Poslovni dossier je zbirka podatkov o podjetju in proizvodih, ki jih vnesete enkrat, tako da različne platforme za skladnost lahko preberejo te podatke namesto da bi jih vi vsakič znova vnašali. Gre za stalne podatke, kot so vaša številka pri KvK, davčna številka, naslov sedeža in stiki, dopolnjeni s podatki o tem, kaj prodajate: kategorije proizvodov, države, v katere dostavljate, materiale in embalaže, ki jih uporabljate, in kanale, preko katerih prodajate.
Podrobnost, ki je tu najpomembnejša: poslovni dossier ni dokument za skladnost sam po sebi. Je osnova, iz katere platforme za varnost proizvodov, embalažo, dostopnost in osebne podatke prevzamejo polja, ki jih potrebujejo za svoje lastne dossierje. Če poslovni dossier enkrat v celoti izpolnite, vam teh osnovnih podatkov ne bo treba ponavljati za vsako platformo posebej.
Kaj običajno vsebuje poslovni dossier
Poslovni dossier ima dve plasti. Prva plast je informacija o podjetju: pravno ime vašega podjetja, številka pri KvK, davčna številka, naslov sedeža in pošte ter stiki odgovornih oseb za zadeve skladnosti. Ti podatki se redko spreminjajo in so enaki za vsako platformo, ne glede na to, katero zakonodajo obravnava.
Druga plast gre za to, kaj dejansko počnete: katere proizvode ali skupine proizvodov prodajate, v katere države EU dostavljate, katere embalaže uporabljate in preko katerih kanalov — spletna trgovina, tržnica, fizična trgovina — dostavljate strankam. Ti podatki namreč določajo, katere obveznosti so relevantne, in to se razlikuje po platformi. videti, katere platforme obstajajo daje pregled, katere informacije vsaka platforma konkretno uporablja.
Kaj poslovni dossier ne nadomešča
Poslovni dossier ni zamenjava za dossier varnosti proizvodov, dossier embalaže, dossier dostopnosti ali register obdelave osebnih podatkov. Ti ostanejo vsebinsko del platforme, ki obravnava ustrezno zakonodajo, z značilnimi dokumenti in utemeljitvami, ki jih spremljajo. Poslovni dossier zagotavlja le osnovne podatke, ki se pojavljajo v več teh dossierjih, tako da jih ne boste morali vsakič znova tipkati.
Za vsebinsko vprašanje, katere točne pravila veljajo za vašo situacijo in katere dokumente za to potrebujete, ostane platforma sama ali pravnik primeren stik. Poslovni dossier organizira podatke, jih ne ocenjuje.
Kdo dossier uporablja in kdo ne
Poslovni dossier berejo platforme, ki jih dejansko uporabljate, in le v tolikšni meri, kot jih ta platforma potrebuje. Platforma za dostopnost ima na primer malo koristi od vašega materiala za embalažo in tega polja ne bo zahtevala. Kako ta izmenjava točno deluje in kaj se z vašimi podatki zgodi ali se ne zgodi, si preberite na strani o tem, kako reglia deluje.
Pomembno je vedeti: platforma, ki je ne uporabljate, tudi nima dostopa do vašega poslovnega dossierja. Dossier torej ni odprta baza podatkov za vse, kar spada pod Theos-krovko, ampak profil, ki ga sami povežete s platformami, ki jih aktivno uporabljate.
Kaj to praktično pomeni
Za podjetje, ki sodi hkrati pod več predpisov — na primer spletna trgovina z lastnimi proizvodami, ki jih dostavi v več držav EU — poslovni dossier pomeni, da se osnovni podatki o vašem podjetju in asortimanu zberejo enkrat namesto štirikrat. To ne prihrani nobenega vsebinskega dela pri sami zakonodaji, ampak le administrativnega dela: prepisovanja, ažuriranja na štirih mestih hkrati in tveganja, da ena platforma še prikazuje star naslov ali zastarelo seznam proizvodov.
Poslovni račun pri reglia, povezan s svojo številko KvK in DDV-številko, je mesto, kjer se vodi tak poslovni dossier. Ta račun je brezplaten, tako kot tudi vpogled v to, kateri so na voljo platfomi in kaj počnejo. ustvaritvi poslovnega računa vas stane nekaj minut; kar nato kupite pri platformi, se obračuna neposredno s to platformo, kot pri cenami na platformo se pravi.
Radovedni, kateri so platfomi in kateri del vašega poslovnega dossieja uporabljajo? Oglejte si pregled in v nekaj minutah vidite, s čim se lahko sooči vaše podjetje.