Kõige levinum viga nõuetekohase vastavuse tähtaegade jälgimisel: kõik e-postikastis hoida
Kõige tavalisem viga on see, et vajalik tähtaeg eksisteerib ainult e-kirja sõnumina kautas: teatised platvormilt, meeldetuletused hankijalt, omaenda kalenderikanded. Kuni isik, kes e-kirja sai, on tööl ja jälgib oma sisendkausta, läheb see tavaliselt hästi. Niipea kui see inimene läheb puhkusele, vahetab tööülesandeid või lahkub ettevõttest, kaob tähtaeg kaasa kontoga.
Lahendus ei ole rangem meilide saatmine, vaid kohustuse lahtiühendamine isikust, kes selle juhuslikkult sai. Tähtaeg peaks olema kuskil, kus rohkem kui üks inimene seda näeb, sõltumata sellest, kes algse teate sai. See võib olla jagatud ülevaade, kindel arvutustabel või süsteem, mis näitab avatud asju mitmetest allikatest kõrvuti.
Miks e-kaust ei ole ülevaade
E-kaust on loodud sõnumite säilitamiseks, mitte olekut jälgimiseks. Teateis pakenduse dosieerist, meeldetuletused töötlemise registrist ja kinnitused tooteohutuse kontrollest jõuavad eri aegadel, erinevatelt saatjatelt, samasse sisendkausta kui arved ja uudiskiri. Pole ühtegi hetke, mil keegi näeb: see on endiselt avatud, see on lõpule viidud ja see aegub kolme nädala pärast.
Sellele lisandub, et iga platvorm, millega töötate, on oma teatamismeetodiga. Üks saadab e-kirja, teine näitab teatist ainult pärast sisselogimist, kolmas ei saada üldse midagi ja eeldab, et te ise naastate. Kes seda platvormide kaupa eraldi jälgida üritab, vaheldub pidevalt sisselogimise, otsimise ja meeles pidamise vahel, kus mis seisab. kuidas need platvormid üksteisest erinevad näitab, miks mitme platvormi vahel vaheldamine kiiresti kasvab.
Mis läheb valesti, kui keegi lahkub või vahetab tööülesandeid
Praktiline kahju asub tavaliselt mitte esimestel kuudel, vaid hetkel, mil olukord muutub. Töötlemise registrit pidanud HR-juht lahkub. Pakendusesõnumeid tegelenud kantselei juht saab erineva rolli. Keegi pole selgesõnaliselt kokku leppinud, kes avatud tähtaegu üle võtab, sest üle andmiseks ei olnud loetelu — ainult kaust, mis kolis kontoga kaasa või puhastati.
Sel hetkel selgub, et tegelik ülevaade ei olnud kunagi, ainult ülevaate illusioon. Omaenda olukorra ja küsimuse kohta, millised täpselt kohustused kehtivad, jääb jurist või pädev järelevalveasutus esitamiskohaks; see süsteemiga ei muutu. Aga mis muutub, on kas keegi, kes asja üle võtab, näeb viie minutiga, mis toimus, või peab ta nullist otsimist alustama.
Kuidas te seda õigesti jälgite
Kolm asja teevad vahet, sõltumata sellest, millist süsteemi kasutate. Esiteks: üks koht kohustuse kohta, mitte üks e-kiri teatise kohta. Teiseks: olek, mis läheb kaugemale kui loetud või loetamata — avatud, käimasolev, lõpule viidud. Kolmandaks: nimi iga avatud asja juures, et üleandmine ei ole otsingutöö, vaid lihtsalt nimekirja edastamine.
Täpselt selles aitab reglia kaasa, ilma et see ise midagi regulatsioonist räägiks: see kogub kokku, mis teie ühendatud platvormide juures on avatud ja millised tähtaegad seal kehtivad, ühes vaates, mis ei sõltu ühest kausast ega ühest töötajast. Platvormid ise jäävad iga teate sisu eest vastutavaks; reglia tagab, et te ei pea neli korda sisselogima, et teada, mis käib. Kohta kuidas reglia teie andmete käsitlemisega käitub kuvatakse täpselt, mida see vaade teeb ja ei tee.
Reglia konto on tasuta ja jääb selliseks, ning see on seotud teie ettevõttega, mitte ühe e-posti aadressiga — nii säilib ülevaade ka siis, kui keegi ametit vahetab. Mida te otseselt ühendatud platvormis ostate, maksate seal; reglia ise ei nõua tasu selle eest, et näete, mis on tehtamatult jäänud. Kui kahtlete, kas see teie olukorra jaoks sobib, leiate vastuseid korduma kippuvate küsimuste leht.
Kui soovite näha, kuidas see välja näeb, enne kui teie enda töövõtte midagi muudate, vaadake kindlasti millised platvormid on olemas ja mida nad jälgivad.