Πόσο σας κοστίζει να μεταφέρετε δεδομένα χειροκίνητα μεταξύ συστημάτων συμpatrίας;
Αυτά τα κόστη δεν εμφανίζονται σε κάποιο τιμολόγιο που λαμβάνετε. Καμία πλατφόρμα δεν σας χρεώνει ξεχωριστά για την επανάληψη του αριθμού ΚΑΕ σας ή για την ανανέωση μιας λίστας προϊόντων. Τα κόστη βρίσκονται στον χρόνο που ξοδεύει κάποιος στην επιχείρησή σας γι' αυτό, και στις συνέπειες όταν η επανάληψη πάει στραβά: μια διεύθυνση που έχει ενημερωθεί σε ένα σύστημα και όχι στο άλλο, ένα όνομα προϊόντος που συλλαβίζεται διαφορετικά, ένα πρόσωπο επαφής που έχει φύγει αλλά εξακολουθεί να είναι το σημείο επικοινωνίας σε τρεις από τις τέσσερις πύλες.
Το τελικό κόστος εξαρτάται από τρία πράγματα: πόσες πλατφόρμες χρησιμοποιείτε, πόσο συχνά αλλάζουν τα δεδομένα σας και πόσα άτομα χρειάζονται πρόσβαση στην επιχείρησή σας. Μια επιχείρηση με μία σειρά προϊόντων και έναν υπεύθυνο δεν αντιμετωπίζει μεγάλα προβλήματα σε αυτό. Μια επιχείρηση που πωλεί σε πολλές χώρες της ΕΕ, διοχετεύει ιδιοτικές επωνυμίες και δουλεύει με μερικούς συναδέλφους, συχνά εισάγει τα ίδια δεδομένα σε τέσσερα μέρη και τα ενημερώνει σε τέσσερα μέρη.
Από πού προέρχεται το ποσό
Πρόκειται για δύο είδη κοστών, και είναι καλό να τα ξεχωρίσουμε. Το πρώτο είναι άμεσος χρόνος: κάποιος που χάνει μισή ώρα σε ένα έντυπο που συμπλήρωσε αλλού τον περασμένο μήνα. Αυτό είναι μετρήσιμο, αν και κανείς δεν θα το παρακολουθήσει ξεχωριστά. Το δεύτερο κόστος είναι λιγότερο ορατό αλλά συχνά μεγαλύτερο: ο χρόνος που χρειάζεται για να ανακαλύψετε μια διαφορά μεταξύ δύο συστημάτων και να τη διορθώσετε, και ο κίνδυνος ότι ένα παρωχημένο δεδομένο παραμείνει αδιαφορήτως για κάποιο χρόνο. Το τελευταίο δεν σχετίζεται με ένα πρόστιμο ή κύρωση — η reglia δεν κάνει δηλώσεις για αυτό, και εξαρτάται από την εποπτική αρχή ή από εσάς να αξιολογήσετε — αλλά είναι χρόνος και προσοχή που δεν πάνε αλλού.
Τι δεν είναι αυτό το ποσό είναι ένα σταθερό τιμολόγιο. Διαφέρει ανά επιχείρηση και ανά κατάσταση, και κανείς δεν μπορεί να σας δώσει έναν αριθμό εκ των προτέρων χωρίς να γνωρίζει τη διοίκησή σας. Αυτό που ισχύει: όσο περισσότερα μέρη τα ίδια δεδομένα βρίσκονται ξεχωριστά, τόσο μεγαλύτερος ο κίνδυνος ότι σε ένα δεδομένο σημείο δεν θα λένε πια το ίδιο.
Τι καθορίζει το ποσό
Τρεις παράγοντες διαδραματίζουν τον σημαντικότερο ρόλο. Πρώτον, ο αριθμός των πλατφορμών στις οποίες είστε συνδεδεμένοι: κάθε πλατφόρμα που πρέπει να ενημερώσετε ξεχωριστά έχει σημασία. Δεύτερον, ο ρυθμός μεταβολής των δεδομένων σας — μια επιχείρηση που προσθέτει τακτικά νέα προϊόντα ή αλλάζει προμηθευτή έχει περισσότερα να ενημερώσει από μια επιχείρηση με σταθερό ποικίλημα. Τρίτον, ο αριθμός των ατόμων που έχουν πρόσβαση: όσο περισσότεροι συνάδελφοι εισάγουν ή τροποποιούν δεδομένα, τόσο μεγαλύτερος ο κίνδυνος ότι δεν χρησιμοποιούν όλοι την ίδια έκδοση.
Ένα δοσιολογημένο και προϊοντικό αρχείο που βρίσκεται σε ένα μέρος και διαβάζεται από πολλές πλατφόρμες δεν αλλάζει τίποτα σχετικά με το τι ζητείται από εσάς σε επίπεδο περιεχομένου — αυτές οι υποχρεώσεις εξακολουθούν να προέρχονται από τη ρύθμιση, όχι από τη reglia. Αυτό που αλλάζει είναι το σημείο όπου σταματά το overtyping: εσείς συμπληρώνετε κάτι μία φορά και εμφανίζεται παντού που πρέπει να εμφανίζεται. ό,τι κάνει και δεν κάνει το reglia με τα δεδομένα σας εξηγεί πώς λειτουργεί αυτό, και τι συμβαίνει αν δεν χρησιμοποιήσετε πλέον τη reglia: κάθε πλατφόρμα συνεχίζει να λειτουργεί ξεχωριστά, ακριβώς όπως πριν.
Τι δεν κοστίζει η reglia
Η χρήση ενός αρχείου σε ένα μέρος περιλαμβάνεται στη δωρεάν πλευρά του reglia: η δημιουργία ενός επιχειρηματικού λογαριασμού δεν κοστίζει τίποτα, και η επισκόπηση των πλατφορμών που υπάρχουν και τι κάνουν είναι προσβάσιμη σε όλους, ακόμη και χωρίς λογαριασμό. Αυτό που πληρώνετε είναι η συνδρομή κάθε πλατφόρμας που χρησιμοποιείτε πραγματικά — αυτή την τιμή καθορίζει η ίδια η πλατφόρμα και βρίσκεται στις τιμές ανά πλατφόρμα. Η reglia δεν χρεώνει για την κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ αυτών των πλατφορμών, ούτε για την προβολή ή την τροποποίηση του αρχείου σας.
Εάν αμφιβάλλετε για το εάν μια συγκεκριμένη υποχρέωση ισχύει για την επιχείρησή σας ή πόσο σοβαρή είναι μια παραλειφθείσα ενημέρωση στην περίπτωσή σας, αυτό είναι ένα ζήτημα για έναν νομικό ή για την αρχή εποπτείας που είναι αρμόδια γι' αυτό — το reglia δεν κάνει καμία δήλωση γι' αυτό. Αυτό που κάνει το reglia είναι να εξασφαλίσει ότι η ίδια η επαναπληκτρολόγηση δεν είναι ο λόγος για τον οποίο κάτι δεν δουλεύει σωστά κάπου.
Περίεργο πώς θα φαινόταν αυτό στην πράξη για την επιχείρησή σας; Δείτε ποιες πλατφόρμες υπάρχουν και τι κάνουν και σχηματίστε μόνοι σας μια άποψη για το πού μια κοινή βάση δεδομένων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο.