Det vanligaste misstaget när man följer upp compliance-tidsfrister: att lämna allt i inkorgen
Det vanligaste misstaget är att en compliance-tidsfrist bara existerar som ett meddelande i en mejlbox: ett meddelande från en plattform, en påminnelse från en leverantör, en egen kalendernotering. Så länge den person som mottog e-postmeddelandet arbetar och håller ordning på sin inkorg går det oftast bra. Så fort den personen tar semester, byter funktion eller lämnar företaget försvinner tidsfristen tillsammans med kontot.
Lösningen är inte att skicka fler e-postmeddelanden, utan att koppla loss en förpliktelse från den person som tillfälligt mottog den. En tidsfrist bör finnas någonstans där fler än en person kan se den, oberoende av vem som fick det ursprungliga meddelandet. Det kan vara en delad överblick, ett fast arbetsblad eller ett system som visar öppna ärenden från flera källor vid sidan av varandra.
Varför en mejlbox inte är en överblick
En mejlbox är utformad för att spara meddelanden, inte för att upprätthålla en status. Ett meddelande om ett förpackningsdossier, en påminnelse om ett behandlingsregister och en bekräftelse av en produktsäkerhetskontroll anländer vid olika tidpunkter, från olika avsändare, i samma inkorg som fakturor och nyhetsbrev. Det finns ingen tidpunkt då någon ser: detta är fortfarande öppet, detta är avslutat, och detta löper ut om tre veckor.
Till detta kommer att varje plattform du arbetar med har sitt eget sätt att rapportera på. Den ena skickar ett e-postmeddelande, den andra visar ett meddelande endast efter inloggning, en tredje skickar ingenting alls och förväntar sig att du själv återvänder. Den som försöker hålla reda på detta per plattform separat växlar ständigt mellan inloggning, sökning och att komma ihåg var vad står. hur dessa plattformar skiljer sig från varandra visar varför denna växling mellan flera plattformar snabbt blir omfattande.
Vad som går fel när någon slutar eller byter funktion
Den praktiska skadan ligger vanligtvis inte i de första månaderna, utan på det moment när situationen förändras. HR-chefen som upprätthöll behandlingsregistret går. Kontorschefen som hanterade förpackningsmeddelandena får en annan roll. Ingen har uttryckligen kommit överens om vem som tar över de öppna tidsfrister, eftersom det aldrig fanns någon lista att överlämna — bara en inkorg som följde med kontot eller rensades.
I det ögonblicket blir det tydligt att det aldrig fanns någon riktig överblick, bara intrycket av en överblick. För din egen situation och frågan om vilka förpliktelser som exakt gäller, förblir en juridisk rådgivare eller behörig tillsynsmyndighet kontaktpunkten; det förändras inte med ett bättre system. Det som förändras är huruvida någon som övertar ärendet kan se vad som händer på fem minuter, eller om han måste börja från noll för att ta reda på det.
Hur du håller ordning på det
Tre saker gör skillnaden, oavsett vilket system du använder. För det första: en plats per förpliktelse, inte ett e-postmeddelande per meddelande. För det andra: en status som går längre än läst eller oläst — öppen, under behandling, slutförd. För det tredje: ett namn för varje öppet ärende, så att överlämning inte är sökarbete utan en fråga om att skicka vidare en lista.
Det är precis vad reglia hjälper till med utan att själv säga något om regelverket: det samlar vad som är öppet på de anslutna plattformarna och vilka tidsfrister som löper där, i en överblick som inte är knuten till en inkorg eller en anställd. Plattformarna själva förblir ansvariga för innehållet i varje meddelande; reglia säkerställer att du inte behöver logga in fyra gånger för att veta vad som händer. På hur reglia hanterar dina uppgifter står exakt vad den överblicken gör och inte gör.
Ett konto hos reglia är kostnadsfritt och förblir det, och är kopplat till ditt företag i stället för till en enskild e-postadress — vilket gör att överblicken bevaras även om någon byter roll. Det du köper själv hos en ansluten plattform betalar du för där; reglia debiterar själv ingenting för insikten i vad som är öppet. Tvivlar du på om detta fungerar för din situation hittar du svar på sidan med vanliga frågor.
Vill du se hur det ser ut innan du gör någonting i ditt eget arbetssätt, titta då på vilka plattformar som finns och vad de håller reda på.