Quanto custa para você transferir dados manualmente entre plataformas de conformidade?
Esses custos não aparecem em uma fatura que você recebe em algum lugar. Nenhuma plataforma cobra separadamente por redigitar seu número KvK ou fazer upload novamente de uma lista de produtos. Os custos estão no tempo que alguém em sua empresa gasta nisso, e nas consequências quando essa digitação sai errada: um endereço atualizado em um sistema e não no outro, um nome de produto com ortografia ligeiramente diferente, um contacto que saiu mas ainda aparece como ponto de contato em três de quatro portais.
O que custa no final depende de três coisas: quantas plataformas você usa, com que frequência seus dados mudam e quantas pessoas em sua empresa precisam de acesso. Uma empresa com uma linha de produtos e um responsável tem pouco problema com isso. Uma empresa que vende em vários países da UE, importa marcas próprias e trabalha com alguns colegas, logo digita os mesmos dados em quatro lugares e os mantém em quatro lugares.
De onde vem o valor
Trata-se de dois tipos de custos, e é bom separá-los. O primeiro é tempo direto: alguém que gasta meia hora em um formulário que preencheu em outro lugar no mês passado. Isso é mensurável, embora ninguém o acompanhe separadamente. O segundo custo é menos visível, mas geralmente maior: o tempo necessário para descobrir e corrigir uma discrepância entre dois sistemas, e o risco de um dado desatualizado passar despercebido por um tempo. Este último não está relacionado a uma multa ou sanção — reglia não faz declarações sobre isso, e cabe ao regulador ou a você avaliar — mas é tempo e atenção que não vai para outro lugar.
O que esse valor não é, é uma taxa fixa. Varia de acordo com a empresa e a situação, e ninguém pode lhe dar um número antecipadamente sem conhecer sua administração. O que é certo: quanto mais lugares os mesmos dados estão separados uns dos outros, maior a chance de que em algum momento não digam a mesma coisa.
O que determina o valor
Três fatores desempenham o papel mais importante. Primeiro, o número de plataformas nas quais você está conectado: cada plataforma que você deve atualizar separadamente conta. Segundo, a taxa de mudança de seus dados — uma empresa que adiciona regularmente novos produtos ou muda de fornecedor tem mais para atualizar do que uma empresa com um sortimento estável. Terceiro, o número de pessoas que têm acesso: quanto mais colegas inserem ou modificam dados, maior a chance de que nem todos usem a mesma versão.
Um dossier empresarial e de produtos que fica em um só lugar e é lido por várias plataformas não muda nada no que é solicitado a você em termos de conteúdo — essas obrigações ainda vêm da própria regulamentação, não de reglia. O que muda é onde a digitação para: você preenche algo uma vez, e aparece em todos os lugares onde precisa estar. o que reglia faz e não faz com os seus dados explica como funciona, e o que acontece se você não usar mais reglia: cada plataforma continua funcionando independentemente, exatamente como antes.
O que reglia não custa
O uso de um dossier em um só lugar fica no lado gratuito de reglia: criar uma conta comercial não custa nada, e o panorama das plataformas disponíveis e do que fazem é acessível a todos, mesmo sem conta. O que você paga é a assinatura de cada plataforma que realmente usa — esse preço é determinado pela própria plataforma e aparece nos preços por plataforma. Reglia não cobra pelo compartilhamento de dados entre essas plataformas, nem por visualizar ou modificar seu dossier.
Se tem dúvidas sobre se uma determinada obrigação se aplica à sua empresa, ou qual o peso de uma atualização perdida na sua situação, essa é uma questão para um jurista ou para a autoridade supervisora responsável — reglia não emite parecer sobre isso. O que reglia faz é garantir que o próprio reprocessamento não seja o motivo pelo qual algo sai errado em algum lugar.
Curioso para ver como isso funciona na prática para sua empresa? Confira quais plataformas existem e o que fazem e forme seu próprio juízo sobre onde um dossier compartilhado pode economizar seu tempo.