Der häufigste Fehler bei der Verwaltung von Compliance-Fristen: alles im Posteingang liegen lassen
Der häufigste Fehler besteht darin, dass eine Compliance-Frist nur als Nachricht in einem Postfach existiert: eine Benachrichtigung von einer Plattform, eine Erinnerung von einem Lieferanten, ein eigener Kalendertermin. Solange die Person, die die E-Mail erhalten hat, im Unternehmen tätig ist und ihr Postfach pflegt, funktioniert das meist gut. Sobald diese Person in den Urlaub fährt, die Funktion wechselt oder das Unternehmen verlässt, verschwindet die Frist mit dem Konto.
Die Lösung besteht nicht darin, strenger E-Mails zu versenden, sondern eine Verpflichtung von der Person zu trennen, die sie zufällig erhalten hat. Eine Frist sollte irgendwo festgehalten sein, wo mehr als eine Person sie einsehen kann, unabhängig davon, wer die ursprüngliche Benachrichtigung erhalten hat. Das kann eine gemeinsame Übersicht sein, ein festes Arbeitsblatt oder ein System, das ausstehende Aufgaben aus mehreren Quellen nebeneinander darstellt.
Warum ein Postfach keine Übersicht ist
Ein Postfach ist dafür ausgelegt, Nachrichten zu speichern, nicht um einen Status zu verfolgen. Eine Benachrichtigung über ein Verpackungsdossier, eine Erinnerung über ein Verarbeitungsverzeichnis und eine Bestätigung einer Produktsicherheitsprüfung treffen zu verschiedenen Zeitpunkten ein, von verschiedenen Absendern, im gleichen Postfach wie Rechnungen und Newsletter. Es gibt keinen Moment, in dem jemand sieht: das steht noch aus, das ist abgeschlossen, und das läuft in drei Wochen ab.
Hinzu kommt, dass jede Plattform, mit der Sie arbeiten, ihre eigene Benachrichtigungsweise hat. Die eine sendet eine E-Mail, die andere zeigt eine Benachrichtigung nur nach dem Anmelden an, eine dritte sendet überhaupt nichts und erwartet, dass Sie selbst zurückkommen. Wer das pro Plattform einzeln versucht zu verfolgen, ist ständig dabei, zwischen Anmeldungen, Suchen und Merken hin und her zu schalten, wo was steht. wie sich diese Plattformen unterscheiden zeigt, warum dieses Umschalten bei mehreren Plattformen schnell ansteigt.
Was schief geht, wenn jemand geht oder die Funktion wechselt
Der praktische Schaden liegt meist nicht in den ersten Monaten, sondern in dem Moment, in dem sich die Situation ändert. Die HR-Managerin, die das Verarbeitungsverzeichnis gepflegt hat, geht weg. Der Büroleiter, der die Verpackungsmeldungen bearbeitet hat, bekommt eine andere Rolle. Niemand hat explizit vereinbart, wer die ausstehenden Fristen übernimmt, weil es nie eine Liste gab, die man übergeben konnte — nur ein Postfach, das mit dem Konto umzog oder gelöscht wurde.
In diesem Moment wird sichtbar, dass es nie eine echte Übersicht gab, nur den Anschein einer Übersicht. Für die eigene Situation und die Frage, welche Verpflichtungen genau gelten, bleibt ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde Ansprechpartner; das ändert sich nicht durch ein besseres System. Was sich jedoch ändert, ist, ob jemand, der die Sache übernimmt, in fünf Minuten sehen kann, was läuft, oder ob er bei null anfangen muss auszuarbeiten.
Wie Sie es richtig verfolgen
Drei Dinge machen den Unterschied, unabhängig davon, welches System Sie verwenden. Erstens: eine Stelle pro Verpflichtung, nicht eine E-Mail pro Benachrichtigung. Zweitens: ein Status, der über gelesen oder ungelesen hinausgeht — offen, in Bearbeitung, abgeschlossen. Drittens: ein Name bei jeder ausstehenden Sache, damit die Übergabe keine Sucharbeit ist, sondern einfach eine Liste weitergeben.
Das ist genau, wobei reglia hilft, ohne dass es selbst etwas über die Regelgeving erklärt: es fasst zusammen, was bei den angeschlossenen Plattformen aussteht und welche Fristen dort laufen, in einer Übersicht, die nicht an ein Postfach oder einen Mitarbeiter gebunden ist. Die Plattformen selbst bleiben für den Inhalt jeder Benachrichtigung verantwortlich; reglia sorgt dafür, dass Sie sich nicht vier Mal anmelden müssen, um zu wissen, was läuft. Auf wie reglia mit Ihren Daten umgeht steht genau, was diese Übersicht leistet und was nicht.
Ein Konto bei reglia ist kostenlos und bleibt es, und ist mit Ihrem Unternehmen verknüpft statt mit einer einzelnen E-Mail-Adresse — wodurch die Übersicht erhalten bleibt, auch wenn jemand die Funktion wechselt. Was Sie bei einer angeschlossenen Plattform selbst kaufen, bezahlen Sie dort; reglia selbst berechnet nichts für den Einblick in das, was ansteht. Wenn Sie unsicher sind, ob dies für Ihre Situation funktioniert, finden Sie Antworten auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Wenn Sie sehen möchten, wie das aussieht, bevor Sie etwas in Ihrer eigenen Arbeitsweise anpassen, schauen Sie sich an welche Plattformen es gibt und was sie erfassen.