Hvad koster det dig at overføre data manuelt mellem compliance-platforme?
Disse omkostninger fremgår ikke af en faktura, som I modtager nogen steder. Ingen platform opkræver jer særskilt for at omskrive jeres CVR-nummer eller gengenlaste en produktliste. Omkostningerne ligger i den tid, som nogen i jeres virksomhed bruger på det, og i konsekvenserne, når omskrivningen går galt: en adresse, der er opdateret i det ene system, men ikke i det andet; et produktnavn, der er stavet lidt anderledes; en kontaktperson, der er gået, men står stadig som anspragspunkt i tre af fire portaler.
Hvad det i sidste ende koster, afhænger af tre ting: hvor mange platforme I bruger, hvor ofte jeres data ændres, og hvor mange personer i jeres virksomhed, der har brug for adgang. En virksomhed med én produktlinje og én ansvarlig får mindre besvær heraf. En virksomhed, der sælger i flere EU-lande, fører private label-produkter og arbejder med et par kolleger, indtaster de samme data hurtigt på fire steder og vedligeholder dem på fire steder.
Hvor beløbet kommer fra
Det handler om to slags omkostninger, og det er godt at holde dem adskilt. Den første er direkte tid: nogen, der bruger en halv time på en formular, som de fyldte ud for en måned siden nogen andre steder. Det er målbart, selvom ingen vil holde styr på det separat. Den anden omkostning er mindre synlig, men ofte større: den tid, det tager at finde og rette en forskel mellem to systemer, og risikoen for, at et forældet gegeven forbliver uopdaget i nogen tid. Sidstnævnte hører ikke under en bøde eller sanktion — reglia udtaler sig ikke herom, og det er op til tilsynsmyndigheden eller jer selv at vurdere — men det er stadig tid og opmærksomhed, der ikke går andre steder hen.
Hvad dette beløb ikke er, er et fast gebyr. Det varierer fra virksomhed til virksomhed og fra situation til situation, og ingen kan give jer et tal på forhånd uden at kende jeres administration. Hvad der er sikkert: jo flere steder de samme data står uafhængigt af hinanden, jo større er risikoen for, at de på et tidspunkt ikke længere siger det samme.
Hvad der bestemmer beløbet
Tre faktorer spiller den største rolle. For det første antallet af platforme, I er tilsluttet: hver platform, I skal opdatere separat, tæller med. For det andet mutationsraten for jeres data — en virksomhed, der regelmæssigt tilføjer nye produkter eller skifter leverandør, har mere at opdatere end en virksomhed med et stabilt sortiment. For det tredje antallet af personer, der har adgang: jo flere kolleger, der indtaster eller ændrer data, jo større er risikoen for, at ikke alle bruger den samme version.
Et virksomheds- og produktdossier, der står ét sted og bliver udlæst af flere platforme, ændrer ikke på, hvad der indholdsligt efterspørges fra jer — disse forpligtelser kommer stadig fra lovgivningen selv, ikke fra reglia. Det ændrer derimod, hvor omskrivningen stopper: I udfylder noget én gang, og det står overalt, hvor det skal være. hvad reglia gør og ikke gør med dine oplysninger forklarer, hvordan det fungerer, og hvad der sker, hvis I ikke længere bruger reglia: hver platform fungerer så stadig uafhængigt, præcis som før.
Hvad reglia ikke koster
Brugen af et dossier ét sted ligger på gratissiden af reglia: det koster intet at oprette en forretningskonto, og oversigten over, hvilke platforme der findes, og hvad de gør, er tilgængelig for alle, også uden konto. Hvad I derimod betaler, er abonnementet på hver platform, I faktisk bruger — den pris fastsætter platformen selv, og findes under priserne pr. platform. reglia opkræver ikke gebyr for datadeling mellem disse platforme, og heller ikke for at se eller ændre jeres dossier.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en bestemt forpligtelse gælder for dit firma, eller hvor væsentligt en glemt opdatering vejer i din situation, er det et spørgsmål til en jurist eller til det tilsynsorgan, der har ansvar herfor — reglia træffer selv ingen afgørelse herom. Det, som reglia derimod gør, er at sikre, at det manuelle overførsel i sig selv ikke er grunden til, at noget ikke stemmer.
Er du nysgerrig efter, hvordan det ser ud i praksis for dit firma? Se hvilke platforms der er, og hvad de gør og danner dig selv et billede af, hvor et delt dossier kan spare dig tid.