Kan jag se vilka uppgifter ett compliance-platform har om mig?
Ja, det kan du. Varje plattform som behandlar uppgifter om ditt företag är skyldigt att tydligt redogöra för vilka uppgifter det är och vad de används till. Den rätten till insyn kommer från integritetslagar och gäller för varje part som behandlar personuppgifter, oavsett om det är ett compliance-plattform, ett webshopsystem eller ett bokföringsprogram. För den exakta utformningen av denna rätt är du hänvisad till respektive part själv eller, vid frågor om lagen, till Datainspektionen.
Där reglia faktiskt hjälper till är steget innan: att se vilka plattformar som faktiskt har åtkomst till ditt företags- och produktdossier, och vilken del av det de använder. Den här överblicken finns i ditt konto och kostar ingenting, även om du inte använder några plattformar via reglia vidare. Det är precis den sorts insyn som inte bör ligga bakom en betalvägg: om ett plattform säger att du är chef över dina uppgifter måste du kunna kontrollera det utan att betala.
Varför denna fråga kommer upp oftare än du skulle tro
Ett företag som arbetar med flera compliance-plattformar fyller i samma företagsdossier på flera ställen: organisationsnummer, momsregistreringsnummer, produktinformation, kontaktuppgifter. Med tiden förlorar du överblicken över vem som exakt har vad. Det är inte något som plattformarna ovilligt gör, det är en följd av hur lösa system fungerar: varje plattform sparar vad den behöver för sin egen uppgift, och inget mer än det. Men för dig som användare är det svårt att rekonstruera vilken del av dina uppgifter varje plattform har, än mindre om det fortfarande är aktuellt.
Det blir särskilt relevant vid två tillfällen: när du inte längre använder ett plattform och vill veta om dina uppgifter fortfarande finns där, och när du gör en uppdatering av dina företagsuppgifter och vill veta var det ännu måste uppdateras. I båda fallen börjar svaret med samma sak: att veta vilka kopplingar som finns.
Vad reglia visar, och vad det inte visar
I ditt reglia-konto ser du vilka plattformar som är kopplade till ditt företagsdossier och vilken del av dossieren de läser. Det är något annat än vad som sedan händer inom det plattform med dessa uppgifter: lagringstider, interna behandlingar eller eventuell överföring till tredje part är saker som plattformen själv hanterar och som plattformen själv redovisar för. reglia är skalet runt det, inte den part som på ett plattforms uppdrag fattar beslut om dessa uppgifter. exakt läsa vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter finns tydligt på en sida.
Denna skillnad är mer än en formalitet. Det avgör också vilken part du ska kontakta om du har en konkret fråga. För "vilka plattformar har åtkomst till mitt dossier" är reglia rätt utgångspunkt. För "vad gör plattform X exakt med de uppgifter som det har från mig" är plattformen själv, via eget integritetsmeddelandemeddelande eller egen kontaktpunkt, den rätta parten.
Hur du löser detta i praktiken
Börja med överblicken i ditt konto: där ser du på ett ögonkast vilka plattformar som är kopplade. Kontrollera varje plattforms eget integritetsmeddelandemeddelande, som vanligtvis finns på plattformen själv och beskriver vad som händer med dina uppgifter. Har du fortfarande en konkret fråga om ett specifikt plattform efter det, är en begäran om insyn till det plattform den rätta vägen, inte något som går via reglia. Och om det fortfarande är oklart om dina rättigheter som sådana, är Datainspektionen den myndighet som ger förklaring på det.
Det är en liten möda att gå igenom detta en gång, särskilt om ditt företag med tiden har anslutits till flera plattformar och du inte längre exakt vet vad som finns var. de vanligaste frågorna om konton och uppgifter går djupare in på ett antal situationer som ofta hänger samman här, till exempel vad som händer om du vill avsluta en koppling igen.
Vad det leder till om du använder flera plattformar
Ju fler plattformar du använder, desto större är betydelsen av den här typen av överblick. Inte för att något är fel med hur dessa plattformar hanterar data, utan för att du som företagare vill veta var dina företagsdata finns utan att behöva logga in på varje plattform separat. Den här överblicken, och sättet på vilket kopplingar upprättas och kan avslutas igen, är precis vad reglia som skal är byggd för. Mer om säkerheten kring dessa kopplingar läser du på sidan om säkerhet och integritet.
Vill du veta vilka compliance-plattformar som finns tillgängliga via reglia och hur de förhåller sig till ditt eget dossier, se då på översikten över anslutna plattformar. På så sätt ser du på en gång vad som finns, utan att du själv behöver ta reda på allt först.