Kui palju maksab teile andmete käsitsi neljast compliance-platvormist teise ülekandmine?
Need kulud ei ole arvel, mille teil kusagilt saate. Ükski platformi ei võta teilt eraldi tasu KvK-numbri ümberkirjutamise ega tootenimekirja uuesti üleslaadimise eest. Kulud on aeg, mille keegi teie ettevõttes sellele kulutab, ja tagajärjed, kui see ümberkirjutamine kord valesti läheb: aadress, mis ühes süsteemis on uuendatud, teises aga mitte, tootenimetus, mis on pisut teisiti kirjutatud, kontaktisik, kes on lahkunud, kuid siiski kolmes neist neljast portaalist kontaktisikuna endiselt seisab.
Mis lõpuks maksab, sõltub kolmest asjast: mitu platvormi te kasutate, kui sageli teie andmed muutuvad, ja mitu inimest teie juures juurdepääsu vajavad. Ettevõtte, millel on üks tooteseeria ja üks vastutav isik, on sellest vähe häda. Ettevõte, kes müüb mitmes EL-i riigis, omamärgiga tooteid turustab ja paari kolleegiga töötab, sisestab samad andmed juba ruttu neljale kohale ja hooldab neid neljal kohal.
Kust summa pärineb
Tegemist on kahe liiki kuludega ja on hea neid lahus hoida. Esimene on otsene aeg: keegi, kes kulutab poole tunni vormi täitmisele, mille ta eelmisel kuul kusagil mujal juba täitis. See on mõõdetav, kuigi keegi seda eraldi ei jälgi. Teine kulu on vähem nähtav, kuid sageli suurem: aeg, mis kulub kahe süsteemi vahe leidmisele ja parandamisele, ja risk, et aegunud andmed jäävad pikaks ajaks märkamatuks. Viimane ei kuulu trahvi või sanktsiooniga — reglia sellest väidet ei tee ja see jääb järelevalvajale või teile endale hinnangule — kuid see on aeg ja tähelepanu, mida kuhugi mujale ei lähe.
Mis see summa ei ole, on fikseeritud tariif. See erineb ettevõtte ja olukorra järgi ning keegi ei saa teile ettemakse arvu anda, teadmata teie administratsiooni. Mis on kindel: mida rohkem kohti same andmed eraldi seisavad, seda suurem on risk, et nad mingi hetkel enam sama ei ütle.
Mis määrab summa
Kolm tegurit mängivad suurimat rolli. Esiteks platvormi arv, millele olete ühendatud: iga platformi, mida peate eraldi uuendama, arvestatakse sisse. Teiseks andmete muutumise määr — ettevõte, kes regulaarselt uusi tooteid lisab või tarnijat vahetab, peab rohkem uuendama kui ettevõte stabiilse sortimendiga. Kolmandaks inimeste arv, kellel on juurdepääs: mida rohkem kolleege andmeid sisestab või muudab, seda suurem on risk, et mitte kõik ei kasuta sama versiooni.
Äri- ja tootedossier, mis ühes kohas seisab ja mida mitmed platvormid loevad, ei muuda midagi selles, mida teilt sisulikult nõutakse — need kohustused tulevad jätkuvalt seadusandlusest endast, mitte regliast. See muudab seda, kus ümberkirjutamine lakkab: täidate midagi üks kord ja see seisab kõikjal, kus see peab seisma. milleks reglia teie andmetega teeb ja ei tee selgitab, kuidas see toimib, ja mis juhtub, kui te reglia enam ei kasuta: iga platvormi töötab siis eraldi, täpselt nagu varem.
Mis reglia ei maksa
Dossieri kasutamine ühes kohas kuulub regliasse tasuta küljel: ärikonto loomine ei maksa midagi ja platvormide ülevaade, mis need on ja mida nad teevad, on kõigile kättesaadav ka ilma kontota. Mis teie tasute, on iga platvormi tellimus, mida teie tegelikult kasutate — selle hinna määrab platformi ise ja see seisab platvormi kohtakohta. Reglia ei võta tasu andmete jagamise eest nende platvormi vahel ega ka teie dossier vaatamise ega muutmise eest.
Kui te kahtlete, kas teatud kohustus teie ettevõttele kehtib või kui kaaluka on vahele jäänud värskendus teie olukorras, on see küsimus juristile või vastavale järelevalveasutusele — reglia ei anna sellele endale hinnangut. Mis reglia teeb, on tagada, et käsitsi ülekirjutamine ise ei ole põhjus, miks midagi kuskil valesti läheb.
Huvitab teid, kuidas see praktikas teie ettevõtte jaoks välja näeb? Vaadake milliseid platvorme on olemas ja mida nad teevad ja kujundage endale selge pilt, kus ühine dossier teil aega säästa võib.