Posso ver quais dados um compliance-platform tem sobre mim?
Sim, pode. Cada platform que processa dados sobre a sua empresa tem a obrigação de deixar claro quais dados são e para que são utilizados. Esse direito de consulta decorre da legislação de privacidade e aplica-se a qualquer entidade que processe dados pessoais, seja um platform de compliance, um sistema de loja online ou um pacote contabilístico. Para a aplicação precisa desse direito, está dependente da entidade em questão ou, em caso de dúvidas sobre a lei, da Autoridade de Proteção de Dados.
Onde reglia ajuda de facto é no passo anterior: ver quais platforms têm efectivamente acesso ao seu dossier de empresa e produtos, e que parte dele utilizam. Esse panorama está na sua conta e não custa nada, mesmo que não utilize nenhum platform através de reglia. É exatamente o tipo de perspetiva que não deveria estar protegida por um muro de pagamento: se uma camada diz que é você o responsável pelos seus dados, deve poder verificá-lo sem pagar.
Por que esta pergunta surge com mais frequência do que seria de esperar
Uma empresa que trabalha com vários platforms de compliance preenche o mesmo dossier de empresa em vários locais: número de KvK, número de IVA, informações de produtos, dados de contacto. Com o tempo, perde-se a perspectiva sobre quem exactamente tem o quê. Não é falta de vontade dos platforms, é uma consequência de como funcionam os sistemas soltos: cada platform guarda o que necessita para a sua própria tarefa, e nada mais. Mas para si, como utilizador, é difícil reconstruir qual platform tem qual parte dos seus dados, muito menos se ainda estão actuais.
Isto torna-se particularmente relevante em dois momentos: quando já não utiliza um platform e quer saber se os seus dados ainda lá estão, e quando faz uma alteração aos dados da sua empresa e quer saber onde ainda tem de ser actualizada. Em ambos os casos, a resposta começa com a mesma coisa: saber quais são as ligações.
O que reglia mostra e o que não mostra
Na sua conta reglia, vê quais platforms estão ligados ao seu dossier de empresa e que parte desse dossier lêem. Isto é diferente do que se passa dentro desse platform com esses dados: prazos de retenção, processamentos internos ou qualquer transferência para terceiros são questões que o platform regula e pelas quais o próprio platform responde. Reglia é a camada envolvente, não a entidade que em nome de um platform decide sobre esses dados. ler exactamente o que reglia faz e não faz com os seus dados encontra-se apresentado de forma clara numa única página.
Esta distinção é mais do que uma formalidade. Determina também a quem deve dirigir-se se tiver uma pergunta concreta. Para "quais platforms têm acesso ao meu dossier" reglia é o ponto de partida adequado. Para "o que faz exactamente o platform X com os dados que tem de mim" o próprio platform, através da sua própria declaração de privacidade ou ponto de contacto, é a entidade indicada.
Como resolver isto na prática
Comece pelo panorama na sua conta: ali vê rapidamente quais platforms estão ligados. Verifique a declaração de privacidade própria de cada platform, que se encontra normalmente no próprio platform e descreve o que acontece aos seus dados. Se depois ainda tiver uma pergunta concreta sobre um platform específico, o pedido de consulta junto desse platform é a via adequada, não algo que passe por reglia. E se persistir a falta de clareza sobre os seus direitos como tal, a Autoridade de Proteção de Dados é a entidade que fornece esclarecimentos sobre o assunto.
É uma pequena tarefa percorrer isto uma vez, especialmente se a sua empresa foi-se ligando a vários platforms ao longo do tempo e não se lembra bem o que está onde. as perguntas mais frequentes sobre contas e dados aprofunda uma série de situações que costumam estar relacionadas aqui, como o que acontece se você quiser encerrar uma conexão novamente.
Para onde isso leva se você usar múltiplas plataformas
Quanto mais plataformas você usar, maior será a importância de um tipo de visão geral como esse. Não porque há algo errado em como essas plataformas lidam com dados, mas porque você, como empresário, quer saber onde seus dados comerciais estão sem precisar fazer login em cada plataforma separadamente. Essa visão geral, e a forma como as conexões são estabelecidas e podem ser encerradas, é exatamente para o que reglia foi construída como camada. Leia mais sobre a segurança em torno dessas conexões em a página sobre segurança e privacidade.
Se você quiser saber quais plataformas de compliance estão disponíveis via reglia e como se relacionam com seu próprio dossier, acesse o resumo das plataformas acopladas. Dessa forma, você vê tudo de uma vez, sem precisar descobrir tudo sozinho antes.