Wat kost het u om gegevens handmatig tussen compliance-platformen over te zetten?
Deze kosten zitten niet in een factuur die u ergens ontvangt. Geen enkel platform brengt u apart in rekening voor het overtypen van uw KvK-nummer of het opnieuw uploaden van een productlijst. De kosten zitten in de tijd die iemand in uw bedrijf daaraan besteedt, en in de gevolgen wanneer dat overtypen een keer misgaat: een adres dat in het ene systeem is bijgewerkt en in het andere niet, een productnaam die net anders is gespeld, een contactpersoon die is vertrokken maar in drie van de vier portalen nog steeds als aanspreekpunt staat.
Wat het uiteindelijk kost, hangt af van drie dingen: hoeveel platformen u gebruikt, hoe vaak uw gegevens veranderen, en hoeveel mensen bij u toegang nodig hebben. Een bedrijf met één productlijn en één verantwoordelijke heeft hier weinig last van. Een bedrijf dat in meerdere EU-landen verkoopt, eigen-merkproducten voert en met een paar collega's werkt, voert dezelfde gegevens al snel op vier plekken in en houdt ze op vier plekken bij.
Waar het bedrag vandaan komt
Het gaat om twee soorten kosten, en het is goed om ze uit elkaar te houden. De eerste is directe tijd: iemand die een half uur kwijt is aan een formulier dat hij vorige maand al ergens anders invulde. Dat is meetbaar, al zal niemand het apart bijhouden. De tweede kost is minder zichtbaar maar vaak groter: de tijd die het kost om een verschil tussen twee systemen te ontdekken en recht te zetten, en het risico dat een verouderd gegeven een tijd lang onopgemerkt blijft. Dat laatste hoort niet bij een boete of een sanctie — daarover doet reglia geen uitspraak, en dat is aan de toezichthouder of aan uzelf om te beoordelen — maar het is wel tijd en aandacht die ergens anders niet naartoe gaat.
Wat dit bedrag niet is, is een vast tarief. Het verschilt per bedrijf en per situatie, en niemand kan u vooraf een getal geven zonder uw administratie te kennen. Wat wel vaststaat: hoe meer plekken dezelfde gegevens los van elkaar staan, hoe groter de kans dat ze op een gegeven moment niet meer hetzelfde zeggen.
Wat het bedrag bepaalt
Drie factoren spelen de grootste rol. Ten eerste het aantal platformen waarop u bent aangesloten: elk platform dat u apart moet bijwerken, telt mee. Ten tweede de mutatiegraad van uw gegevens — een bedrijf dat regelmatig nieuwe producten toevoegt of van leverancier wisselt, heeft meer bij te werken dan een bedrijf met een stabiel assortiment. Ten derde het aantal mensen dat toegang heeft: hoe meer collega's gegevens invoeren of aanpassen, hoe groter de kans dat niet iedereen dezelfde versie gebruikt.
Een bedrijfs- en productdossier dat op één plek staat en door meerdere platformen wordt uitgelezen, verandert niets aan wat er inhoudelijk van u wordt gevraagd — die verplichtingen komen nog steeds uit de regelgeving zelf, niet van reglia. Het verandert wel waar het overtypen ophoudt: u vult iets één keer in, en het staat overal waar het moet staan. wat reglia wel en niet met uw gegevens doet legt uit hoe dat werkt, en wat er gebeurt als u reglia niet meer gebruikt: elk platform blijft dan los werken, precies zoals daarvoor.
Wat reglia niet kost
Het gebruik van een dossier op één plek zit bij reglia aan de gratis kant: een zakelijk account aanmaken kost niets, en het overzicht van welke platformen er zijn en wat ze doen is voor iedereen toegankelijk, ook zonder account. Wat u wél betaalt, is het abonnement van elk platform dat u daadwerkelijk gebruikt — die prijs bepaalt het platform zelf, en staat bij de prijzen per platform. Reglia rekent niet voor het delen van gegevens tussen die platformen, en ook niet voor het inzien of aanpassen van uw dossier.
Als u twijfelt of een bepaalde verplichting voor uw bedrijf geldt, of hoe zwaar een gemiste update in uw situatie weegt, is dat een vraag voor een jurist of voor de toezichthouder die daarover gaat — reglia doet daar zelf geen uitspraak over. Wat reglia wel doet, is ervoor zorgen dat het overtypen zelf niet de reden is waarom iets ergens niet klopt.
Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet voor uw bedrijf? Bekijk welke platforms er zijn en wat ze doen en vorm zelf een beeld van waar een gedeeld dossier u tijd kan schelen.