Ali lahko vidim, katere podatke ima od mene platforma za skladnost?
Ja, lahko. Vsaka platforma, ki obdeluje podatke o vašem podjetju, je dolžna jasno razkriti, kateri podatki so to in za kaj se uporabljajo. To pravico do vpogledu ureja zakonodaja o zasebnosti in velja za vsako stranko, ki obdeluje osebne podatke, bodisi je to varnostno skladiščna platforma, spletna trgovina ali računovodski paket. Za natančno razlago te pravice ste napoteni na samo prizadeto stranko ali pa – če imate vprašanja o zakonu – na Ured za varstvo podatkov.
Pri čemer reglia pomaga prej: pri videnju, katere platforme sploh imajo dostop do vašega poslovnega in proizvodnega dossierja in kateri del ga uporabljajo. Ta pregled je v vašem računu in ne stane ničesar, tudi če platforma preko reglia drugače ne uporabljate. To je natanko tista vrsta vpogleda, ki ne sodi za plačilno steno: če vas lupina pravi, da ste lastnik svojih podatkov, to morate moči preveriti brez plačila.
Zakaj se to vprašanje pojavi pogosteje, kot bi mislili
Podjetje, ki dela z več varnostno skladiščnimi platformami, na več mestih vnese isti poslovni dossier: številko KvK, davčno številko, podatke o proizvodih, stike. Sčasoma se pregled izgubi, kdo točno kaj ima. To ni namera platform, je posledica delovanja ločenih sistemov: vsaka platforma hrani, kar potrebuje za svojo nalogo, in nič več. Vendar je za vas kot uporabnika težko rekonstruirati, kateri del podatkov ima katera platforma, kaj šele, ali je še aktualen.
To postane še posebej pomembno v dveh primerih: ko platforme ne uporabljate več in želite vedeti, ali so vaši podatki tam še shranjeni, in ko spremenite svoje poslovne podatke in želite vedeti, kje jih je treba še posodobiti. V obeh primerih odgovor začnemo z istim: vedeti, katere povezave obstajajo.
Kaj reglia prikazuje in kaj ne
V računu reglia vidite, katere platforme so povezane z vašim poslovnim dossierjem in kateri del dossierja ga preberejoz. To je drugače kot tisto, kaj se v tej platformi še dogaja s temi podatki: roki hrambe, notranja obdelava ali morebitna posredovanje tretjim osebam so zadeve, ki jih platforma urediti sama in zanjo poroča sama. Reglia je lupina okrog tega, ne stranka, ki v imenu platforme odloča o teh podatkih. točno preberi, kaj reglia počne in kaj ne z vašimi podatki je na enem mestu jasno pregledano.
To razlikovanje je več kot samo formalnost. Določa tudi, pri kom morate biti, če imate konkretno vprašanje. Za »katere platforme imajo dostop do moje mape« je reglia prava izhodišča. Za »kaj točno počne platforma X s podatki, ki jih je prejela od mene« je sama platforma, prek lastne izjave o zasebnosti ali lastnega stika, pristojna stranka.
Kako to v praksi ugotovite
Začnite s pregledom v vašem računu: tam vidite na prvi pogled, katere platforme so povezane. Preverite lastno izjavo o zasebnosti vsake platforme, ki je običajno navedena na sami platformi in opisuje, kaj se z vašimi podatki zgodi. Ali imate potem še konkretno vprašanje o določeni platformi, je zahtevek za dostop do te platforme primerna pot, ne stvar, ki poteka prek reglia. In če ostane nejasnost o vaših pravicah kot takšnih, je Ured za varstvo podatkov institucija, ki vam pojasni.
To je manjši napor, da to enkrat preverite, še posebej, če se je vaše podjetje sčasoma prijavilo pri več platformah in ne veste več točno, kaj je kje shranjeno. pogosto postavljana vprašanja o računih in podatkih se poglobi v številne situacije, ki se jih tu pogosto dotikajo, na primer kaj se zgodi, če želite povezavo znova prekiniti.
Kam to vodi, če uporabljate več platform
Čim več platform uporabljate, večji je pomen takega pregleda. Ne zato, ker bi bilo kaj narobe s tem, kako ti platform ravnajo s podatki, temveč ker kot podjetnik želite vedeti, kje so vaši poslovni podatki, ne da bi se morali pri vsaki platformi posebej prijavljati. Ta pregled in način, na katerega se povezave vzpostavijo in kako jih lahko ponovno prekinete, je natanko tisto, za kar je reglia kot plast izgrajena. Več o varnosti okrog teh povezav preberite na strani o varnosti in zasebnosti.
Če želite vedeti, kateri compliance-platformi so dostopni prek reglia in kako so povezani z vašim dossierjem, si oglejte pregled povezanih platform. Tako vidite naenkrat, kaj je na voljo, ne da bi si morali sami prvo vsega razjasniti.