Un dossier aziendale è la raccolta di dati aziendali e sui prodotti che si registrano una sola volta, in modo che diverse piattaforme di compliance possano leggere tali dati anziché doverli inserire nuovamente ogni volta. Si tratta di dati fissi come il numero KvK, il numero IVA, l'indirizzo della sede e i contatti, integrati con dati su ciò che vendete: categorie di prodotti, i paesi in cui consegnate, i materiali e gli imballaggi che utilizzate e i canali attraverso i quali vendete.
Il dettaglio che conta di più qui: un dossier aziendale non è di per sé un documento di compliance. È la base da cui le piattaforme per la sicurezza dei prodotti, gli imballaggi, l'accessibilità e i dati personali ricavano i campi di cui hanno bisogno per i loro dossier. Se compilate il dossier aziendale una sola volta completamente, non dovrete ripetere questi dati fondamentali per ogni piattaforma.
Cosa contiene solitamente un dossier aziendale
Un dossier aziendale è composto da due livelli. Il primo livello è costituito dalle informazioni aziendali: la ragione sociale della vostra azienda, il numero KvK, il numero IVA, l'indirizzo della sede e quello postale, nonché i contatti responsabili delle questioni di compliance. Questi dati cambiano raramente e sono gli stessi per ogni piattaforma, indipendentemente da quale normativa affronti.
Il secondo livello riguarda ciò che fate effettivamente: quali prodotti o categorie di prodotti vendete, in quali paesi dell'UE consegnate, quali materiali di imballaggio utilizzate e attraverso quali canali — negozio online, marketplace, negozio fisico — consegnate ai clienti. Questi dati determinano quali obblighi sono rilevanti, e questo varia da una piattaforma all'altra. vedere quali piattaforme ci sono fornisce una panoramica di quali informazioni ogni piattaforma utilizza concretamente.
Cosa un dossier aziendale non sostituisce
Un dossier aziendale non sostituisce il dossier di sicurezza dei prodotti, il dossier degli imballaggi, il dossier di accessibilità o il registro dei trattamenti dei dati personali. Questi rimangono sostanzialmente di competenza della piattaforma che affronta la normativa in questione, con i documenti specifici e la documentazione che ne conseguono. Il dossier aziendale fornisce solo i dati di base che compaiono in più di tali dossier, in modo che non abbiate bisogno di digitarli continuamente di nuovo.
Per la domanda sostanziale su quali regole si applicano esattamente alla vostra situazione e quali documenti vi servono, la piattaforma stessa o un avvocato rimangono il punto di contatto appropriato. Un dossier aziendale organizza i dati, non li valuta.
Chi utilizza il dossier e chi no
Un dossier aziendale viene letto dalle piattaforme che utilizzate effettivamente, e solo nella misura in cui quella piattaforma ha bisogno dei dati. Ad esempio, una piattaforma per l'accessibilità ha poca utilità dal vostro materiale di imballaggio e non richiederà quel campo. Come funziona esattamente questo scambio e cosa accade o non accade con i vostri dati, lo leggete su la pagina su come funziona reglia.
Importante da sapere: una piattaforma che non utilizzate non avrà accesso al vostro dossier aziendale. Il dossier non è quindi una fonte di dati aperta per tutto ciò che rientra nell'ombrello di Theos, ma un profilo che voi stessi collegate alle piattaforme che utilizzate attivamente.
Cosa questo significa nella pratica
Per un'azienda che rientra in più normative contemporaneamente — pensate a un negozio online con prodotti a marchio proprio che consegna in più paesi dell'UE — un dossier aziendale significa che i dati di base sulla vostra azienda e il vostro assortimento vengono registrati una sola volta invece che quattro volte. Questo non riduce il lavoro sostanziale sulla normativa stessa, ma riduce il lavoro amministrativo intorno ad esso: la riscrittura, il mantenimento aggiornato in quattro posti contemporaneamente e il rischio che una piattaforma mostri ancora un indirizzo vecchio o un elenco di prodotti obsoleto.
Un account aziendale presso reglia, collegato al vostro numero KvK e partita IVA, è il luogo in cui viene mantenuto un siffatto fascicolo aziendale. Questo account è gratuito, così come la visibilità su quali piattaforme esistono e cosa fanno. creare un account aziendale vi costa alcuni minuti; quello che successivamente acquistate presso una piattaforma lo pagate direttamente con quella piattaforma, come su i prezzi per piattaforma indicato.
Curiosi di scoprire quali piattaforme ci sono e quale parte del vostro fascicolo aziendale utilizzano? Consultate la panoramica e vedete in pochi minuti con cosa può avere a che fare la vostra impresa.