En virksomhedsdossier er samlingen af virksomheds- og produktoplysninger, som du fastlægger én gang, så forskellige compliance-platforme kan læse disse oplysninger i stedet for, at du skal indtaste dem igen hver gang. Det drejer sig om faste oplysninger som dit CVR-nummer, momsregistreringsnummer, forretningsadresse og kontaktpersoner, suppleret med oplysninger om, hvad du sælger: produktkategorier, de lande, du leverer til, de materialer og emballage, du bruger, og de kanaler, du sælger gennem.
Detaljerne, der betyder mest her: en virksomhedsdossier er ikke i sig selv et compliance-dokument. Det er grundlaget, som platforme for produktsikkerhed, emballage, tilgængelighed og personoplysninger henter felter fra, som de har brug for til deres egne dossier. Hvis du udfylder virksomhedsdossieren fuldt ud én gang, skal du ikke gentage disse kerneopplysninger for hver platform separat.
Hvad der typisk er i en virksomhedsdossier
En virksomhedsdossier består af to lag. Det første lag er virksomhedsoplysninger: det juridiske navn på din virksomhed, CVR-nummer, momsregistreringsnummer, forretnings- og postadresse og de kontaktpersoner, der er ansvarlige for compliance-forhold. Disse oplysninger ændrer sig sjældent og er de samme for hver platform, uanset hvilken regulering den behandler.
Det andet lag handler om, hvad du faktisk gør: hvilke produkter eller produktgrupper du sælger, hvilke EU-lande du leverer til, hvilke emballagematerialer du bruger, og gennem hvilke kanaler — webshop, markedsplads, fysisk butik — du leverer til kunder. Disse oplysninger afgør nemlig, hvilke forpligtelser der er relevante, og det varierer fra platform til platform. se hvilke platforme der findes giver et overblik over, hvilke oplysninger hver platform konkret bruger.
Hvad en virksomhedsdossier ikke erstatter
En virksomhedsdossier er ikke en erstatning for produktsikkerhedsdossieren, emballagedossieren, tilgængelighedsdossieren eller registreringen af behandling af personoplysninger. Disse forbliver fagligt knyttet til den platform, der behandler den pågældende regulering, med de specifikke dokumenter og begrundelse, der hører til. Virksomhedsdossieren leverer kun de grundlæggende oplysninger, som genfindes i flere af disse dossier, så du ikke skal skrive dem igen og igen.
For det faglige spørgsmål om, hvilke regler der præcist gælder for din situation, og hvilke dokumenter du har brug for til det, forbliver platformens selv eller en jurist det rette kontaktpunkt. En virksomhedsdossier organiserer oplysninger, den vurderer dem ikke.
Hvem der bruger dossieren, og hvem der ikke gør
En virksomhedsdossier læses af de platforme, du faktisk bruger, og kun i det omfang, som platformens har brug for oplysningerne. En platform for tilgængelighed har for eksempel ikke meget gavn af dine emballagematerialer og vil derfor heller ikke anmode om dette felt. Hvordan denne udveksling fungerer præcist, og hvad der sker med dine oplysninger, kan du læse på siden om, hvordan reglia fungerer.
Vigtigt at vide: en platform, som du ikke bruger, får heller ikke adgang til din virksomhedsdossier. Dossieren er således ikke en åben datakilde for alt, hvad der falder under Theos-paraplyen, men en profil, som du selv forbinder med de platforme, du aktivt bruger.
Hvad dette betyder i praksis
For en virksomhed, der er omfattet af flere regulerings samtidigt — tænk på en webshop med egne mærkevarer, der leverer til flere EU-lande — betyder en virksomhedsdossier, at grundoplysningerne om din virksomhed og dit sortiment fastlægges én gang i stedet for fire gange. Det sparer ikke fagligt arbejde med selve regulerne, men det sparer administrativt arbejde omkring dem: omtypningen, det at holde det opdateret på fire steder samtidigt, og risikoen for, at én platform stadig viser en gammel adresse eller en forældet produktliste.
En forretningskonto hos reglia, koblet til dit CVR-nummer og momsnummer, er det sted, hvor sådan et virksomhedsdossier vedligeholdes. Den konto er gratis, ligesom indsigten i, hvilke platforme der findes, og hvad de gør. oprette en forretningskonto koster dig nogle få minutter; hvad du efterfølgende køber hos en platform, afregner du direkte med den pågældende platform, som på priserne pr. platform står.
Nysgerrig på, hvilke platforme der findes, og hvilken del af dit virksomhedsdossier de bruger? Se oversigten og find på få minutter ud af, hvad din virksomhed kan få at gøre med.