Quanto le costa trasferire manualmente i dati tra le piattaforme di compliance?
Questi costi non figurano in una fattura che riceve da nessuna parte. Nessuna piattaforma le addebita separatamente il riscrittura del suo numero KvK o il caricamento nuovamente di un elenco di prodotti. I costi risiedono nel tempo che qualcuno nella sua azienda dedica a questo, e nelle conseguenze quando quella riscrittura va male: un indirizzo aggiornato in un sistema e non nell'altro, un nome di prodotto scritto in modo leggermente diverso, una persona di contatto che se n'è andata ma è ancora elencata come punto di contatto in tre dei quattro portali.
Quello che alla fine le costa dipende da tre cose: quante piattaforme utilizza, con che frequenza i suoi dati cambiano, e quante persone nella sua azienda hanno bisogno di accesso. Un'azienda con una sola linea di prodotti e un solo responsabile ha pochi problemi qui. Un'azienda che vende in più paesi dell'UE, importa prodotti a marchio proprio e lavora con un paio di colleghi, inserisce rapidamente gli stessi dati in quattro posti e li mantiene in quattro posti.
Da dove proviene l'importo
Si tratta di due tipi di costi, ed è bene tenerli separati. Il primo è il tempo diretto: qualcuno che spreca mezz'ora su un modulo che ha compilato da qualche altra parte il mese scorso. È misurabile, anche se nessuno lo registrerà separatamente. Il secondo costo è meno visibile ma spesso più grande: il tempo necessario per scoprire una discrepanza tra due sistemi e correggerla, e il rischio che un dato obsoleto rimanga inosservato per un po'. Quest'ultimo non rientra in una multa o sanzione — reglia non si esprime su questo, ed è compito dell'autorità di vigilanza o di lei stesso valutare — ma è comunque tempo e attenzione che non va da nessun'altra parte.
Quello che questo importo non è, è una tariffa fissa. Varia a seconda dell'azienda e della situazione, e nessuno può darle un numero in anticipo senza conoscere la sua amministrazione. Quello che è certo: più posti gli stessi dati rimangono separati uno dall'altro, maggiore è il rischio che a un certo punto non dicano più la stessa cosa.
Cosa determina l'importo
Tre fattori giocano il ruolo più importante. In primo luogo, il numero di piattaforme a cui è collegato: ogni piattaforma che deve aggiornare separatamente conta. In secondo luogo, il tasso di variazione dei suoi dati — un'azienda che aggiunge regolarmente nuovi prodotti o cambia fornitore ha più da aggiornare rispetto a un'azienda con un assortimento stabile. In terzo luogo, il numero di persone che hanno accesso: più colleghi inseriscono o modificano dati, maggiore è il rischio che non tutti utilizzino la stessa versione.
Un dossier aziendale e di prodotto che si trova in un unico posto e viene letto da più piattaforme non cambia nulla in ciò che le viene richiesto dal punto di vista sostanziale — questi obblighi continueranno a derivare dalla normativa stessa, non da reglia. Cambia però dove termina la riscrittura: compila qualcosa una sola volta, e si trova ovunque debba essere. cosa reglia fa e non fa con i vostri dati spiega come funziona, e cosa accade se non utilizza più reglia: ogni piattaforma continua a funzionare indipendentemente, proprio come prima.
Cosa reglia non costa
L'uso di un dossier in un unico posto è dalla parte gratuita di reglia: la creazione di un account aziendale non costa nulla, e la panoramica di quali piattaforme ci sono e cosa fanno è accessibile a tutti, anche senza account. Quello che paga, invece, è l'abbonamento di ogni piattaforma che effettivamente utilizza — il prezzo è determinato dalla piattaforma stessa, e si trova nei prezzi per piattaforma. Reglia non addebita il trasferimento dei dati tra quelle piattaforme, e nemmeno la visualizzazione o la modifica del suo dossier.
Se dubitate che un determinato obbligo si applichi alla vostra azienda, o quanto gravi siano le conseguenze di un aggiornamento mancato nella vostra situazione, questa è una domanda per un giurista o per l'autorità di vigilanza competente — reglia non esprime alcun parere in proposito. Ciò che reglia fa invece è garantire che la riscrittura manuale non sia la ragione per cui qualcosa non funziona correttamente.
Curiosi di vedere come funziona in pratica per la vostra azienda? Consultate quali piattaforme esistono e cosa fanno e formatevi un'idea di dove un dossier condiviso potrebbe farvi risparmiare tempo.