A compliance-határidők nyomon követésénél elkövetett legelterjedtebb hiba: mindent a postafiókban hagyni
A leggyakoribb hiba az, hogy egy megfelelőségi határidő csak akkor létezik, ha üzenet formájában van az e-mailfiókban: egy platform értesítése, egy szállító emlékeztetője, egy saját naptári bejegyzés. Amíg az e-mailt fogadó személy alkalmazott és nyomon követi az inboxát, általában minden jó. De ha az illető szabadságra megy, pozíciót vált, vagy elhagyja a vállalatot, a határidő vele tűnik el az account-tal.
A megoldás nem az, hogy szigorúbban e-mailezzünk, hanem hogy független tegyük az obligációt attól a személytől, aki véletlenül kapta. Egy határidőnek olyan helyen kell lennie, ahol több ember láthatja, független attól, hogy ki kapta az eredeti értesítést. Ez lehet egy közösen használt áttekintés, egy állandó munkalap, vagy egy olyan rendszer, amely több forrásból származó nyitott ügyeket egymás mellett mutat.
Miért nem megfelelő az e-mailfiók az áttekintéshez
Az e-mailfiók arra készült, hogy üzeneteket őrizzen meg, nem hogy státuszt nyomjon végig. Egy csomagolási dosszié értesítése, egy feldolgozási nyilvántartás emlékeztetője és egy termékbiztonsági ellenőrzés megerősítése különböző időpontokban érkezik, eltérő feladóktól, ugyanabba az inboxba, mint a számlák és hírlevelek. Soha nincs olyan pillanat, amikor valaki azt látja: ez még nyitott, ez lezárult, és ez három hét múlva lejár.
Ehhez még hozzájárul, hogy minden platform, amellyel dolgozik, más-más értesítési módszert alkalmaz. Az egyik e-mailt küld, a másik csak bejelentkezés után mutat értesítést, a harmadik pedig semmit nem küld, és azt várja, hogy Ön maga lépjen vissza. Aki ezt platformonként külön próbálja nyomon követni, folyamatosan váltogat a bejelentkezések, keresések és annak emlékszése között, hogy hol van mit. hogyan különböznek az egyes platformok egymástól azt mutatja meg, miért is nő meg gyorsan ez a váltogatás több platform esetén.
Mi megy rosszul, amikor valaki távozik vagy pozíciót vált
A gyakorlati kár általában nem az első néhány hónapban keletkezik, hanem akkor, amikor a helyzet megváltozik. Az HR-menedzser, aki a feldolgozási nyilvántartást kezelni szokta, elmegy. Az irodavezető, aki a csomagolási értesítéseket szokta kezelni, más szerepkörbe kerül. Senki nem beszélt meg explicit módon, hogy ki veszi át az értékelt határidőket, mivel soha nem volt lista — csak egy olyan inboxok, amely az account-tal együtt költözött vagy megtisztítottak.
Abban a pillanatban válik világossá, hogy soha nem volt igazi áttekintés, csak egy áttekintés illúziója. Saját helyzete és azon kérdés tekintetében, hogy mely oblingációk érvényesek pontosan, egy jogtanácsos vagy a hatáskörös felügyeleti szerv marad az irányít pont; ez nem változik meg egy jobb rendszerrel. Ami viszont megváltozik, az az, hogy valaki, aki átveszi az ügyet, öt perc alatt láthatja-e, hogy mi történik, vagy nulláról kell kezdenie az kiderítéseket.
Hogyan tartsa nyilván helyesen
Három dolog csinál különbséget, függetlenül attól, hogy milyen rendszert használ. Először is: egy helyiség oblingációnként, nem egy e-mail értesítésenként. Másodszor: egy státusz, amely túlmegy az olvasotton vagy olvasatlann — nyitott, feldolgozás alatt, befejezett. Harmadszor: egy név minden nyitott ügy mellett, hogy az átadás ne legyen kutatómunka, hanem egy lista átadásának kérdése.
Ez pontosan az, amiben reglia segít, anélkül, hogy maga bármi a szabályozásról mondaná: összeszedi, hogy az összekapcsolt platformok között mi van nyitva és mely határidők futnak, egyetlen áttekintésben, amely nem egy inboxhoz vagy egy alkalmazotthoz kötött. A platformok maguk felelősek az egyes értesítések tartalméért; reglia gondoskodik arról, hogy nem kell négy alkalommal bejelentkeznie ahhoz, hogy tudja, mi történik. Ott, hogyan kezeli a reglia az Ön adatait pontosan azt mutatja meg, amit ez az áttekintés képes és nem képes tenni.
A reglia-fiók ingyenes és marad is az, valamint a vállalkozásához kapcsolódik az e-mail-cím helyett — így az áttekintés megmarad akkor is, ha valaki pozíciót vált. Amit egy csatlakoztatott platformnál közvetlenül vásárol, azt ott fizeti meg; maga a reglia nem számít fel semmit az esetleges nyitott pontok megtekintéséért. Kétségei vannak, hogy ez az ön helyzetében működik-e, választ találhat a a gyakran ismételt kérdések oldalán.
Szeretné látni, hogyan néz ki mindez, mielőtt bármit megváltoztatna a saját munkafolyamatában, nézze meg a mely platformok érhetők el és mit követnek nyomon.