Mohu vidět, jaké údaje o mně má platforma pro compliance?
Ano, to můžete. Každá platforma, která zpracovává údaje o vašem podniku, je povinná jasně uvést, které údaje to jsou a k čemu se používají. Toto právo na vhled vyplývá z právních předpisů o ochraně soukromí a vztahuje se na každou stranu, která zpracovává osobní údaje, ať už jde o platforma pro compliance, systém e-shopu nebo účetní balíček. Při přesné interpretaci tohoto práva se musíte obrátit na příslušnou stranu samotnou, nebo v případě otázek týkajících se zákona na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Kde reglia skutečně pomáhá, je krok předtím: vidět, kterým platformám máte vlastně přístup ke svému podnikovému a produktovému dossier, a kterou jejich část používají. Tento přehled je v účtu a nic nestojí, i pokud dále nepoužíváte žádnou platformu prostřednictvím reglia. Je to přesně ten typ vhledu, který by neměl být za zaplaceným přístupem: pokud schránka tvrdí, že máte kontrolu nad svými údaji, měli byste to být schopni ověřit bez placení.
Proč se tato otázka objevuje častěji, než byste čekali
Podnik, který pracuje s několika platformami pro compliance, vyplňuje na více místech stejné podnikové dossier: číslo KvK, DIČ, informace o produktech, kontaktní údaje. Časem se ztrácí přehled o tom, kdo přesně co má. Není to vůle platforem, je to důsledek toho, jak fungují oddělené systémy: každá platforma si uchovává to, co potřebuje pro svou vlastní úlohu, a nic víc. Ale pro vás jako uživatele je obtížné rekonstruovat, která platforma má kterou část vašich údajů, natož vědět, zda jsou stále aktuální.
To se stává obzvláště důležité v dvou situacích: když už platforumu nepoužíváte a chcete vědět, zda tam vaše údaje ještě jsou, a když provedete změnu v datech vašeho podniku a chcete vědět, kde je ještě třeba aktualizovat. V obou případech odpověď začíná stejně: vědět, jaké vazby existují.
Co reglia ukazuje a co ne
Ve vašem účtu reglia vidíte, které platformy jsou připojeny k vašemu podnikovému dossier a kterou část tohoto dossier čtou. To je něco jiného než to, co se na dané platformě děje dál s těmito údaji: doby uchovávání, interní zpracování nebo případné předání třetím stranám jsou věci, které sama platforma řídí a za které sama platforma odpovídá. Reglia je schránka kolem ní, ne strana, která jménem platformy o těchto údajích rozhoduje. přesně číst, co reglia dělá a nedělá s vašimi údaji přehledně se zobrazuje na jedné stránce.
Toto rozlišení je více než formalita. Určuje také, na koho se máte obrátit, pokud máte konkrétní otázku. Na otázku "kterým platformám máy přístup k mému dossier" je reglia správným startovacím bodem. Na otázku "co přesně platforma X dělá s údaji, které od vás má" je samotná platforma prostřednictvím vlastního prohlášení o ochraně soukromí nebo vlastního kontaktního místa správným adresátem.
Jak si to v praxi ověřit
Začněte přehledem ve vašem účtu: tam vidíte na první pohled, které platformy jsou připojeny. Zkontrolujte si pro každou platformu vlastní prohlášení o ochraně soukromí, které je obvykle uvedeno na samotné platformě a popisuje, co se s vašimi údaji děje. Máte-li poté další konkrétní otázku o konkrétní platformě, je žádost o přístup u dané platformy správnou cestou, ne něco, co probíhá přes reglia. A zůstane-li nejasnost ohledně vašich práv, Úřad pro ochranu osobních údajů je institucí, která to vám vysvětlí.
Je to malá námaha, aby jste si to jednou ověřili, zvlášť když se váš podnik v průběhu času připojil k několika platformám a už si přesně nepamatujete, co kde je. nejčastěji kladené otázky o účtech a údajích zabývá se řadou situací, které se zde často vyskytují, například tím, co se stane, pokud chcete připojení znovu ukončit.
Důsledky, které z toho vyplývají, když používáte více platforem
Čím více platforem používáte, tím větší je důležitost tohoto typu přehledu. Ne proto, že by se něco dělalo špatně v tom, jak tyto platformy s daty zachází, ale proto, abyste jako podnikatel věděli, kde se vaše obchodní data nachází, aniž byste se museli přihlašovat u každé platformy zvlášť. Právě tento přehled a způsob, jakým se připojení navazují a mohou být ukončena, je důvod, proč byla reglia vytvořena jako vrstva. Více o zabezpečení kolem těchto připojení si přečtete na stránce o bezpečnosti a ochraně osobních údajů.
Chcete-li vědět, které compliance-platformy jsou dostupné prostřednictvím reglia a jak se vztahují k vašemu vlastnímu dossier, podívejte se na přehled připojených platforem. Takto vidíte najednou, co je k dispozici, aniž byste si to sami museli nejdřív vyhledávat.