Najczęstszy błąd w śledzeniu terminów compliance: zostawianie wszystkiego w skrzynce odbiorczej
Najczęstszy błąd polega na tym, że termin compliance istnieje tylko jako wiadomość w skrzynce odbiorczej: powiadomienie z platformy, przypomnienie od dostawcy, własny wpis w kalendarzu. Dopóki osoba, która otrzymała e-mail, pracuje w firmie i utrzymuje swoją skrzynkę odborczo, zwykle wszystko idzie dobrze. W momencie gdy ta osoba weźmie urlop, zmieni stanowisko lub opuści firmę, termin znika razem z kontem.
Rozwiązanie nie polega na częstszym wysyłaniu e-maili, ale na oddzieleniu zobowiązania od osoby, która je przypadkowo otrzymała. Termin powinien być gdzieś widoczny dla więcej niż jednej osoby, niezależnie od tego, kto otrzymał pierwotne powiadomienie. Może to być wspólny przegląd, ustalony arkusz roboczy lub system, który pokazuje otwarte sprawy z wielu źródeł obok siebie.
Dlaczego skrzynka odborcza nie jest przeglądem
Skrzynka odborcza została stworzona do przechowywania wiadomości, nie do śledzenia stanu. Powiadomienie o pliku opakowaniu, przypomnienie o rejestrze przetwarzania i potwierdzenie kontroli bezpieczeństwa produktu przychodzą w różnych momentach, od różnych nadawców, do tej samej skrzynki co faktury i biuletyny. Nigdy nie ma momentu, w którym ktoś widzi: to jeszcze otwarte, to jest zrobione, a to mija za trzy tygodnie.
Do tego dochodzi, że każda platforma, z którą pracujesz, ma swój własny sposób powiadamiania. Jedna wysyła e-mail, inna pokazuje powiadomienie tylko po zalogowaniu, trzecia nie wysyła nic i oczekuje, że sam wrócisz. Ktoś, kto próbuje to śledzić na każdej platformie osobno, stale przełącza się między logowaniem, wyszukiwaniem i pamiętaniem, co gdzie stoi. jak te platformy różnią się między sobą pokazuje, dlaczego to przełączanie się między wieloma platformami szybko się nawarstwiło.
Co idzie nie tak, gdy ktoś odchodzi lub zmienia stanowisko
Praktyczna szkoda zwykle nie pojawia się w pierwszych miesiącach, ale w momencie, gdy sytuacja się zmienia. Menedżer HR, który utrzymywał rejestr przetwarzania, odchodzi. Kierownik biura, który zajmował się powiadomieniami o opakowaniu, otrzymuje inną rolę. Nikt nie ustalił wyraźnie, kto przejmie otwarte terminy, ponieważ nigdy nie było listy do przekazania — tylko skrzynka odborcza, która przeniosła się z kontem lub została wyczyszczona.
W tym momencie widać, że nigdy nie było faktycznego przeglądu, tylko pozory przeglądu. Dla własnej sytuacji i pytania, które zobowiązania dokładnie mają zastosowanie, prawnik lub właściwy organ nadzoru pozostaje punktem kontaktowym; to nie zmienia się wraz z lepszym systemem. Jednak zmienia się to, czy osoba przejmująca sprawę może w pięć minut zobaczyć, co się dzieje, czy musi zacząć od zera z ustalaniem.
Jak to śledzić prawidłowo
Trzy rzeczy robią różnicę, niezależnie od tego, jaki system używasz. Po pierwsze: jedno miejsce na zobowiązanie, a nie jeden e-mail na powiadomienie. Po drugie: status, który wykracza poza przeczytane lub nieprzeczytane — otwarte, w trakcie realizacji, zakończone. Po trzecie: imię i nazwisko przy każdej otwartej sprawie, aby przekazanie nie było szukaniem, ale kwestią podania listy.
To dokładnie to, w czym reglia pomaga bez wyszczególniania samej regulacji: zbiera razem to, co jest otwarte na połączonych platformach i jakie terminy tam biegną, w jednym przeglądzie, który nie jest powiązany z jedną skrzynką odborczo lub jednym pracownikiem. Same platformy pozostają odpowiedzialne za treść każdego powiadomienia; reglia dba o to, aby nie trzeba było logować się cztery razy, aby wiedzieć, co się dzieje. Na jak reglia zajmuje się twoimi danymi znajduje się dokładnie to, co ten przegląd robi i czego nie robi.
Konto w reglia jest bezpłatne i pozostaje takie, przywiązane do Twojej firmy zamiast do jednego adresu e-mail — dzięki czemu przegląd utrzymuje się nawet jeśli ktoś zmieni stanowisko. To, co kupujesz bezpośrednio na podłączonej platformie, płacisz tam; sam reglia nie nalicza niczego za wgląd w to, co czeka. Jeśli masz wątpliwości, czy to działa w Twojej sytuacji, odpowiedzi znajdziesz na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda zanim cokolwiek zmienisz w swoim sposobie pracy, sprawdź które platformy są dostępne i co śledzą.