Een bedrijfsdossier is de verzameling bedrijfs- en productgegevens die u één keer vastlegt, zodat verschillende compliance-platforms die gegevens kunnen uitlezen in plaats van dat u ze telkens opnieuw invoert. Het gaat om vaste gegevens zoals uw KvK-nummer, btw-nummer, vestigingsadres en contactpersonen, aangevuld met gegevens over wat u verkoopt: productcategorieën, de landen waar u levert, de materialen en verpakkingen die u gebruikt en de kanalen waarlangs u verkoopt.
Het detail dat hier het meest telt: een bedrijfsdossier is geen compliance-document op zich. Het is de basis waaruit platforms voor productveiligheid, verpakkingen, toegankelijkheid en persoonsgegevens de velden halen die zij nodig hebben voor hun eigen dossiers. Vult u het bedrijfsdossier één keer volledig in, dan hoeft u die kerngegevens niet voor elk platform apart te herhalen.
Wat er doorgaans in een bedrijfsdossier staat
Een bedrijfsdossier bestaat uit twee lagen. De eerste laag is bedrijfsinformatie: de juridische naam van uw onderneming, KvK-nummer, btw-nummer, vestigings- en postadres, en de contactpersonen die verantwoordelijk zijn voor compliance-zaken. Deze gegevens veranderen zelden en zijn voor elk platform hetzelfde, ongeacht welke regelgeving het behandelt.
De tweede laag gaat over wat u feitelijk doet: welke producten of productgroepen u verkoopt, in welke EU-landen u levert, welke verpakkingsmaterialen u gebruikt en via welke kanalen — webshop, marktplaats, fysieke winkel — u aan klanten levert. Deze gegevens bepalen namelijk welke verplichtingen relevant zijn, en dat verschilt per platform. zien welke platforms er zijn geeft een overzicht van welke informatie elk platform concreet gebruikt.
Wat een bedrijfsdossier niet vervangt
Een bedrijfsdossier is geen vervanging van het productveiligheidsdossier, het verpakkingendossier, het toegankelijkheidsdossier of het verwerkingsregister persoonsgegevens. Die blijven inhoudelijk horen bij het platform dat de betreffende regelgeving behandelt, met de specifieke stukken en onderbouwing die daarbij komen kijken. Het bedrijfsdossier levert alleen de basisgegevens aan die in meerdere van die dossiers terugkomen, zodat u ze niet steeds opnieuw hoeft te typen.
Voor de inhoudelijke vraag welke regels precies voor uw situatie gelden en welke stukken u daarvoor nodig heeft, blijft het platform zelf of een jurist het aangewezen aanspreekpunt. Een bedrijfsdossier organiseert gegevens, het beoordeelt ze niet.
Wie het dossier gebruikt, en wie niet
Een bedrijfsdossier wordt uitgelezen door de platforms die u daadwerkelijk gebruikt, en alleen voor zover dat platform de gegevens nodig heeft. Een platform voor toegankelijkheid heeft bijvoorbeeld weinig aan uw verpakkingsmateriaal, en zal dat veld dan ook niet opvragen. Hoe die uitwisseling precies werkt en wat er wel en niet met uw gegevens gebeurt, leest u op de pagina over hoe reglia werkt.
Belangrijk om te weten: een platform dat u niet gebruikt, krijgt ook geen toegang tot uw bedrijfsdossier. Het dossier is dus geen open gegevensbron voor alles wat onder de Theos-paraplu valt, maar een profiel dat u zelf koppelt aan de platforms die u actief gebruikt.
Wat dit in de praktijk scheelt
Voor een bedrijf dat onder meerdere regelingen tegelijk valt — denk aan een webshop met eigen-merkproducten die in meerdere EU-landen levert — betekent een bedrijfsdossier dat de basisgegevens over uw onderneming en uw assortiment eenmaal worden vastgelegd in plaats van viermaal. Dat scheelt geen inhoudelijk werk aan de regelgeving zelf, maar wel het administratieve werk eromheen: het overtypen, het actueel houden op vier plekken tegelijk, en het risico dat één platform nog een oud adres of een verouderde productlijst toont.
Een zakelijk account bij reglia, gekoppeld aan uw KvK- en btw-nummer, is de plek waar zo'n bedrijfsdossier wordt bijgehouden. Dat account is gratis, net als het inzicht in welke platforms er zijn en wat ze doen. een zakelijk account aanmaken kost u enkele minuten; wat u vervolgens bij een platform koopt, rekent u rechtstreeks met dat platform af, zoals op de prijzen per platform staat.
Benieuwd welke platforms er zijn en welk deel van uw bedrijfsdossier zij gebruiken? Bekijk het overzicht en zie in een paar minuten waar uw onderneming mee te maken kan hebben.