Najpogostejša napaka pri spremljanju rokov za skladnost: puščanje vsega v nabiralniku
Najpogostejša napaka je, da rok za skladnost obstaja le kot sporočilo v nabiralniku: obvestilo platforme, opomnik dobavitelja, lastna točka v imetniku. Dokler oseba, ki je sprejela e-poštno sporočilo, dela in vzdržuje svoj nabiralnik, je to običajno v redu. Takoj ko se ta oseba odpravi na dopust, zamenja funkcijo ali zapusti podjetje, z njo izgine tudi rok.
Rešitev ni strožja e-poštna korespondenca, temveč prekinitev povezave med obveznostjo in osebo, ki jo je naključno prejela. Rok bi moral biti nekje, kjer ga lahko vidi več kot ena oseba, neodvisno od tega, kdo je prejel izvirno obvestilo. To je lahko skupni pregled, stalno delovno listino ali sistem, ki prikazuje odprte zadeve iz več virov drug ob drugem.
Zakaj nabiralnik ni pregled
Nabiralnik je namenjen shranjevanju sporočil, ne spremljanju stanja. Obvestilo o dosjeju za embalažo, opomnik o registru obdelave in potrdilo o preverjanju varnosti proizvodov prispejo v različnih časih, od različnih pošiljateljev, v isti nabiralnik kot računi in novičniki. Ni nobenega trenutka, ko bi kdo videl: to je še odprto, to je zaključeno in to se konča čez tri tedne.
K temu se prišteva, da vsaka platforma, s katero delate, ima svoj način obveščanja. Ena pošlje e-poštno sporočilo, druga prikaže obvestilo le po prijavi, tretja sploh ničesar ne pošlje in pričakuje, da se sami vrnete. Kdor to za vsako platformo poskuša spremljati posebej, je nenehno v preklapljanju med prijavo, iskanjem in spomnjenjem, kaj je kje. kako se te platforme med seboj razlikujejo kaže, zakaj je to preklapljanje na več platformah že kmalu naporno.
Kaj se zgodi, ko nekdo odide ali zamenja funkcijo
Praktična škoda je ponavadi ne v prvih mesecih, temveč v trenutku, ko se situacija spremeni. Vodja kadrov, ki je vodil register obdelave, odide. Poslovodja pisarne, ki je opravljal obvestila o embalažah, dobi drugo vlogo. Nihče eksplicitno ni dogovoril, kdo prevzame odprte roke, ker nikoli ni bila seznam za prenos — le nabiralnik, ki se je preselil ali počistil z računom.
V tem trenutku postane jasno, da ni bilo pravega pregleda, le videza pregleda. Za njihov položaj in vprašanje, katere obveznosti natančno veljajo, ostaja pravnik ali pristojni nadzorni organ stična točka; to se s boljšim sistemom ne spremeni. Kar se res spremeni, je, ali oseba, ki zadevo prevzame, v petih minutah vidi, kaj se dogaja, ali mora iz nič začeti z ugotavljanjem.
Kako to spremljate dobro
Tri stvari imajo pomen, ne glede na to, kateri sistem uporabljate. Prvič: eno mesto na obveznost, ne en e-mail na obvestilo. Drugič: stanje, ki gre naprej od prebrane ali neprebrane — odprto, v obdelavi, zaključeno. Tretjič: ime pri vsaki odprti zadevi, tako da prenos ni iskanje, temveč zgolj prenos seznama.
To je natanko tisto, s čimer pomaga reglia brez da bi sama kaj pojasnjeval o pravilnikih: zbira tisto, kar je odprto pri priključenih platformah in kateri roki tam tečejo, v enem pregledu, ki ne visi od enega nabiralni ali enega sodelavca. Platforme same ostajajo odgovorne za vsebino vsakega obvestila; reglia poskrbi, da se vam ni treba štirikrat prijaviti, da veste, kaj se dogaja. Na kako reglia ravna z vašimi podatki je natanko to, kaj ta pregled sploh in kaj ne naredi.
Račun pri reglia je brezplačen in ostane brezplačen ter je vezan na vaše podjetje namesto na en sam e-poštni naslov — s čimer ostane pregled obstoje tudi, če nekdo zamenja funkcijo. Kar kupite sami pri priključeni platformi, plačate tam; reglia sama ne zaračuna ničesar za vpogled v to, kaj je odprto. Če ste negotovi, ali to deluje za vašo situacijo, boste odgovore našli na strani s pogosto postavljenimi vprašanji.
Če želite videti, kako to izgleda, preden kaj spremenite v svojo delovni proces, si oglejte katere platforme obstajajo in kaj spremljajo.