Kan jeg se, hvilke data et compliance-platform har om mig?
Ja, det kan du. Alle platforme, der behandler data om din virksomhed, er forpligtet til klart at gøre det kendt, hvilke data det handler om, og hvad de bliver brugt til. Denne indsigtsret kommer fra privatlivsbeskyttelseslovgivningen og gælder for enhver part, der behandler persondata – uanset om det er et compliance-platform, et webshopsystem eller en regnskabspakke. For den præcise udformning af denne ret må du henvende dig til den pågældende part selv eller, hvis du har spørgsmål om loven, til Datatilsynet.
Hvor reglia faktisk hjælper, er trinnet før: at se, hvilke platforme der faktisk har adgang til dit virksomheds- og produktdossier, og hvilken del heraf de bruger. Dette oversigt findes på din konto og koster intet – heller ikke hvis du ikke anvender nogen platform via reglia ud over det. Det er præcis den slags indsigt, der ikke burde bag en betalingsmur: hvis en skalkalk siger, at du har kontrol over dine data, må du også kunne kontrollere det uden at betale.
Hvorfor dette spørgsmål kommer op oftere end du måske tror
En virksomhed, der arbejder med flere compliance-platforme, udfylder det samme virksomhedsdossier flere steder: CVR-nummer, momsregistreringsnummer, produktinformation, kontaktoplysninger. Med tiden mister man overblikkene over, hvem der præcist har hvad. Det skyldes ikke uvilje fra platformenes side – det er en følge af, hvordan separate systemer fungerer: hver platform gemmer, hvad den har brug for til sit eget arbejde, og ikke mere end det. Men for dig som bruger er det vanskeligt at rekonstruere, hvilken platform der har hvilken del af dine data, og slet ikke om det stadig er aktuelt.
Det bliver særlig relevant på to tidspunkter: når du ikke længere bruger et platform og vil vide, om dine data stadig er der, og når du foretager en ændring i dine virksomhedsdata og vil vide, hvor den skal opdateres. I begge tilfælde begynder svaret med det samme: at vide, hvilke kopplinger der findes.
Hvad reglia viser, og hvad den ikke gør
På din reglia-konto kan du se, hvilke platforme der er koblet til dit virksomhedsdossier, og hvilken del af det dossier de læser ud. Det er noget helt tredje end det, der ellers foregår inden for det pågældende platform med disse data: opbevaringsperioder, interne behandlinger eller eventuelt videregivelse til tredjeparter er forhold, som platformet selv håndterer og selv er ansvarlig for. reglia er skallen omkring det, ikke den part, der på et platforms vegne træffer afgørelser om disse data. læs præcist, hvad reglia gør og ikke gør med dine data fremgår tydeligt på én side.
Denne sondring er mere end formalitet. Det bestemmer også, hvem du skal henvende dig til, hvis du har et konkret spørgsmål. For "hvilke platforme har adgang til mit dossier" er reglia det rigtige udgangspunkt. For "hvad gør platform X præcist med de data, den har fra mig" er platformet selv, via sin egen privatlivserklæring eller sit eget kontaktpunkt, den rette part.
Sådan går du frem i praksis
Start med overblikkene på din konto: der kan du med et øjeblik se, hvilke platforme der er koblet. Kontrollér hver platforms egen privatlivserklæring, som regel står den anført på platformet selv og beskriver, hvad der sker med dine data. Har du derefter stadig et konkret spørgsmål om et bestemt platform, er en anmodning om indsigt til det pågældende platform den rigtige vej, ikke noget der løber gennem reglia. Og hvis der stadig er uklarhed om dine rettigheder som sådan, er Datatilsynet den instans, der kan give dig vejledning.
Det er en lille sag at gennemgå dette én gang, især hvis din virksomhed over tid er tilsluttet flere platforme, og du ikke længere helt ved, hvad der står hvor. de hyppigste spørgsmål om konti og data går dybere ind i en række situationer, der ofte knytter sig hertil, såsom hvad der sker, hvis du ønsker at afslutte en forbindelse igen.
Hvad det fører til, hvis du bruger flere platforme
Jo flere platforme du bruger, jo vigtigere bliver denne type oversigt. Ikke fordi der er noget galt med, hvordan disse platforme håndterer data, men fordi du som iværksætter ønsker at vide, hvor dine virksomhedsdata befinder sig, uden at du skal logge ind på hver platform separat. Dette oversigt, og den måde hvorpå forbindelser etableres og igen kan afsluttes, er præcis det, som reglia som skal er bygget til. Mere om sikkerheden omkring disse forbindelser kan du læse på siden om sikkerhed og privatlivsbeskyttelse.
Hvis du ønsker at vide, hvilke compliance-platforme der er tilgængelige via reglia, og hvordan de forholder sig til dit eget dossier, så kig på oversigten over tilsluttede platforme. Således kan du på én gang se, hvad der er, uden at du først selv skal finde alt ud.