Dossier firmowe to zbiór danych dotyczących Twojej firmy i produktów, które wpisujesz raz, aby różne platformy compliance mogły te dane odczytać zamiast aby każdorazowo wpisywać je na nowo. Chodzi o dane stałe, takie jak Twój numer KvK, numer VAT, adres siedziby i osoby kontaktowe, uzupełnione danymi o tym, co sprzedajesz: kategorie produktów, kraje, do których dostarczasz, materiały i opakowania, których używasz, oraz kanały, przez które sprzedajesz.
Szczegół, który ma tutaj największe znaczenie: dossier firmowe samo w sobie nie jest dokumentem compliance. Jest to podstawa, z której platformy zajmujące się bezpieczeństwem produktów, opakowaniem, dostępnością i ochroną danych osobowych czerpią pola, których potrzebują do swoich własnych dossierów. Jeśli wypełnisz dossier firmowe raz w pełni, nie będziesz musiał powtarzać tych kluczowych danych osobno dla każdej platformy.
Co zwykle znajduje się w dossierze firmowym
Dossier firmowe składa się z dwóch warstw. Pierwsza warstwa to informacje o firmie: pełna nazwa Twojego przedsiębiorstwa, numer KvK, numer VAT, adres siedziby i korespondencyjny oraz osoby kontaktowe odpowiadające za sprawy compliance. Te dane rzadko się zmieniają i są dla każdej platformy takie same, niezależnie od tego, jakie przepisy obsługuje.
Druga warstwa dotyczy tego, co faktycznie robisz: jakie produkty lub grupy produktów sprzedajesz, do których krajów UE dostarczasz, jakie materiały opakowaniowe wykorzystujesz i przez które kanały — sklep internetowy, marketplace, sklep fizyczny — dostarczasz do klientów. Te dane określają, które obowiązki są istotne, i różnią się w zależności od platformy. zobaczyć, które platformy są dostępne zawiera przegląd informacji, które konkretnie wykorzystuje każda platforma.
Co dossier firmowe nie zastępuje
Dossier firmowe nie jest zamiennikiem dossiera bezpieczeństwa produktów, dossiera opakowań, dossiera dostępności ani rejestru przetwarzania danych osobowych. Pozostają one merytoryczną częścią platformy, która obsługuje odpowiednią legislację, wraz ze specjalistycznymi dokumentami i uzasadnieniami, które się z tym wiążą. Dossier firmowe dostarcza jedynie dane podstawowe, które pojawiają się w wielu z tych dossierów, aby nie trzeba było ich za każdym razem na nowo wpisywać.
W kwestii merytorycznej dotyczącej tego, które dokładnie przepisy mają zastosowanie w Twojej sytuacji i jakie dokumenty będą Ci potrzebne, właściwym punktem kontaktu pozostają sama platforma lub prawnik. Dossier firmowe organizuje dane, nie je ocenia.
Kto korzysta z dossiera i kto nie
Dossier firmowe jest odczytywane przez platformy, które faktycznie używasz, i tylko w takim zakresie, w jakim platforma potrzebuje tych danych. Na przykład platforma dostępności nie ma wiele pożytku z Twojego materiału opakowaniowego i nie będzie pytać o to pole. Jak dokładnie ta wymiana danych funkcjonuje i co dzieje się z Twoimi danymi, przeczytasz na stronie o tym, jak działa reglia.
Ważne, aby wiedzieć: platforma, której nie używasz, również nie ma dostępu do Twojego dossiera firmowego. Dossier nie jest zatem otwartym źródłem danych dla wszystkiego, co znajduje się pod parasolem Theos, ale profilem, który sam łączysz z platformami, które faktycznie wykorzystujesz.
Jak to się przekłada w praktyce
Dla firmy podlegającej jednocześnie kilku regulacjom — weź na przykład sklep internetowy z własnymi produktami, który dostarcza do wielu krajów UE — dossier firmowe oznacza, że podstawowe dane dotyczące Twojej firmy i asortymentu ustala się raz zamiast cztery razy. Nie zmniejsza to pracy merytorycznej nad samą legislacją, ale skraca pracę administracyjną: przepisywanie, utrzymywanie aktualności w czterech miejscach jednocześnie i ryzyko, że jedna platforma nadal pokazuje stary adres lub przestarzałą listę produktów.
Konto biznesowe w reglia, powiązane z numerem KvK i numerem VAT, to miejsce, w którym utrzymywany jest taki dossier firmowy. To konto jest bezpłatne, podobnie jak wgląd w to, jakie platformy dostępne i co robią. tworzenie konta biznesowego zajmuje Ci to kilka minut; to, co następnie kupisz na platformie, rozliczasz bezpośrednio z tą platformą, jak na cenami na platformę .
Ciekaw Cię, jakie platformy są dostępne i którą część dossier firmowego wykorzystują? Przejrzyj przegląd i w kilka minut sprawdź, z czym może mieć do czynienia Twoja firma.