Ile kosztuje Cię ręczne przesyłanie danych między platformami compliance?
Te koszty nie pojawiają się na żadnej otrzymanej przez Ciebie fakturze. Żadna platforma nie nalicza Ci osobno opłaty za przepisanie numeru KvK ani ponowne przesłanie listy produktów. Koszty tkwią w czasie, który ktoś w Twojej firmie na to poświęca, oraz w konsekwencjach, gdy przepisanie pójdzie źle: adres zaktualizowany w jednym systemie, ale nie w drugim; nazwa produktu napisana nieco inaczej; osoba kontaktowa, która odeszła, ale w trzech z czterech portali wciąż figuruje jako osoba do kontaktu.
Ostateczny koszt zależy od trzech rzeczy: ile platform używasz, jak często zmieniają się Twoje dane oraz ile osób w Twojej firmie potrzebuje dostępu. Firma z jedną linią produktów i jednym odpowiedzialnym pracownikiem ma tu mało kłopotów. Firma, która sprzedaje w wielu krajach UE, prowadzi produkty własnej marki i pracuje z kilkoma kolegami, szybko wprowadza te same dane w czterech miejscach i utrzymuje je w czterech miejscach.
Skąd pochodzi kwota
Chodzi o dwa rodzaje kosztów i warto je rozróżnić. Pierwszy to bezpośredni czas: ktoś tracący pół godziny na formularz, który wypełniał w innym miejscu miesiąc temu. To się da zmierzyć, choć nikt tego osobno nie będzie rejestrować. Drugi koszt jest mniej widoczny, ale często większy: czas potrzebny do odkrycia różnicy między dwoma systemami i jej naprawienia, oraz ryzyko, że przestarzałe dane długo pozostaną niezauważone. To ostatnie nie wiąże się z karą czy sankcją — reglia się na ten temat nie wypowiada, a to do organu nadzorczego lub do Ciebie, by to ocenić — ale to wciąż czas i uwaga, których nie poświęcisz gdzie indziej.
Co to nie jest, to stała stawka. Różni się w zależności od firmy i sytuacji, i nikt nie może Ci z góry podać liczby bez znajomości Twojej administracji. Pewne jest jedno: im więcej miejsc, gdzie te same dane istnieją oddzielnie, tym większa szansa, że w pewnym momencie nie będą już mówić tego samego.
Co determinuje kwotę
Trzy czynniki odgrywają największą rolę. Po pierwsze liczba platform, na których jesteś zarejestrowany: każda platforma, którą musisz aktualizować osobno, się liczy. Po drugie tempo zmian Twoich danych — firma, która regularnie dodaje nowe produkty lub zmienia dostawcę, ma więcej do aktualizacji niż firma ze stabilnym asortymentem. Po trzecie liczba osób mających dostęp: im więcej kolegów wprowadza lub modyfikuje dane, tym większe ryzyko, że nie wszyscy korzystają z tej samej wersji.
Dossier firmy i produktu, które znajduje się w jednym miejscu i jest odczytywane przez wiele platform, nie zmienia tego, o co się Ciebie pytają — te zobowiązania wciąż pochodzą z samych przepisów, a nie z reglia. Zmienia się natomiast to, gdzie kończy się przepisywanie: coś wypełniasz raz, i pojawia się wszędzie tam, gdzie powinno. co reglia robi i co nie robi z Twoimi danymi wyjaśnia, jak to działa i co się stanie, jeśli przestaniesz używać reglia: każda platforma będzie wtedy pracować osobno, dokładnie jak wcześniej.
Co reglia nie kosztuje
Korzystanie z dossier w jednym miejscu w reglia jest bezpłatne: założenie konta biznesowego nie kosztuje nic, a przegląd dostępnych platform i ich funkcji jest dostępny dla wszystkich, nawet bez konta. To, co płacisz, to abonament każdej faktycznie używanej platformy — cenę określa sama platforma i znajduje się w cenach dla poszczególnych platform. Reglia nie pobiera opłaty za udostępnianie danych między tymi platformami ani za przeglądanie lub zmianę Twojego dossier.
Jeśli wątpi pan/pani, czy określone obowiązki dotyczą pana/pani przedsiębiorstwa, lub jaki wpływ ma pominięta aktualizacja w pana/pani sytuacji, to pytanie dla prawnika lub właściwego organu nadzoru — reglia nie wydaje na ten temat samodzielnie żadnych orzeczeń. To, co reglia faktycznie robi, to zapewnienie, że ręczne przepisywanie nie jest powodem błędów.
Ciekaw pan/pani, jak to wygląda w praktyce dla pana/pani przedsiębiorstwa? Sprawdź które platformy są dostępne i co robią i sam/sama utwórz sobie obraz tego, gdzie dzielone dossier może zaoszczędzić panu/pani czas.