Dažniausia klaida sekant compliance terminams: viską palikti pašto dėžutėje
Dažniausiai daroma klaida yra ta, kad atitikties terminas egzistuoja tik kaip žinutė pašto dėžutėje: platformos pranešimas, tiekėjo priminimas, savos darbotvarkės elementas. Kol tą el. laišką gavęs asmuo dirba ir peržiūri savo gautus laiškus, paprastai viskas gerai. Kai tik tas asmuo išeina atostogų, keičia pareigybę arba palikia įmonę, terminas išnyksta kartu su paskyra.
Sprendimas yra ne griežtesnė el. pašto siunta, o terminų atsitvirtinimas nuo asmens, kuris jį atsitiktinai gavo. Terminas turėtų stovėti kur nors, kur jį gali matyti daugiau nei vienas žmogus, nepriklausomai nuo to, kas gavo pirminį pranešimą. Tai gali būti bendras peržiūras, pastovus darbalapyš arba sistema, kuri viename rodinyje rodo atidarus užduotis iš kelių šaltinių.
Kodėl pašto dėžutė nėra peržiūra
Pašto dėžutė sukurta žinutėms saugoti, o ne statusui stebėti. Pranešimas apie pakavimo dosieriaus, priminimas apie duomenų tvarkymo registrą ir produkto saugumo patikros patvirtinimas į tą pačią gautų laiškų dėžę pasiekia skirtingais laikais, iš skirtingų siuntėjų, tarp sąskaitų faktūrų ir naujienlaiškių. Nėra jokio momento, kai kas nors mato: tai dar atvira, tai baigta, o tai baigiasi per tris savaites.
Be to, kiekviena platforma, su kuria jūs dirbate, turi savo pranešimo būdą. Viena siunčia el. laišką, kita rodo pranešimą tik po prisijungimo, trečia iš viso nieko nesiunčia ir tikisi, kad jūs patys grįšite. Tas, kuris tai bando stebėti atskirai pagal platformą, nuolat keičiasi tarp prisijungimo, paieškos ir prisiminimo, kur kas stovi. kaip tos platformos viena nuo kitos skiriasi Parodyti, kodėl perjungimas tarp kelių platformų greitai pasidarys sudėtingas.
Kas nutinka, kai žmogus išeina iš darbo arba keičia savo pareigų
Praktinė žala dažniausiai atsiranda ne pirmuosius mėnesius, o tada, kai pasikeičia situacija. Personalo vadybos specialistas, kuris prižiūrėjo duomenų tvarkymo registrą, išeina. Biuro vadybininkas, kuris atliko pakavimo pranešimus, gauna kitą vaidmenį. Niekas iš anksto nepasitarė, kas perimtų atidarytas skolas, nes niekada nebuvo sąrašo, kurį galima būtų perduoti — tik gautųjų dėžutė, kuri buvo persikelto su paskyra arba buvo išvalyta.
Tuo metu tampa aišku, kad niekada nebuvo tikro apžvalgos, tik jos iliuzija. Savo situacijai ir klausimui, kokios iš tikrųjų galioja pareigos, teisininkė arba atsakinga priežiūros institucija yra vis tiek kontaktinis asmuo; tai nesikeičia naudojant geresnę sistemą. Tačiau keičiasi tai, ar žmogus, kuris prisiima užduotį, per penkias minutes gali pamatyti, kas vyksta, ar jis turi pradėti nuo nulio su tyrinėjimu.
Kaip tai tvarkyti tinkamai
Trys dalykai daro skirtumą, nepriklausomai nuo to, kurio sistemo naudojate. Pirma: viena vieta kiekvienai pareigai, ne vienas el. laiškas per pranešimą. Antra: būsena, kuri tęsiasi toliau nei perskaitytas arba neperskaitytas — atviras, nagrinėjimas, baigtas. Trečia: vardas prie kiekvienos atidarytos bylos, todėl perleidimas nėra paieškos darbas, o tiesiog sąrašo perdavimas.
Būtent tuo reglia padeda, be paties pasakymo apie taisykles: jis renka tai, kas yra atidarytas prijungtose platformose ir kokie terminai ten bėga, į vieną apžvalgą, kuri nepriklauso vienai gautųjų dėžutei arba vienam darbuotojui. Pačios platformos išlieka atsakingos kiekvieno pranešimo turinį; reglia rūpinasi, kad nereikėtų keturis kartus prisijungti, norint sužinoti, kas vyksta. Adresu kaip reglia tvarko jūsų duomenis yra nurodyta visiškai tai, ką ši apžvalga gali ir ką negali padaryti.
Sąskaita reglia yra nemokama ir lieka nemokama, ir yra susieta su jūsų įmone, o ne su vienu el. pašto adresu — todėl apžvalga lieka egzistuoti net jei kas nors keičia pareigą. Ką jūs pats perkate iš prijungtos platformos, jūs už tai mokate ten; reglia pati nieko neskaičiuoja už įžvalgą į tai, kas laukia. Jei abejojate, ar tai tinka jūsų situacijai, atsakymus rasite adresu dažnų klausimų puslapyje.
Jei norite pamatyti, kaip tai atrodo prieš ką nors keisdami savo darbo procese, pažiūrėkite kurios platformos yra ir ką jos saugo.