Колко вас струва да прехвърляте ръчно данни между compliance-платформи?
Тези разходи не се появяват във фактура, която получавате откъде и то. Нито една платформа ви не начислява отделно за повторното въвеждане на вашия номер по КТР или за повторното качване на списък с продукти. Разходите се крият в времето, което някой в компанията ви прекарва в това, и в последствията, когато това повторно въвеждане погрешно се случи: адрес, който е обновен в една система, но не и в другата, име на продукт, което е написано малко по-различно, контактно лице, което е напуснало, но все още стои като точка на контакт в три от четирите портала.
Какво струва в крайна сметка зависи от три неща: колко платформи използвате, колко често се променят вашите данни и колко хора в компанията ви имат нужда от достъп. Компания с един производствен лицензиран продукт и един отговорен служител има малко неприятности по този вопрос. Компания, която продава в няколко страни на ЕС, внася собствени марки продукти и работи с няколко колеги, бързо въвежда същите данни на четири места и ги поддържа на четири места.
Откъде идва сумата
Става дума за два вида разходи и е добре да ги разделим. Първият е преко време: някой, който прекарва половин час на формуляр, който предния месец вече попълни някъде другаде. То е измеримо, макар че никой няма да го отчитва поотделно. Вторият разход е по-малко видим, но често по-голям: времето, необходимо за откриване на разлика между две системи и нейното коригиране, и рискът остарелите данни дълго време остават незабелязани. Последното не се отнася до глоба или санкция — reglia не издава становище по това, и това е работа на надзорния орган или на вас самих да преценят — но то е време и внимание, които не отиват другаде.
Какво не е това количество, е фиксирана такса. То се различава по компания и по ситуация, и никой не может да ви даде число предварително без да познава вашата администрация. Какво е сигурно: колкото повече места, където същите данни стоят отделно, толкова по-голям е риск те да не казват една и съща работа в даден момент.
Какво определя количеството
Три фактора играят най-голяма роля. Първо — броят на платформите, на които сте свързани: всяка платформа, която трябва да актуализирате поотделно, се брои. Второ — степента на промени на вашите данни — компания, която редовно добавя нови продукти или сменя доставчик, има повече да актуализира от компания със стабилен асортимент. Третo — броят на хората, които имат достъп: колкото повече колеги въвеждат или променят данни, толкова по-голям е риск не всички да използват една и съща версия.
Файл по дела на фирма и продукт, който стои на едно място и се четe от няколко платформи, не променя нищо в това, което се изисква от вас по съдържание — тези задължения все още идват от самите норми, не от reglia. То променя това къде спира повторното въвеждане: попълвате нещо един път, и то е навсякъде, където трябва. какво reglia прави и не прави с вашите данни обяснява как работи, и какво се случва, ако вече не използвате reglia: всяка платформа тогава продължава да работи самостоятелно, точно както преди.
Какво reglia не струва
Използването на файл на едно място се включва в безплатната страна на reglia: създаването на служебен акаунт не струва нищо, и преглед на това кои платформи има и какво правят е достъпен за всички, дори и без акаунт. Какво плащате, е абонаментът на всяка платформа, която действително използвате — тази цена определя самата платформа и е показана в цените по платформа. Reglia не събира такса за споделяне на данни между тези платформи и нито за преглед или промяна на вашия файл.
Ако сте несигурни дали определено задължение се отнася до вашата компания или колко сериозна е пропусната актуализация в вашата ситуация, това е въпрос за адвокат или за надзорния орган, който отговаря за това — reglia не прави собствено становище по това. Това, което reglia прави, е да гарантира, че преписването само по себе си не е причината нещо да не съвпада някъде.
Любопитни ли сте как изглежда това на практика за вашата компания? Проверете кои платформи има и какво правят и си направете собствено мнение къде споделено досие може да ви спести време.