Kann ich sehen, welche Daten eine Compliance-Plattform von mir hat?
Ja, das können Sie. Jede Plattform, die Daten über Ihr Unternehmen verarbeitet, ist verpflichtet, klar zu machen, welche Daten das sind und wofür sie verwendet werden. Dieses Einsichtsrecht folgt aus der Datenschutzgesetzgebung und gilt für jeden, der personenbezogene Daten verarbeitet, ob das nun eine Compliance-Plattform, ein Shopsystem oder ein Buchhaltungspaket ist. Für die genaue Ausgestaltung dieses Rechts sind Sie auf die betreffende Partei selbst angewiesen oder bei Fragen zum Gesetz auf die Autorität Persoonsgegevens.
Wobei reglia tatsächlich hilft, ist der Schritt davor: zu sehen, welche Plattformen überhaupt Zugriff auf Ihr Unternehmens- und Produktdossier haben und welchen Teil davon sie nutzen. Diese Übersicht steht in Ihrem Konto und kostet nichts, auch wenn Sie sonst keine Plattform über reglia nutzen. Es ist genau die Art von Transparenz, die nicht hinter einer Bezahlschranke gehören sollte: Wenn eine Schicht sagt, dass Sie Herr über Ihre Daten sind, müssen Sie das auch ohne Bezahlung überprüfen können.
Warum diese Frage häufiger aufkommt als man denkt
Ein Unternehmen, das mit mehreren Compliance-Plattformen arbeitet, füllt an mehreren Stellen dasselbe Unternehmendossier aus: KvK-Nummer, Umsatzsteuer-Nummer, Produktinformationen, Kontaktdaten. Mit der Zeit verliert man den Überblick, wer genau was hat. Das ist nicht böse Absicht der Plattformen, sondern eine Folge davon, wie separate Systeme funktionieren: Jede Plattform speichert, was sie für ihre eigene Aufgabe braucht, und nicht mehr. Aber für Sie als Nutzer ist es schwierig zu rekonstruieren, welche Plattform welchen Teil Ihrer Daten hat, geschweige denn, ob das noch aktuell ist.
Das wird besonders relevant zu zwei Zeitpunkten: wenn Sie eine Plattform nicht mehr nutzen und wissen möchten, ob Ihre Daten dort noch vorhanden sind, und wenn Sie eine Änderung in Ihren Unternehmensgegevens vornehmen und wissen möchten, wo diese noch aktualisiert werden müssen. In beiden Fällen beginnt die Antwort mit demselben: zu wissen, welche Kopplungen es gibt.
Was reglia zeigt und was nicht
In Ihrem reglia-Konto sehen Sie, welche Plattformen mit Ihrem Unternehmendossier gekoppelt sind und welchen Teil dieses Dossiers sie auslesen. Das ist etwas anderes als das, was sich innerhalb dieser Plattform weiter mit diesen Daten abspielt: Aufbewahrungsfristen, interne Verarbeitungen oder mögliche Weitergaben an Dritte sind Dinge, die die Plattform selbst regelt und über die die Plattform selbst Rechenschaft ablegt. reglia ist die Schicht darum herum, nicht die Partei, die im Namen einer Plattform über diese Daten entscheidet. genau zu lesen, was reglia mit Ihren Daten tut und nicht tut steht übersichtlich auf einer Seite.
Dieser Unterschied ist mehr als eine Formalität. Er bestimmt auch, an wen Sie sich wenden müssen, wenn Sie eine konkrete Frage haben. Für "welche Plattformen haben Zugriff auf mein Dossier" ist reglia der richtige Ausgangspunkt. Für "was macht Plattform X genau mit den Daten, die sie von mir hat" ist die Plattform selbst, über ihre eigene Datenschutzerklärung oder ihren eigenen Kontaktpunkt, die angewiesene Partei.
Wie Sie das in der Praxis überprüfen
Beginnen Sie mit der Übersicht in Ihrem Konto: Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Plattformen gekoppelt sind. Überprüfen Sie für jede Plattform ihre eigene Datenschutzerklärung, die normalerweise auf der Plattform selbst zu finden ist und beschreibt, was mit Ihren Daten passiert. Haben Sie danach noch eine konkrete Frage zu einer bestimmten Plattform, dann ist ein Einsichtsantrag bei dieser Plattform der angewiesene Weg, nicht etwas, das über reglia läuft. Und bleibt es unklar in Bezug auf Ihre Rechte selbst, dann ist die Autoriteit Persoonsgegevens die Behörde, die Sie aufklären kann.
Es ist ein kleiner Aufwand, das einmal durchzugehen, besonders wenn Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit bei mehreren Plattformen angebunden wurde und Sie nicht mehr genau wissen, was wo gespeichert ist. die am häufigsten gestellten Fragen zu Konten und Daten geht auf eine Reihe von Situationen ein, die hier oft relevant sind, etwa was passiert, wenn Sie eine Kopplung wieder beenden möchten.
Was sich daraus ergibt, wenn Sie mehrere Plattformen nutzen
Je mehr Plattformen Sie nutzen, desto wichtiger wird eine Übersicht wie diese. Nicht, weil mit der Datenverarbeitung auf diesen Plattformen etwas nicht stimmt, sondern weil Sie als Unternehmer wissen möchten, wo Ihre Geschäftsdaten gespeichert sind, ohne sich dafür bei jeder Plattform einzeln anmelden zu müssen. Diese Übersicht und die Art, wie Kopplungen zustande kommen und wieder beendet werden können, ist genau wofür reglia als Schicht entwickelt wurde. Mehr zur Sicherheit rund um diese Kopplungen erfahren Sie auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
Möchten Sie wissen, welche Compliance-Plattformen über reglia verfügbar sind und wie diese sich zu Ihrem eigenen Dossier verhalten, schauen Sie unter der Übersicht der angeschlossenen Plattformen. So sehen Sie auf einen Blick, was es gibt, ohne dass Sie sich das vorher selbst zusammensuchen müssen.