Un dossier d'entreprise est l'ensemble des données d'entreprise et de produits que vous consignez une seule fois, afin que différentes plateformes de conformité puissent lire ces données au lieu que vous les reentriiez à chaque fois. Il s'agit de données fixes comme votre numéro KvK, votre numéro de TVA, votre adresse d'établissement et vos contacts, complétées par des données sur ce que vous vendez : catégories de produits, les pays où vous livrez, les matériaux et emballages que vous utilisez et les canaux par lesquels vous vendez.
Le détail qui compte le plus ici : un dossier d'entreprise n'est pas en soi un document de conformité. C'est la base à partir de laquelle les plateformes de sécurité des produits, d'emballages, d'accessibilité et de données personnelles extraient les champs dont elles ont besoin pour leurs propres dossiers. Si vous remplissez complètement le dossier d'entreprise une seule fois, vous n'avez pas besoin de répéter ces données clés pour chaque plateforme séparément.
Ce qui se trouve généralement dans un dossier d'entreprise
Un dossier d'entreprise se compose de deux couches. La première couche est l'information d'entreprise : la raison sociale de votre entreprise, votre numéro KvK, votre numéro de TVA, votre adresse d'établissement et postale, et les contacts responsables des questions de conformité. Ces données changent rarement et sont les mêmes pour chaque plateforme, quelle que soit la réglementation qu'elle traite.
La deuxième couche concerne ce que vous faites réellement : quels produits ou groupes de produits vous vendez, dans quels pays de l'UE vous livrez, quels matériaux d'emballage vous utilisez et par quels canaux — boutique en ligne, marketplace, magasin physique — vous livrez aux clients. Ces données déterminent en effet quelles obligations sont pertinentes, ce qui varie d'une plateforme à l'autre. voir quelles plateformes existent donne un aperçu des informations que chaque plateforme utilise concrètement.
Ce qu'un dossier d'entreprise ne remplace pas
Un dossier d'entreprise n'est pas un remplacement du dossier de sécurité des produits, du dossier d'emballage, du dossier d'accessibilité ou du registre des traitements de données personnelles. Ceux-ci restent sur le plan du contenu du ressort de la plateforme qui traite la réglementation concernée, avec les pièces spécifiques et la justification qui en découle. Le dossier d'entreprise fournit uniquement les données de base qui réapparaissent dans plusieurs de ces dossiers, afin que vous n'ayez pas à les retaper constamment.
Pour la question substantielle de savoir exactement quelles règles s'appliquent à votre situation et quelles pièces vous en avez besoin, la plateforme elle-même ou un juriste reste le point de contact indiqué. Un dossier d'entreprise organise les données, il ne les évalue pas.
Qui utilise le dossier et qui ne l'utilise pas
Un dossier d'entreprise est lu par les plateformes que vous utilisez réellement, et uniquement dans la mesure où cette plateforme a besoin des données. Une plateforme d'accessibilité par exemple a peu besoin de votre matériau d'emballage et ne demandera pas ce champ. Comment cet échange fonctionne exactement et ce qui advient ou non de vos données, vous pouvez le lire sur la page sur le fonctionnement de reglia.
Important à savoir : une plateforme que vous n'utilisez pas n'a pas accès à votre dossier d'entreprise. Le dossier n'est donc pas une source de données ouverte pour tout ce qui relève du parapluie Theos, mais un profil que vous reliez vous-même aux plateformes que vous utilisez activement.
Ce que cela change en pratique
Pour une entreprise qui relève de plusieurs réglementations à la fois — pensez à une boutique en ligne avec des produits de marque propre qui livre dans plusieurs pays de l'UE — un dossier d'entreprise signifie que les données de base sur votre entreprise et votre assortiment sont enregistrées une fois au lieu de quatre fois. Cela n'économise pas le travail substantiel sur la réglementation elle-même, mais plutôt le travail administratif autour de celle-ci : la resaisie, la mise à jour en quatre endroits à la fois, et le risque qu'une plateforme affiche encore une ancienne adresse ou une liste de produits obsolète.
Un compte professionnel chez reglia, couplé à votre numéro KvK et numéro de TVA, est l'endroit où un tel dossier d'entreprise est conservé. Ce compte est gratuit, tout comme l'accès aux informations sur les plateformes disponibles et ce qu'elles font. créer un compte professionnel vous prend quelques minutes ; ce que vous achetez ensuite auprès d'une plateforme, vous le réglez directement avec cette plateforme, comme sur les prix par plateforme se trouve.
Curieux de savoir quelles plateformes existent et quelle partie de votre dossier d'entreprise elles utilisent ? Consultez l'aperçu et découvrez en quelques minutes avec quoi votre entreprise peut être confrontée.