Voiko nähdä, mitä tietoja compliance-alusta minulla on?
Kyllä, voit. Jokaisen palvelun, joka käsittelee tietoja yrityksestäsi, on velvoituksensa mukaan tehtävä selväksi, mitä tietoja se käsittelee ja mihin tarkoituksiin. Tämä tietojen näkemisen oikeus johtuu tietosuojalainsäädännöstä ja koskee jokaista osapuolta, joka käsittelee henkilötietoja, olivatpa ne compliance-palvelu, verkkokaupan järjestelmä tai kirjanpitosoftware. Tämän oikeuden tarkasta toteutuksesta sinulla on riippuvuus kyseisen osapuolen itsensä kanssa tai, jos sinulla on kysymyksiä laista, Tietosuojavaltuutetun kanssa.
Reglia auttaa siinä vaiheessa, joka tulee sitä ennen: nähdä, millä palveluilla on pääsy yrityksesi ja tuotteidesi dossieriin ja mitä osaa siitä ne käyttävät. Tämä yleiskatsaus on tilissäsi ja on ilmainen, vaikka et käyttäisikään yhtään palvelua reglian kautta. Se on juuri sellainen näkemys, joka ei kuulu maksumuurin taakse: jos runko sanoo, että hallitset tietojasi, sinun on voitava tarkistaa se maksamatta.
Miksi tämä kysymys tulee esille useammin kuin oletat
Yritys, joka käyttää useita compliance-palveluita, täyttää useiden palvelun samaa yrityksen dossieeta: Y-tunnus, arvonlisäverotunnus, tuotetiedot, yhteystiedot. Ajan myötä yhteenveto siitä, kuka tarkalleen ottaen mitä omistaa, katoaa. Se ei ole palveluiden haluttomuutta, vaan seurausta siitä, miten erilliset järjestelmät toimivat: jokainen palvelu säilyttää sen, mitä se tarvitsee omaan tehtäväänsä, eikä enempää. Mutta sinulle käyttäjänä on vaikeaa selvittää, mitä tietoja mistä palvelusta on ja varsinkaan onko ne edelleen ajankohtaisia.
Tämä tulee erityisen tärkeäksi kahdella hetkellä: kun et enää käytä palvelua ja haluat tietää, ovatko tietosi siellä edelleen, ja kun teet muutoksen yrityksen tietoihisi ja haluat tietää, missä se on vielä päivitettävä. Molemmissa tapauksissa vastaus alkaa samalla tavalla: tietää mitä koppeloinnit ovat olemassa.
Mitä reglia näyttää ja mitä ei
Reglia-tilissäsi näet, mitkä palvelut on kytketty yrityksen dossieeriisi ja mitä osaa siitä ne lukevat. Se on jotain muuta kuin mitä palvelun sisällä tapahtuu näiden tietojen kanssa: säilytysajat, sisäiset käsittelyt tai mahdolliset siirrot kolmansille osapuolille ovat asioita, joita palvelu itse hallinnoi ja joista palvelu itse raportoi. Reglia on runko sen ympärillä, ei osapuoli, joka päättää palvelun puolesta näistä tiedoista. lue tarkalleen, mitä reglia tekee ja ei tee tietojesi kanssa on näkyvästi yhdellä sivulla.
Tämä ero on enemmän kuin muodollisuus. Se määrää myös sen, mihin sinun pitäisi ottaa yhteyttä, jos sinulla on konkreettinen kysymys. "Millä palveluilla on pääsy dossieeriini" on reglia oikea aloituspiste. "Mitä palvelu X tekee tarkalleen sanoen tiedoilla, jotka se minulta saa" on itse palvelu, sen omassa tietosuojaselostuksessa tai omassa yhteyspisteessä, oikea osapuoli.
Kuinka selvität tämän käytännössä
Aloita tilissäsi olevasta yleiskatsauksesta: siellä näet yhdellä silmäyksellä, mitkä palvelut on kytketty. Tarkista jokaisen palvelun oma tietosuojaselostus, joka yleensä on mainittu palvelussa itsessään ja kuvaa, mitä tietojasi tapahtuu. Jos sinulla on sen jälkeen edelleen konkreettinen kysymys tietystä palvelusta, pääsynpyyntö siihen palveluun on oikea reitti, ei mitään, joka kulkee reglian kautta. Ja jos epäselvyys pysyy oikeuksistasi sinänsä, Tietosuojavaltuutettu on virasto, joka siitä selitystä antaa.
Se on pieni vaiva käydä tämän läpi kerran, varsinkin jos yritystäsi on ajan myötä liitetty useisiin palveluihin ja et enää muista tarkalleen, mitä missä on. usein kysytyt kysymykset tileistä ja tiedoista käsittelee useita tilanteita, jotka usein liittyvät tähän, kuten mitä tapahtuu, jos haluat poistaa yhteyden.
Mihin se johtaa, jos käytät useita alustoja
Mitä enemmän alustoja käytät, sitä tärkeämpää tämän kaltainen yleiskatsaus on. Ei siksi, että näiden alustojen tietojen käsittelyssä olisi jotain vikaa, vaan koska yrittäjänä haluat tietää, missä yritystietosi sijaitsevat, ilman että sinun tarvitsee kirjautua jokaiseen alustaan erikseen. Tämä yleiskatsaus ja tapa, jolla yhteydet muodostetaan ja voidaan poistaa, on juuri se, mitä varten reglia on rakennettu kuorena. Lisätietoja näiden yhteyksien turvaamisesta luet osoitteesta sivulla tietosuojasta ja turvallisuudesta.
Halutessasi tietää, mitkä compliance-alustat ovat saatavilla regliasta ja miten ne suhteutuvat omaan dossiereeseesi, katso yhteydessä olevien alustojen yleiskatsaus. Näet kerralla, mitä on tarjolla, ilman että sinun tarvitsee selvittää sitä itse.