Eine Unternehmensdatei ist die Sammlung von Unternehmens- und Produktdaten, die Sie einmalig erfassen, sodass verschiedene Compliance-Plattformen diese Daten auslesen können, anstatt dass Sie sie jedes Mal neu eingeben. Es geht um feste Daten wie Ihre Handelsregisternummer, Steuernummer, Betriebsstätte und Ansprechpartner, ergänzt um Daten darüber, was Sie verkaufen: Produktkategorien, die Länder, in die Sie liefern, die Materialien und Verpackungen, die Sie verwenden, und die Kanäle, über die Sie verkaufen.
Das Detail, das hier am meisten zählt: Eine Unternehmensdatei ist an sich kein Compliance-Dokument. Sie ist die Grundlage, aus der Plattformen für Produktsicherheit, Verpackungen, Barrierefreiheit und Personendaten die Felder entnehmen, die sie für ihre eigenen Dossiers benötigen. Wenn Sie die Unternehmensdatei einmalig vollständig ausfüllen, müssen Sie diese Kerndaten nicht für jede Plattform separat wiederholen.
Was üblicherweise in einer Unternehmensdatei enthalten ist
Eine Unternehmensdatei besteht aus zwei Ebenen. Die erste Ebene ist Unternehmensinformation: der juristische Name Ihres Unternehmens, Handelsregisternummer, Steuernummer, Betriebsstätte und Postadresse sowie die Ansprechpartner, die für Compliance-Angelegenheiten verantwortlich sind. Diese Daten ändern sich selten und sind für jede Plattform gleich, unabhängig davon, welche Regelung sie behandelt.
Die zweite Ebene betrifft das, was Sie tatsächlich tun: welche Produkte oder Produktgruppen Sie verkaufen, in welche EU-Länder Sie liefern, welche Verpackungsmaterialien Sie verwenden und über welche Kanäle — Online-Shop, Marktplatz, physischer Laden — Sie an Kunden liefern. Diese Daten bestimmen nämlich, welche Verpflichtungen relevant sind, und das unterscheidet sich je nach Plattform. sehen, welche Plattformen es gibt bietet einen Überblick darüber, welche Informationen jede Plattform konkret nutzt.
Was eine Unternehmensdatei nicht ersetzt
Eine Unternehmensdatei ist kein Ersatz für die Produktsicherheitsdatei, die Verpackungsdatei, die Barrierefreiheitsdatei oder das Verarbeitungsverzeichnis für Personendaten. Diese gehören inhaltlich weiterhin zu der Plattform, die die betreffende Regelung behandelt, mit den spezifischen Unterlagen und Begründungen, die damit verbunden sind. Die Unternehmensdatei liefert nur die Basisdaten, die in mehreren dieser Dossiers vorkommen, sodass Sie diese nicht jedes Mal neu eintippen müssen.
Für die inhaltliche Frage, welche Regeln genau für Ihre Situation gelten und welche Unterlagen Sie dafür benötigen, bleibt die Plattform selbst oder ein Jurist der geeignete Ansprechpartner. Eine Unternehmensdatei organisiert Daten, bewertet sie aber nicht.
Wer die Datei nutzt und wer nicht
Eine Unternehmensdatei wird von den Plattformen ausgelesen, die Sie tatsächlich nutzen, und nur soweit diese Plattform die Daten benötigt. Eine Plattform für Barrierefreiheit hat beispielsweise wenig mit Ihrem Verpackungsmaterial anfangen und wird dieses Feld daher nicht abfragen. Wie dieser Datenaustausch genau funktioniert und was mit Ihren Daten geschieht oder nicht, lesen Sie auf der Seite darüber, wie reglia funktioniert.
Wichtig zu wissen: Eine Plattform, die Sie nicht nutzen, erhält auch keinen Zugriff auf Ihre Unternehmensdatei. Die Datei ist also keine offene Datenquelle für alles, was unter dem Theos-Dach fällt, sondern ein Profil, das Sie selbst mit den Plattformen verbinden, die Sie aktiv nutzen.
Was das in der Praxis ausmacht
Für ein Unternehmen, das gleichzeitig unter mehrere Regelungen fällt — denken Sie an einen Online-Shop mit Eigenmarkenprodukten, der in mehrere EU-Länder liefert — bedeutet eine Unternehmensdatei, dass die Basisdaten über Ihr Unternehmen und Ihr Sortiment einmalig erfasst werden, anstatt viermal. Das spart keine inhaltliche Arbeit an der Regelung selbst ein, aber sehr wohl die Verwaltungsarbeit drumherum: das Abtippen, das aktuell Halten an vier Orten gleichzeitig und das Risiko, dass eine Plattform noch eine alte Adresse oder eine veraltete Produktliste anzeigt.
Ein geschäftliches Konto bei reglia, verknüpft mit Ihrer Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ist der Ort, an dem ein solches Unternehmensdossier gepflegt wird. Dieses Konto ist kostenlos, ebenso wie der Überblick darüber, welche Plattformen es gibt und was sie tun. ein geschäftliches Konto erstellen dauert einige Minuten; was Sie anschließend bei einer Plattform kaufen, rechnen Sie direkt mit dieser Plattform ab, wie auf den Preisen pro Plattform zu sehen.
Neugierig, welche Plattformen es gibt und welchen Teil Ihres Unternehmensdossiers sie nutzen? Sehen Sie sich die Übersicht an und erfahren Sie in wenigen Minuten, womit Ihr Unternehmen zu tun haben könnte.