Un dossier empresarial es la colección de datos empresariales y de productos que usted registra una sola vez, de manera que distintas plataformas de cumplimiento normativo pueden leer esos datos en lugar de tener que introducirlos cada vez de nuevo. Se trata de datos fijos como su número de registro mercantil, número de IVA, dirección de establecimiento y personas de contacto, complementados con datos sobre lo que vende: categorías de productos, países a los que suministra, materiales y empaques que utiliza y canales a través de los cuales vende.
El detalle que aquí más importa: un dossier empresarial no es de por sí un documento de cumplimiento normativo. Es la base de la que extraen los datos las plataformas de seguridad de productos, empaques, accesibilidad y protección de datos personales que necesitan para sus propios dossiers. Si completa el dossier empresarial una sola vez en su totalidad, no tendrá que repetir esos datos clave en cada plataforma por separado.
Lo que habitualmente contiene un dossier empresarial
Un dossier empresarial consta de dos capas. La primera capa es información empresarial: la razón social de su empresa, número de registro mercantil, número de IVA, dirección de establecimiento y domicilio, y las personas de contacto responsables de asuntos de cumplimiento normativo. Estos datos rara vez cambian y son iguales para cada plataforma, independientemente de la normativa que trate.
La segunda capa trata sobre lo que hace realmente: qué productos o grupos de productos vende, en qué países de la UE suministra, qué materiales de empaque utiliza y a través de qué canales —tienda web, plataforma de mercado, tienda física— se los suministra a los clientes. Estos datos determinan de hecho qué obligaciones son relevantes, y esto varía según la plataforma. ver qué plataformas hay proporciona un resumen de qué información utiliza concretamente cada plataforma.
Lo que un dossier empresarial no sustituye
Un dossier empresarial no es un sustituto del dossier de seguridad de productos, del dossier de empaques, del dossier de accesibilidad o del registro de tratamiento de datos personales. Estos siguen siendo responsabilidad en cuanto al contenido de la plataforma que trata la normativa correspondiente, con los documentos específicos y la justificación que conllevan. El dossier empresarial solo aporta los datos básicos que aparecen en varios de esos dossiers, de modo que no tenga que escribirlos una y otra vez.
Para la cuestión sustantiva de qué reglas exactas se aplican a su situación y qué documentos necesita para ello, la plataforma misma o un abogado siguen siendo el interlocutor indicado. Un dossier empresarial organiza datos, no los evalúa.
Quién utiliza el dossier y quién no
Un dossier empresarial es leído por las plataformas que realmente utiliza, y solo en la medida en que esa plataforma necesite los datos. Una plataforma de accesibilidad, por ejemplo, tiene poco uso para su material de empaque y no solicitará ese campo. Cómo funciona exactamente ese intercambio y qué sucede y qué no sucede con sus datos, lo encuentra en la página sobre cómo funciona reglia.
Es importante saberlo: una plataforma que no utiliza tampoco obtiene acceso a su dossier empresarial. El dossier no es, por lo tanto, una fuente de datos abierta para todo lo que está bajo el paraguas de Theos, sino un perfil que usted mismo vincula a las plataformas que utiliza activamente.
Qué diferencia supone esto en la práctica
Para una empresa que está sujeta a varias normativas a la vez —como una tienda web con productos de marca propia que suministra a varios países de la UE— un dossier empresarial significa que los datos básicos sobre su empresa y su surtido se registran una sola vez en lugar de cuatro. Esto no reduce el trabajo sustantivo en la normativa misma, pero sí reduce el trabajo administrativo concomitante: reescribir datos, mantenerlos actualizados en cuatro lugares a la vez y el riesgo de que una plataforma muestre aún una dirección antigua o una lista de productos obsoleta.
Una cuenta comercial en reglia, vinculada a su número de KvK y NIF, es el lugar donde se mantiene un expediente empresarial de este tipo. Esa cuenta es gratuita, al igual que la información sobre qué plataformas existen y qué hacen. crear una cuenta empresarial le toma algunos minutos; lo que posteriormente compre en una plataforma, lo liquida directamente con esa plataforma, como en los precios por plataforma está.
¿Curiosidad por saber qué plataformas hay y qué parte de su expediente empresarial utilizan? Vea el resumen y descubra en unos pocos minutos con qué tendrá que lidiar su empresa.