Mennyibe kerül Önnek az adatok manuális átvitele a compliance-platformok között?
Ezek a költségek nem szerepelnek egy számlán, amelyet valahonnan kap. Egyetlen platform sem számlázza Önnek külön a KvK-szám újraírását vagy egy terméklista újbóli feltöltését. A költségek abban az időben rejlenek, amit az Ön cégénél valaki ennek szentel, valamint abban, hogy mi történik, amikor az újraírás rosszul sül el: egy cím, amelyet az egyik rendszerben frissítettek, de a másikban nem, egy terméknév, amelyet éppen másképp írtak le, vagy egy kapcsolattartó, aki már nem dolgozik a cégnél, de még három portálból négyből az elérhetőként van feltüntetve.
Végső soron attól függ, hogy mennyit kell fizetnie: hány platformot használ, milyen gyakran változnak az adatai, és hány embernek van szüksége hozzáférésre a cégnél. Egy terméksorozatú és egy felelősös cégnek itt kevés gondja van. Egy olyan vállalat azonban, amely több EU-országban értékesít, saját márkás termékeket forgalmaz, és néhány kollégával dolgozik, ugyanazokat az adatokat gyorsan négy helyen rögzíti és tartja karban.
Honnan származik az összeg
Két fajta költségről van szó, és érdemes megkülönböztetni őket. Az első a közvetlen idő: valaki, aki fél órát tölt egy olyan űrlap kitöltésén, amelyet múlt hónapban már máshol kitöltött. Ez mérhető, bár senki sem fogja külön vezetni. A második költség kevésbé látható, de gyakran nagyobb: az az idő, amely szükséges ahhoz, hogy felfedezzünk egy különbséget két rendszer között és kijavítsuk azt, valamint az a kockázat, hogy egy elavult adat egy ideig észrevétlen marad. Ez utóbbi nem tartozik a bírság vagy szankcióhoz — erről a reglia nem nyilatkozik, és ezt a felügyeletre vagy Önmagára bízza — de időt és figyelmet igényel, amely máshová nem fordítható.
Amit ez az összeg nem jelent, az egy fix tarifa. Cégről és helyzetről függ, és senki sem tud Önnek egy számot előre adni anélkül, hogy ismeri az Ön adminisztrációját. Ami azonban biztos: minél több helyen vannak ugyanazok az adatok egymástól függetlenül, annál nagyobb az esélye annak, hogy egy adott ponton már nem azt mondják.
Mi határozza meg az összeget
Három tényezőnek van a legnagyobb szerepe. Először is, azon platformok száma, amelyeken Ön regisztrált: minden egyes platformot, amelyet külön kell frissítenie, számítanak. Másodszor, az adataiban előforduló mutációs ráta — egy vállalat, amely rendszeresen új termékeket ad hozzá vagy szállítót vált, többet kell frissítenie, mint egy stabil assortimenttel rendelkező vállalat. Harmadszor, az olyan emberek száma, akiknek hozzáférésük van: minél több kolléga rögzít vagy módosít adatokat, annál nagyobb annak a lehetősége, hogy nem mindenki ugyanazt a verziót használja.
Egy üzleti és termékkatalógus, amely egy helyen áll és több platform által olvasható ki, nem változtat azon, hogy Önről tartalmilag mit kérnek — ezek a kötelezettségek továbbra is a jogszabályokból erednek, nem a regliából. Megváltozik azonban, hol áll meg az újraírás: egy dolgot egyszer rögzít, és megjelenik mindenhol, ahol szükséges. mit tesz és mit nem tesz a reglia az Ön adataival bemutatja, hogyan működik, és mi történik, ha már nem használja a regliát: minden platform ezután önállóan működik, pontosan úgy, mint korábban.
Amit a reglia nem kost
Egy helyen álló katalógus használata a regliánál az ingyenes oldalon tartozik: egy üzleti fiók létrehozása ingyenes, és az elérhető platformok és azok funkcióinak áttekintése mindenki számára hozzáférhető, fiók nélkül is. Amit Ön fizethet, az az egyes platformok előfizetése, amelyeket ténylegesen használ — ezt az árat maga a platform határozza meg, és szerepel az egyes platformok áraiban. A reglia nem számít fel díjat az adatok platformok közötti megosztásáért, és az adatkatalógus megtekintéséért vagy módosításáért sem.
Ha kétségei vannak abban, hogy egy adott kötelezettség vonatkozik-e vállalatára, vagy hogy egy lemaradott frissítés mennyire súlyos a helyzetében, akkor ezt egy jogász vagy a megfelelő felügyeleti hatóság tudja megválaszolni — a reglia magában nem tesz nyilatkozatot errről. Amit a reglia viszont tesz, az az, hogy biztosítja, hogy az adatok átgépelése önmagában ne legyen az oka annak, hogy valami nem stimmel.
Kíváncsi, hogyan néz ki ez a gyakorlatban az Ön vállalata esetében? Nézze meg mely platformok vannak és mit tesznek és alakítson ki saját képet arról, hol takaríthat meg időt egy megosztott dossierrel.