Ett företagsdossier är samlingen av företags- och produktdata som du anger en gång, så att olika efterlevnadsplattformar kan läsa dessa data i stället för att du matar in dem om och om igen. Det handlar om fasta data som ditt organisationsnummer, momsnummer,Registreringsadress och kontaktpersoner, tillsammans med data om vad du säljer: produktkategorier, de länder där du levererar, de material och förpackningar du använder och de kanaler genom vilka du säljer.
Den detalj som räknas mest här: ett företagsdossier är inte ett efterlevnadsdokument i sig. Det är grunden från vilken plattformar för produktsäkerhet, förpackningar, tillgänglighet och personuppgifter hämtar de fält de behöver för sina egna dossier. Om du fyller i företagsdossieret en gång fullständigt behöver du inte upprepa dessa kärndata separat för varje plattform.
Vad som vanligtvis finns i ett företagsdossier
Ett företagsdossier består av två lager. Det första lagret är företagsinformation: ditt företags juridiska namn, organisationsnummer, momsnummer, registreringsadress och postadress, samt de kontaktpersoner som är ansvariga för efterlevnadsfrågor. Dessa data förändras sällan och är desamma för varje plattform, oavsett vilken regelgivning den behandlar.
Det andra lagret handlar om vad du faktiskt gör: vilka produkter eller produktgrupper du säljer, i vilka EU-länder du levererar, vilka förpackningsmaterial du använder och genom vilka kanaler — webbutik, marknadsplats, fysisk butik — du levererar till kunder. Dessa data avgör nämligen vilka skyldigheter som är relevanta, och det varierar per plattform. se vilka plattformar som finns ger en översikt över vilken information varje plattform konkret använder.
Vad ett företagsdossier inte ersätter
Ett företagsdossier ersätter inte produktsäkerhetsdossieret, förpackningsdossieret, tillgänglighetsdossieret eller behandlingsregistret för personuppgifter. Dessa tillhör fortfarande till sin innehål den plattform som behandlar den relevanta regelgivningen, med de specifika dokument och underlag som är aktuella. Företagsdossieret tillhandahåller endast grunddata som återkommer i flera av dessa dossier, så att du inte behöver skriva in dem om och om igen.
För den innehållsmässiga frågan om vilka regler som exakt gäller för din situation och vilka dokument du behöver för det är själva plattformen eller en jurist fortfarande rätt kontaktpunkt. Ett företagsdossier organiserar data, det bedömer dem inte.
Vem som använder dossieret och vem som inte
Ett företagsdossier läses av de plattformar som du faktiskt använder, och endast i den utsträckning som plattformen behöver uppgifterna. En plattform för tillgänglighet får till exempel lite nytta av ditt förpackningsmaterial och kommer därför inte att begära det fältet. Hur detta utbyte fungerar exakt och vad som händer med dina data läser du på sidan om hur reglia fungerar.
Viktigt att veta: en plattform som du inte använder får inte heller tillgång till ditt företagsdossier. Dossieret är alltså inte en öppen datakälla för allt som faller under Theos-paraply, utan en profil som du själv kopplar till de plattformar du aktivt använder.
Vad detta gör praktiskt
För ett företag som faller under flera regler samtidigt — tänk en webbutik med egna varumärkesprodukter som levererar i flera EU-länder — innebär ett företagsdossier att grunddata om ditt företag och ditt sortiment fastställs en gång i stället för fyra gånger. Det sparar inte något innehållsmässigt arbete med regelverken själva, men väl det administrativa arbetet runt omkring: omkopieringen, att hålla det aktuellt på fyra ställen samtidigt, och risken att en plattform fortfarande visar en gammal adress eller en föråldrad produktlista.
Ett affärskonto hos reglia, kopplat till ditt KvK- och momsnummer, är platsen där sådan företagsdossier hålls. Det kontot är gratis, precis som insikten i vilka plattformar som finns och vad de gör. skapa ett affärskonto tar bara några minuter; vad du senare köper på en plattform fakturerar du direkt med den plattformen, precis som på priserna per plattform står.
Nyfiken på vilka plattformar som finns och vilken del av din företagsdossier de använder? Se översikten och ta reda på på några minuter vad ditt företag kan behöva hantera.