Yritystiedosto on joukko yritys- ja tuotteiden tietoja, jotka tallennat kerran, jolloin eri compliance-platformit voivat lukea nämä tiedot sen sijaan, että sinun pitäisi antaa ne uudelleen joka kerta. Kyse on kiinteistä tiedoista, kuten KvK-numerosi, arvonlisäveronumerosi, toimipaikan osoite ja yhteyshenkilöt, täydennettynä tiedoilla siitä, mitä myyt: tuotekategoria, maat, joihin toimitat, materiaalit ja pakkaukset, joita käytät, ja kanavat, joiden kautta myyt.
Oleellisin yksityiskohta tässä: yritystiedosto ei ole compliance-asiakirja sinänsä. Se on perusta, josta tuotevakuuden, pakkausten, saavutettavuuden ja henkilötietojen alustat hakevat kentät, joita ne tarvitsevat omiin tiedostoihinsa. Jos täytät yritystiedoston kerran kokonaan, sinun ei tarvitse toistaa näitä päägegevoja jokaiselle alustalle erikseen.
Mitä yritystiedostoon yleensä sisältyy
Yritystiedosto koostuu kahdesta tasosta. Ensimmäinen taso on yritystiedot: yrityksesi oikeudellinen nimi, KvK-numero, arvonlisäveronumero, toimipaikan ja postiosoite sekä compliance-asioista vastuussa olevat yhteyshenkilöt. Nämä tiedot muuttuvat harvoin ja ovat jokaiselle alustalle samat, riippumatta siitä, mitä lainsäädäntöä se käsittelee.
Toinen taso koskee sitä, mitä todellisuudessa teet: mitä tuotteita tai tuoteryhmiä myyt, mihin EU-maihin toimitat, mitä pakkausmateriaaleja käytät ja mitä kanavia — verkkokauppa, markkinapaikka, fyysinen liike — käytät asiakkaiden saavuttamiseen. Nämä tiedot määräävät, mitkä velvoitteet ovat merkityksellisiä, ja se vaihtelee alustasta riippuen. nähdä mitkä alustat ovat saatavilla antaa yleiskatsauksen siitä, mitä tietoja kukin alusta käytännössä käyttää.
Mitä yritystiedosto ei korvaa
Yritystiedosto ei korvaa tuotevakuusdokumenttia, pakkauskansioita, saavutettavuuskansioita tai henkilötietojen käsittelyrekisteriä. Ne kuuluvat sisällöllisesti alustalle, joka käsittelee asianmukaista lainsäädäntöä, sekä niihin liittyviä erityisiä asiakirjoja ja perusteluja. Yritystiedosto toimittaa vain perusgegevat, jotka ilmestyvät useissa näistä tiedostoista, jotta sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä uudelleen joka kerta.
Sisällölliseen kysymykseen siitä, mitkä säännöt pätevät juuri sinun tilanteessasi ja mitä asiakirjoja siihen tarvitaan, alusta itse tai lakimies on oikea yhteyshenkilö. Yritystiedosto järjestää tietoja, mutta ei arvioi niitä.
Kuka tiedostoa käyttää ja kuka ei
Yritystiedostoa lukevat alustat, joita todellisuudessa käytät, ja vain siinä määrin kuin alusta tarvitsee tiedot. Esimerkiksi saavutettavuusalusta hyötyy vähän pakkausmateriaalista ja ei siksi kysy sitä kenttää. Lukea, miten tämä tiedonsiirto tarkalleen ottaen toimii ja mitä tapahtuu (tai ei tapahdu) tiedoillesi, on sivulla siitä, kuinka reglia toimii.
Tärkeää tietää: alusta, jota et käytä, ei saa pääsyä yritystiedostoon. Tiedosto ei siis ole avoin tietolähde kaikelle, mitä Theos-sateenvarjon alla on, vaan profiili, jonka yhdistät itse käyttämiisi alustoihin.
Mitä tämä käytännössä säästää
Yritykselle, joka kuuluu usean säännöksen alle samanaikaisesti — ajatella verkkokauppaa, jossa on oma brändi ja toimii useissa EU-maissa — yritystiedosto tarkoittaa, että perustiedot yrityksestäsi ja valikoimastasi tallennetaan kerran neljän kerran sijasta. Tämä ei säästä sisällöllistä työtä säännöksiä itseään varten, mutta se säästää hallinnollisen työn ympärillä: kirjoittamisen uudelleen, pitämisen ajan tasalla neljässä paikassa samanaikaisesti ja riskin, että yksi alusta näyttää yhä vanhan osoitteen tai vanhentuneella tuoteluetteloa.
Regliassa oleva liiketoiminnan tili, joka on yhdistetty KvK- ja arvonlisäverotunnukseesi, on paikka, jossa tällaista yritystietoja säilytetään. Tämä tili on ilmainen, samoin kuin näkemys siitä, mitkä alustat ovat olemassa ja mitä ne tekevät. liiketoiminnan tilin luominen kestää muutaman minuutin; mitä seuraavaksi ostetaan alustalta, laskutetaan suoraan kyseiselle alustalle, kuten sivustossa hinnat per alusta on esitetty.
Haluatko tietää, mitkä alustat ovat olemassa ja mitä osaa yritystiedoistasi ne käyttävät? Katso yleiskatsaus ja näe muutamassa minuutissa, mitä asioita yrityksesi saattaa joutua käsittelemään.