Láthatom, mely adatokkal rendelkezik egy compliance-platform az én vállalkozásomról?
Igen, ez lehetséges. Minden egyes platform, amely a vállalkozása adatait feldolgozza, köteles egyértelműen közölni, hogy mely adatok ezek, és mire használják azokat. Ez a hozzáférési jog a magánszféra védelméről szóló jogszabályokból adódik, és minden olyan félre vonatkozik, amely személyes adatokat feldolgoz, legyen az compliance-platform, webshop-rendszer vagy könyvelési csomag. Az adott jog pontos megvalósításához a bejelentett félhez kell fordulnia, vagy az adatvédelmi jogszabályokkal kapcsolatos kérdések esetén az Adatvédelmi Hatósághoz.
A reglia-nak abban lehet segítségére, hogy megelőzi ezt: megnézheti, mely platformok férnek valójában hozzá a vállalkozása és termékei dossziéjához, és annak mely részét használják. Ez az áttekintés az Ön fiókjában található, és nem kerül semmibe, még akkor sem, ha az Ön szerint nem használ platformot a reglia-n keresztül. Pontosan ez az a fajta betekintés, amely nem érdemel fizetési falat: ha a reglia azt mondja, hogy Ön az ura az adatainak, azt fizetés nélkül is meg kell tudnia vizsgálnia.
Miért merül fel ez a kérdés gyakrabban, mint gondolnánk
Egy vállalkozás, amely több compliance-platformmal működik, több helyen tölti ki ugyanazt a vállalkozási dossziét: KvK-szám, ÁFA-szám, termékadatok, kapcsolattartási adatok. Idővel elveszítik az áttekintést arról, hogy pontosan ki mit tárol. Ez nem a platformok akaratlanságára vezethető vissza, hanem a laza rendszerek működésének következménye: minden platform azt tartja meg, amire szüksége van a saját feladatához, és nem többet. De az Ön számára nehéz megrekonztrálni, hogy melyik platform az Ön adatainak mely részét tartalmazza, nemhogy azt, hogy az még naprakész-e.
Ez különösen két pillanatban válik relevanssá: amikor már nem használ egy platformot, és tudni szeretné, hogy az Ön adatai még ott vannak-e, valamint amikor módosítást végez a vállalkozása adatait illetően, és tudni szeretné, hogy hol kell még frissíteni. Mindkét esetben ugyanazzal kezdődik a válasz: tudni, hogy mely kapcsolódások vannak.
Amit a reglia mutat és amit nem
A reglia-fiókjában láthatja, mely platformok vannak kapcsolódva a vállalkozása dossziéjához, és annak mely részét olvassák ki. Ez valami más, mint amit az adott platform később az adatokkal végez: megőrzési időtartamok, belső feldolgozások vagy harmadik feleknek történő esetleges továbbítás olyan kérdések, amelyeket az adott platform szabályoz, és amelyekről az adott platform maga számol be. A reglia az orvosi köpeny körül van, nem az a fél, amely az adott platform helyében dönti el az adatok sorsát. pontosan elolvasni, hogy a reglia mit és mit nem csinál az Ön adataival az áttekintés egy oldalon található.
Ez a megkülönböztetés több mint formality. Az is meghatározza, hogy kinek kell fordulnia konkrét kérdésével. Az "mely platformok férnek hozzá a saját dosszieomhoz" kérdésre a reglia a megfelelő kiindulópont. Az "mit csinál pontosan az X platform az általa tőlem kapott adatokkal" kérdésre a platform maga, a saját adatvédelmi nyilatkozata vagy a saját kapcsolattartási pontja révén, a kijelölt fél.
Hogyan derítse ezt ki a gyakorlatban
Kezdje a fiókjában lévő áttekintéssel: egy pillantásra láthatja, mely platformok vannak kapcsolódva. Platformonként ellenőrizze a saját adatvédelmi nyilatkozatot, amely általában az adott platformon található, és leírja, hogy mit csinálnak az Ön adataival. Ha ezután még konkrét kérdése van egy adott platformmal kapcsolatban, akkor az adott platformnál a hozzáférésre vonatkozó kérelem a megfelelő út, nem valami, ami a reglia-n keresztül megy. Ha pedig még nem világos az Ön jogai, akkor az Adatvédelmi Hatóság az a szervezet, amely erről felvilágosítást ad.
Ez egy apró fáradság ahhoz, hogy ezt egyszer végigmegyük, különösen ha a vállalkozása az idő múlásával több platformhoz csatlakozott, és már nem pontosan emlékszik, hogy mi hol található. a legtöbbet feltett kérdések a fiókokról és adatokról részletesebben kifejti számos olyan helyzetet, amely gyakran kapcsolódik ide, például azt, hogy mi történik, ha egy koppelást meg szeretne szüntetni.
Milyen következménye van annak, ha több platformot használ
Minél több platformot használ, annál fontosabb az ilyen áttekintés. Nem azért, mert a platformok adatkezelésmódjában valami nem rendben van, hanem azért, hogy vállalkozóként tudni szeretné, hol vannak a vállalati adatai anélkül, hogy az egyes platformokra külön-külön be kellene jelentkeznie. Ez az áttekintés, illetve az, ahogy a koppeláások létrejönnek és meg lehetnek szüntetve, pontosan az, amit a reglia mint burok erre épített. A koppeláások körüli biztonságról további információk olvashatók a a biztonság és az adatvédelem oldaláról.
Ha szeretné tudni, mely compliance-platformok érhetőek el a reglia-n keresztül, és hogyan viszonyulnak az ön saját dossziéjához, akkor tekintsen meg a csatlakoztatott platformok áttekintése-t. Így egy szempontból látja, hogy mi van, anélkül, hogy ezt önmagának kellene először végig nyomoznia.