Welke documenten heeft u nodig voor een toegankelijkheidsdossier?
Voor de meeste bedrijven bestaat een toegankelijkheidsdossier uit vier onderdelen: een overzicht van welke producten, websites of apps onder de eisen vallen, een verklaring waarin staat in hoeverre daaraan wordt voldaan, de onderbouwing waarop die verklaring is gebaseerd, en een register van meldingen of klachten met de afhandeling daarvan. Dat klinkt overzichtelijk, en dat is het in de basis ook — het detail dat dit dossier onderscheidt van bijvoorbeeld een productveiligheids- of verpakkingendossier zit niet in de lijst zelf, maar in wat erachter zit.
Bij productveiligheid of verpakkingen bewijst u iets met een testrapport of een materiaalspecificatie die op een moment is vastgesteld en daarna geldig blijft, tot het product verandert. Bij toegankelijkheid werkt dat anders: de verklaring die u publiceert is een momentopname van een situatie die blijft bewegen. Een update van uw website, een nieuwe functie in uw app, of een aanpassing die iemand anders voor u doorvoert, kan de onderbouwing alweer achterhaald maken. Het dossier is dus niet iets dat u één keer samenstelt en wegzet, maar iets dat u actueel houdt zolang het product of de dienst bestaat.
Wat er meestal in zit
De kern van het dossier bestaat doorgaans uit de volgende stukken: een inventarisatie van de producten, websites of diensten die u aanbiedt en die onder de toegankelijkheidseisen kunnen vallen, de toegankelijkheidsverklaring zelf waarin staat welke onderdelen wel en welke nog niet voldoen, het rapport of de toets waarop die verklaring is gebaseerd, vaak uitgevoerd door een interne tester of een gespecialiseerd bureau, en een overzicht van meldingen van gebruikers die een probleem hebben ervaren, met wat daarmee is gedaan.
Welke stukken voor uw bedrijf precies verplicht zijn en in welke vorm, hangt af van wat u aanbiedt en aan wie. Die beoordeling maakt u niet op basis van dit artikel; daarvoor is de officiële tekst van de regelgeving, en waar twijfel bestaat, een jurist of de bevoegde toezichthouder het juiste aanspreekpunt. antwoord op vragen die vaker terugkomen geeft een eerste richting, maar vervangt dat advies niet.
Waarom dit dossier blijft veranderen
Waar een verpakkingendossier grotendeels stilstaat zodra de verpakking niet wijzigt, is een toegankelijkheidsdossier gekoppeld aan iets dat bij de meeste bedrijven voortdurend verandert: de website, de webshop, de app. Elke aanpassing daaraan kan de eerder vastgestelde onderbouwing raken. Dat is de reden waarom dit dossier in de praktijk minder gaat over het eenmalig verzamelen van stukken, en meer over het herhalen van dezelfde toets op vaste momenten, en het bijhouden wanneer dat voor het laatst is gebeurd.
Dat laatste — weten wanneer iets voor het laatst is getoetst en wanneer het weer moet — is precies waar veel bedrijven de aansluiting kwijtraken. Niet omdat de eerste toets ontbreekt, maar omdat niemand meer weet of de volgende al gepland staat.
Waar deze stukken vandaan komen
De inventarisatie en de meldingenregistratie stelt u meestal zelf op, met gegevens die u toch al heeft: welke producten en kanalen u voert, en wie waarover heeft gemeld. De toets zelf komt vaak van een externe partij. In beide gevallen geldt: de stukken zijn pas bruikbaar als dossier wanneer ze op één plek staan naast de bedrijfsgegevens waar ze bij horen — hetzelfde KvK-nummer, dezelfde productlijst, dezelfde contactgegevens die u ook voor andere verplichtingen invult.
Dat is meteen waar de overlap met andere compliance-onderwerpen ontstaat. De basisgegevens van uw bedrijf en uw producten komen ook terug in een productveiligheids- of verpakkingendossier, en worden vaak los van elkaar ingevoerd op platforms die niets van elkaar weten. wat er wel en niet met uw gegevens gebeurt legt uit hoe dat samenkomt zonder dat platforms zelf iets van elkaar overnemen dat u niet heeft toegestaan.
Eén dossier, meerdere platformen
Reglia stelt zelf geen toegankelijkheidsverklaring op en beoordeelt niet of een website voldoet — dat doet het platform dat daarvoor is ingericht. Wat reglia wel doet, is de bedrijfs- en productgegevens die in dat dossier terugkeren maar één keer laten invoeren, zodat u ze niet voor elk platform opnieuw hoeft aan te leveren. welke platforms er zijn en wat ze doen geeft een overzicht van waar dat voor toegankelijkheid en de andere onderwerpen precies om gaat.
Wilt u zien welke platforms op dit moment zijn aangesloten en welk deel van uw gegevens u daarmee nog maar één keer invoert? Bekijk dan welke platforms er zijn en welk dossier daarbij hoort.