonctionne, et ce qu'il advient si vous n'utilisez plus reglia : chaque plateforme continue alors à fonctionner indépendamment, exactement comme avant.
Ce que reglia ne coûte pas
L'utilisation d'un dossier en un seul endroit est du côté gratuit chez reglia : la création d'un compte professionnel est gratuite, et l'aperçu des plateformes disponibles et de ce qu'elles font est accessible à tous, même sans compte. Ce que vous payez en revanche, c'est l'abonnement de chaque plateforme que vous utilisez effectivement — le prix en est déterminé par la plateforme elle-même, et figure dans les prix par plateforme. Reglia ne facture pas le partage de données entre ces plateformes, ni la consultation ou la modification de votre dossier.
Si vous doutez qu'une certaine obligation s'applique à votre entreprise, ou de l'importance d'une mise à jour manquée dans votre situation, c'est une question pour un juriste ou pour l'autorité de surveillance compétente — reglia ne se prononce pas sur ces questions. Ce que reglia fait bien, c'est de s'assurer que la resaisie elle-même n'est pas la raison pour laquelle quelque chose ne colle pas quelque part.
Curieux de savoir comment cela se présente en pratique pour votre entreprise ? Consultez les plateformes disponibles et ce qu'elles font et formez-vous votre propre opinion sur les endroits où un dossier partagé peut vous faire gagner du temps.