Kan ik zien welke gegevens een compliance-platform van mij heeft?
Ja, dat kan. Elk platform dat gegevens over uw bedrijf verwerkt is verplicht duidelijk te maken welke gegevens dat zijn en waarvoor ze worden gebruikt. Dat recht op inzage volgt uit de privacywetgeving en geldt voor elke partij die persoonsgegevens verwerkt, of dat nu een compliance-platform is, een webshopsysteem of een boekhoudpakket. Voor de precieze invulling van dat recht bent u aangewezen op de betreffende partij zelf of, bij vragen over de wet, op de Autoriteit Persoonsgegevens.
Waar reglia wél bij helpt, is de stap daarvóór: zien welke platforms eigenlijk toegang hebben tot uw bedrijfs- en productdossier, en welk deel daarvan ze gebruiken. Dat overzicht staat in uw account en kost niets, ook niet als u verder geen platform via reglia gebruikt. Het is precies het soort inzicht dat niet achter een betaalmuur hoort: als een schil zegt dat u de baas bent over uw gegevens, moet u dat ook kunnen nagaan zonder te betalen.
Waarom deze vraag vaker opkomt dan u zou denken
Een bedrijf dat met meerdere compliance-platformen werkt, vult op meerdere plekken hetzelfde bedrijfsdossier in: KvK-nummer, btw-nummer, productinformatie, contactgegevens. Na verloop van tijd raakt het overzicht kwijt wie precies wat heeft. Dat is geen onwil van de platformen, het is een gevolg van hoe losse systemen werken: elk platform bewaart wat het nodig heeft voor zijn eigen taak, en niet meer dan dat. Maar voor u als gebruiker is het lastig te reconstrueren welk platform welk deel van uw gegevens heeft, laat staan of dat nog actueel is.
Dat wordt met name relevant op twee momenten: wanneer u een platform niet meer gebruikt en wilt weten of uw gegevens daar nog staan, en wanneer u een aanpassing doorvoert in uw bedrijfsgegevens en wilt weten waar die nog moet worden bijgewerkt. In beide gevallen begint het antwoord met hetzelfde: weten welke koppelingen er zijn.
Wat reglia laat zien, en wat niet
In uw reglia-account ziet u welke platforms zijn gekoppeld aan uw bedrijfsdossier en welk deel van dat dossier ze uitlezen. Dat is iets anders dan wat er zich binnen dat platform verder afspeelt met die gegevens: bewaartermijnen, interne verwerkingen of eventuele doorgifte aan derden zijn zaken die het platform zelf regelt en waarover het platform zelf verantwoording aflegt. Reglia is de schil eromheen, niet de partij die namens een platform over die gegevens beslist. precies te lezen wat reglia wel en niet met uw gegevens doet staat overzichtelijk op één pagina.
Dat onderscheid is meer dan een formaliteit. Het bepaalt ook bij wie u moet zijn als u een concrete vraag heeft. Voor "welke platforms hebben toegang tot mijn dossier" is reglia het juiste startpunt. Voor "wat doet platform X precies met de gegevens die het van mij heeft" is het platform zelf, via de eigen privacyverklaring of het eigen contactpunt, de aangewezen partij.
Hoe u dit in de praktijk uitzoekt
Begin bij het overzicht in uw account: daar ziet u in één oogopslag welke platforms zijn gekoppeld. Controleer per platform de eigen privacyverklaring, die staat doorgaans vermeld op het platform zelf en beschrijft wat er met uw gegevens gebeurt. Heeft u daarna nog een concrete vraag over een specifiek platform, dan is het verzoek om inzage bij dat platform de aangewezen route, niet iets dat via reglia loopt. En blijft er onduidelijkheid over uw rechten als zodanig, dan is de Autoriteit Persoonsgegevens de instantie die daar uitleg over geeft.
Het is een kleine moeite om dit één keer na te lopen, zeker als uw bedrijf in de loop van de tijd bij meerdere platformen is aangesloten en u niet meer precies weet wat waar staat. de meestgestelde vragen over accounts en gegevens gaat dieper in op een aantal situaties die hier vaak op aansluiten, zoals wat er gebeurt als u een koppeling weer wilt beëindigen.
Waar dit toe leidt als u meerdere platformen gebruikt
Hoe meer platformen u gebruikt, hoe groter het belang van dit soort overzicht. Niet omdat er iets mis is met hoe die platformen met gegevens omgaan, maar omdat u als ondernemer wilt weten waar uw bedrijfsgegevens staan zonder daarvoor bij elk platform apart te moeten inloggen. Dat overzicht, en de manier waarop koppelingen tot stand komen en weer kunnen worden beëindigd, is precies waarvoor reglia als schil is gebouwd. Meer over de beveiliging rond die koppelingen leest u op de pagina over beveiliging en privacy.
Wilt u weten welke compliance-platformen er via reglia beschikbaar zijn en hoe die zich tot uw eigen dossier verhouden, kijk dan bij het overzicht van aangesloten platforms. Zo ziet u in één keer wat er is, zonder dat u daarvoor eerst zelf alles hoeft uit te zoeken.