Was kostet es Sie, Daten manuell zwischen Compliance-Plattformen zu übertragen?
Diese Kosten erscheinen nicht auf einer Rechnung, die Sie irgendwo erhalten. Keine Plattform berechnet Ihnen separat das erneute Eingeben Ihrer Handelsregisternummer oder das erneute Hochladen einer Produktliste. Die Kosten liegen in der Zeit, die jemand in Ihrem Unternehmen dafür aufwendet, und in den Folgen, wenn diese Eingabe schiefgeht: eine Adresse, die in einem System aktualisiert wurde und in einem anderen nicht, ein Produktname, der leicht anders geschrieben ist, ein Ansprechpartner, der das Unternehmen verlassen hat, aber in drei von vier Portalen noch immer als Kontaktperson aufgeführt ist.
Was es letztendlich kostet, hängt von drei Dingen ab: wie viele Plattformen Sie nutzen, wie oft sich Ihre Daten ändern, und wie viele Personen bei Ihnen Zugriff benötigen. Ein Unternehmen mit einer Produktlinie und einer verantwortlichen Person hat hier wenig Probleme. Ein Unternehmen, das in mehreren EU-Ländern verkauft, Eigenmarkenprodukte führt und mit ein paar Kollegen arbeitet, gibt dieselben Daten schnell an vier Stellen ein und verwaltet sie an vier Stellen.
Woher der Betrag kommt
Es geht um zwei Arten von Kosten, und es ist wichtig, sie auseinanderzuhalten. Die erste ist direkte Zeit: jemand, der eine halbe Stunde für ein Formular aufwendet, das er letzten Monat bereits woanders ausfüllte. Das ist messbar, auch wenn niemand es separat erfasst. Die zweite Kostenart ist weniger sichtbar, aber oft größer: die Zeit, die es kostet, einen Unterschied zwischen zwei Systemen zu entdecken und zu korrigieren, und das Risiko, dass ein veraltetes Datum längere Zeit unbemerkt bleibt. Letzteres ist nicht mit einer Geldstrafe oder Sanktion verbunden – darüber trifft reglia keine Aussage, und das ist Sache der Aufsichtsbehörde oder von Ihnen selbst zu beurteilen – aber es ist dennoch Zeit und Aufmerksamkeit, die anderswo nicht zur Verfügung steht.
Was dieser Betrag nicht ist, ist ein fester Tarif. Er unterscheidet sich je nach Unternehmen und Situation, und niemand kann Ihnen im Voraus eine Zahl nennen, ohne Ihre Verwaltung zu kennen. Was aber feststeht: Je mehr Stellen dieselben Daten unabhängig voneinander verwalten, desto größer ist die Chance, dass sie irgendwann nicht mehr dasselbe aussagen.
Was den Betrag bestimmt
Drei Faktoren spielen die größte Rolle. Erstens die Anzahl der Plattformen, auf denen Sie registriert sind: jede Plattform, die Sie separat aktualisieren müssen, zählt mit. Zweitens die Änderungsrate Ihrer Daten – ein Unternehmen, das regelmäßig neue Produkte hinzufügt oder den Lieferanten wechselt, hat mehr zu aktualisieren als ein Unternehmen mit einem stabilen Sortiment. Drittens die Anzahl der Personen mit Zugriff: je mehr Kollegen Daten eingeben oder ändern, desto größer ist die Chance, dass nicht alle dieselbe Version verwenden.
Ein Unternehmens- und Produktdossier, das an einer Stelle steht und von mehreren Plattformen ausgelesen wird, ändert nichts an dem inhaltlich von Ihnen Geforderten – diese Verpflichtungen kommen immer noch aus der Regelung selbst, nicht von reglia. Es ändert aber, wo das erneute Eingeben aufhört: Sie füllen etwas einmal aus, und es steht überall, wo es sein muss. was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht erklärt, wie das funktioniert, und was geschieht, wenn Sie reglia nicht mehr nutzen: jede Plattform funktioniert dann weiterhin eigenständig, genau wie zuvor.
Was reglia nicht kostet
Die Nutzung eines Dossiers an einer Stelle ist bei reglia kostenlos: ein geschäftliches Konto zu erstellen kostet nichts, und die Übersicht über welche Plattformen es gibt und was sie tun, ist für alle zugänglich, auch ohne Konto. Was Sie bezahlen, ist das Abonnement jeder Plattform, die Sie tatsächlich nutzen – diesen Preis bestimmt die Plattform selbst, und er steht bei den Preisen pro Plattform. reglia berechnet das Teilen von Daten zwischen diesen Plattformen nicht und auch nicht das Einsehen oder Ändern Ihres Dossiers.
Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Verpflichtung für Ihr Unternehmen gilt, oder wie schwerwiegend ein versäumtes Update in Ihrer Situation ist, ist das eine Frage für einen Juristen oder für die zuständige Aufsichtsbehörde — reglia trifft dazu selbst keine Aussage. Was reglia aber leistet, ist sicherzustellen, dass das manuelle Übertragen selbst nicht der Grund dafür ist, dass etwas nicht stimmt.
Neugierig, wie das in der Praxis für Ihr Unternehmen aussieht? Schauen Sie sich an, welche Plattformen es gibt und was sie leisten, und bilden Sie sich selbst ein Bild davon, wo ein gemeinsam genutztes Dossier Ihnen Zeit sparen kann.