Visbiežākā kļūda, sekojot atbilstības termiņiem: visu atstāt pastu kastē
Visbiežākā kļūda ir tāda, ka atbilstības termiņš pastāv tikai kā ziņojums pastu kastē: paziņojums no platformas, atgādinājums no piegādātāja, savs kalendāra elements. Kamēr persona, kura saņēma e-pastu, ir darbā un uztur savu iespējamību, parasti viss norit labi. Tiklīdz šī persona dodas atvaļinājumā, maina funkciju vai atstāj uzņēmumu, termiņš pazūd kopā ar kontu.
Risinājums nav stingrāks e-pasts, bet pienākuma atcēlums no personas, kura to nejauši saņēma. Termiņam ir jābūt vietai, kur to var redzēt vairāk nekā viena persona, neatkarīgi no tā, kurš saņēma sākotnējo paziņojumu. Tas var būt koplietots pārskats, fiksēts darblapa vai sistēma, kas rāda atklātus jautājumus no vairākiem avotiem blakus.
Kāpēc pastkaste nav pārskats
Pastkaste ir izveidota ziņojumu glabāšanai, nevis statusa uzturēšanai. Paziņojums par iepakojuma dosejanu, atgādinājums par apstrādes reģistru un apstiprināšana par produkta drošības pārbaudi ierodas dažādos laikos, no dažādiem sūtītājiem, tajā pašā pastu kastē kā rēķini un biļeteni. Nav ne viena momenta, kad kāds var redzēt: tas vēl ir atvērts, tas ir pabeigts, un tas beigsies pēc trim nedēļām.
Pievienojas tam, ka katra platforma, ar kuru strādājat, ir sava ziņošanas metode. Viens sūta e-pastu, otrs parāda paziņojumu tikai pēc pieteikšanās, trešais nemaz neko nesūta un sagaida, ka jūs pats atgriezīsities. Kas to mēģina uzturēt atsevišķi pa platformām, pastāvīgi pārslēdzas starp pieteikšanos, meklēšanu un atcerēšanos, kur kas ir. kā šīs platformas savstarpēji atšķiras parāda, kāpēc šī pārslēgšanās starp vairākām platformām ātri pieaug.
Kas notiek, kad kāds aiziet vai maina funkciju
Praktiskais kaitējums parasti nav pirmajā mēnesī, bet brīdī, kad situācija mainās. HR vadītājs, kurš uzturēja apstrādes reģistru, aiziet. Biroja vadītājs, kurš veica iepakojuma paziņojumus, saņem citu lomu. Neviens nav skaidri norunājis, kurš pārņem atklātus termiņus, jo nekad nebija saraksta, ko nodot — tikai pastu kaste, kas pārvietojās kopā ar kontu vai tika iztīrīta.
Tajā brīdī kļūst redzams, ka nekad nebija patiesa pārskata, tikai pārskata iespaids. Savas situācijas un jautājuma par to, kuri pienākumi precīzi attiecas, jurists vai kompetentā uzraudzības iestāde paliek kontaktpunkts; tas nemainās ar labāku sistēmu. Tas, kas mainās, ir tas, vai kāds, kurš pārņem lietu, var piecas minūtes redzēt, kas notiek, vai vai viņam ir jāsāk no nulles ar izpēti.
Kā jūs to uzturējat
Trīs lietas dara atšķirību, neatkarīgi no tā, kuru sistēmu jūs izmantojat. Pirmkārt: viena vieta par katru pienākumu, nevis viens e-pasts par katru paziņojumu. Otrkārt: statuss, kas iet tālāk nekā lasīts vai neolasīts — atvērts, apstrādē, pabeigts. Treškārt: vārds pie katra atklāta jautājuma, lai pārsūtīšana nebūtu meklēšanas darbs, bet vienkārši saraksta nodošana.
Tas ir tieši tas, ko reglia palīdz bez tā, ka tas pats kaut ko saka par normatīvajiem aktiem: tas apkopo, kas ir atklāts savienotajās platformās un kādi termiņi tur darbojas, vienā pārskatā, kas nepiekārts vienai pastu kastei vai vienam darbiniekam. Pašas platformas paliek atbildīgas par katra paziņojuma saturu; reglia rūpējas, lai jums nebūtu četras reizes jāpiesakās, lai zinātu, kas notiek. Uz , precīzi redzams, ko šis pārskats var un nevar darīt.
Konts reglia ir bezmaksas un tas paliek tāds, un tas ir piesaistīts jūsu uzņēmumam, nevis vienam e-pasta adresei — tāpēc pārskats saglabājas arī tad, ja kāds maina savu amatu. Ko jūs nopirkat pievienotajā platformā, jūs tur par to maksājat; reglia pati nenosaka maksu par ieskatu tajā, kas ir neatrisināts. Vai jūs šaubāties, vai tas darbojas jūsu situācijai, atbildes varat atrast vietnē biežāk uzdoto jautājumu lapas.
Vēlaties redzēt, kā tas izskatās, pirms kaut ko mainīt savā darbības veidā, skatiet tad kuras platformas ir pieejamas un ko tās uzrauga.