Cea mai frecventă greșeală în gestionarea termenelor de conformitate: să lași totul în inboxul de e-mail
Cea mai frecventă greșeală este că un termen de conformitate există doar dacă este un mesaj într-o căsuță de e-mail: o notificare de la o platformă, un memento de la un furnizor, un element din propria agendă. Atât timp cât persoana care a primit e-mailul este angajată și își ține inbox-ul la zi, de obicei merge bine. De îndată ce acea persoană pleacă în concediu, își schimbă funcția sau părăsește compania, termenul dispare odată cu contul.
Soluția nu este să trimiți mai multe e-mailuri, ci să deșezi o obligație de persoana care a primit-o întâmplător. Un termen trebuie să stea undeva unde mai mult de o persoană îl poate vedea, independent de cine a primit notificarea inițială. Aceasta poate fi o însumare partajată, o foaie de lucru fixă, sau un sistem care prezintă chestiunile deschise din mai multe surse una lângă alta.
De ce o căsuță de e-mail nu este o însumare
O căsuță de e-mail este concepută pentru a păstra mesaje, nu pentru a ține o stare. O notificare despre un dosar de ambalaj, un memento despre un registru de prelucrare și o confirmare a unei inspecții de siguranță a produsului sosesc la momente diferite, de la expeditori diferiți, în aceeași inbox cu facturi și buletine de știri. Nu există niciun moment în care cineva vede: aceasta este încă deschisă, aceasta este încheiată, și aceasta se încheie peste trei săptămâni.
La aceasta se adaugă faptul că fiecare platformă cu care lucrezi are propria modalitate de notificare. Una trimite un e-mail, alta arată o notificare doar după autentificare, o a treia nu trimite nimic și se așteaptă ca tu să revii singur. Cine încearcă să țină pasul cu aceasta separat pe fiecare platformă, se află în schimbare continuă între autentificare, căutare și amintiți ce stă unde. cum diferă acele platforme una de cealaltă arată de ce trecerea de la o platformă la alta cu mai multe platforme devine rapid copleșitoare.
Ce merge prost atunci când cineva pleacă sau își schimbă funcția
Dauna practică se află de obicei nu în primele luni, ci în momentul în care situația se schimbă. Managerul de HR care ținea evidența prelucrării se duce. Managerul de birou care a făcut notificările de ambalaj primește un alt rol. Nimeni nu a agreat în mod explicit cine preia termenele deschise, pentru că nu a existat niciodată o listă de transmis — doar o căsuță de e-mail care s-a mutat cu contul sau a fost curățată.
În acel moment devine clar că nu a existat niciodată o însumare reală, doar impresia unei însumare. Pentru situația ta proprie și pentru întrebarea care anume obligații se aplică exact, un jurist sau autoritatea de supraveghere competentă rămâne punctul de contact; aceasta nu se schimbă cu un sistem mai bun. Ceea ce se schimbă cu adevărat este dacă cineva care preia cazul poate vedea în cinci minute ce se întâmplă, sau dacă trebuie să înceapă de la zero cu investigații.
Cum să ții pasul pe bună
Trei lucruri fac diferența, indiferent de ce sistem folosești. În primul rând: un singur loc pe obligație, nu un e-mail pe notificare. În al doilea rând: o stare care merge mai departe decât citit sau necitit — deschis, în curs de procesare, închis. În al treilea rând: un nume lângă fiecare caz deschis, astfel încât transferul nu este o muncă de căutare, ci o simplă chestiune de transmitere a unei liste.
Aceasta este exact unde te ajută reglia, fără să explice singură ceva despre reglementare: adună ceea ce stă deschis la platformele conectate și ce termene rulează acolo, într-o însumare care nu depinde de o căsuță de e-mail sau de un singur angajat. Platformele însele rămân responsabile pentru conținutul fiecărei notificări; reglia se ocupă ca tu să nu trebuie să te conectezi de patru ori pentru a ști ce se întâmplă. Pe cum reglia gestionează datele dvs. se vede exact ceea ce poate și nu poate face acea însumare.
Un cont pe reglia este gratuit și rămâne așa, și este atașat companiei dumneavoastră în loc să fie legat de o singură adresă de e-mail — ceea ce înseamnă că vizualizarea rămâne intactă chiar și atunci când cineva schimbă funcția. Ceea ce cumpărați dumneavoastră pe o platformă conectată, plătiți acolo; reglia în sine nu percepe nicio taxă pentru informațiile despre ceea ce este în așteptare. Dacă vă întrebați dacă aceasta funcționează pentru situația dumneavoastră, veți găsi răspunsuri la pagina cu întrebări frecvente.
Doriți să vedeți cum arată aceasta înainte de a schimba ceva în propriul workflow, consultați atunci care platforme există și ce urmăresc ele.