¿Cuánto le cuesta transferir manualmente datos entre plataformas de compliance?
Estos costes no figuran en ninguna factura que usted reciba. Ninguna plataforma le cobra aparte por reescribir su número de KvK o por volver a cargar una lista de productos. Los costes están en el tiempo que alguien en su empresa dedica a ello, y en las consecuencias cuando ese traslado de datos falla: una dirección que se actualiza en un sistema pero no en otro, un nombre de producto que tiene una ortografía ligeramente distinta, una persona de contacto que se ha ido pero que sigue siendo el punto de contacto en tres de los cuatro portales.
Lo que finalmente le cuesta depende de tres cosas: cuántas plataformas utiliza, con qué frecuencia cambian sus datos, y cuántas personas de su empresa necesitan acceso. Una empresa con una línea de productos y una persona responsable tiene poco problema con esto. Una empresa que vende en varios países de la UE, comercializa productos de marca propia y trabaja con varios colegas, pronto introduce los mismos datos en cuatro lugares diferentes y los mantiene en cuatro lugares.
De dónde procede el importe
Se trata de dos tipos de costes, y es bueno distinguirlos. El primero es el tiempo directo: alguien que invierte media hora en un formulario que ya rellenó en otro lugar el mes pasado. Eso es medible, aunque nadie lo registre por separado. El segundo coste es menos visible pero a menudo mayor: el tiempo que cuesta descubrir y corregir una discrepancia entre dos sistemas, y el riesgo de que un dato obsoleto pase desapercibido durante un tiempo. Este último no forma parte de una multa o sanción —reglia no se pronuncia sobre eso, y depende de usted o de la autoridad competente evaluarlo—, pero sí es tiempo y atención que no está disponible en otro lugar.
Lo que esta cantidad no es, es una tarifa fija. Varía según la empresa y la situación, y nadie puede darle una cifra por adelantado sin conocer su administración. Lo que sí es cierto: cuantos más lugares en los que los mismos datos estén separados, mayor es la probabilidad de que en algún momento dejen de decir lo mismo.
Qué determina el importe
Tres factores juegan el papel más importante. En primer lugar, el número de plataformas en las que está registrado: cada plataforma que deba actualizar por separado cuenta. En segundo lugar, la tasa de cambios de sus datos —una empresa que añade regularmente nuevos productos o cambia de proveedor tiene más que actualizar que una empresa con un catálogo estable—. En tercer lugar, el número de personas que tienen acceso: cuantos más colegas introduzcan o modifiquen datos, mayor es la riesgo de que no todos utilicen la misma versión.
Un dossier empresarial y de productos que se encuentra en un único lugar y es leído por múltiples plataformas no cambia nada en lo que se le exige contenido —esas obligaciones siguen viniendo de la propia normativa, no de reglia—. Lo que sí cambia es dónde se detiene el reescribir: usted rellena algo una sola vez, y aparece en todos los lugares donde debe estar. qué reglia hace y qué no hace con sus datos explica cómo funciona esto, y qué sucede si deja de utilizar reglia: cada plataforma continúa funcionando de forma independiente, exactamente como lo hacía antes.
Lo que reglia no cuesta
El uso de un dossier en un único lugar es gratuito con reglia: crear una cuenta empresarial no cuesta nada, y el resumen de qué plataformas existen y qué hacen es accesible para todos, incluso sin cuenta. Lo que sí paga, es la suscripción de cada plataforma que realmente utiliza —ese precio lo determina la propia plataforma, y aparece en los precios por plataforma. Reglia no cobra por compartir datos entre esas plataformas, ni tampoco por consultar o modificar su dossier.
Si tiene dudas sobre si una determinada obligación se aplica a su empresa, o sobre el peso que tiene una actualización perdida en su situación, esa es una pregunta para un abogado o para la autoridad supervisora competente — reglia no emite pronunciamientos propios al respecto. Lo que reglia sí hace es garantizar que la transcripción manual en sí no sea la razón por la que algo no funciona correctamente en algún lugar.
¿Curiosidad por ver cómo se ve esto en la práctica para su empresa? Vea qué plataformas hay y qué hacen y forme su propia idea de dónde un dossier compartido puede ahorrarle tiempo.