L-aktar żball li jsir fil-monitoraġġ tal-iskadenza tal-compliance: ħalli kulħaġa fl-inbox
L-akbar żball huwa li skadenza ta' konformità teżisti biss jekk ikun messaġġ f'mailbox: notifika minn platform, tadhkira minn supplier, jew item fuq il-aġenda stess. Sakemm il-persuna li rċieviet l-email tkun fil-ħidma u żżomm l-inbox tagħha, di ġeneralment taħdem tajjeb. Lamm li dik il-persuna morru fuq il-vakanzi, tibdel funzjoni jew tħalli l-kumpanija, l-skadenza titlef flimkien mal-account.
Is-soluzzjoni mhix email aktar stritt, imma d-dekonessjoni ta' obbligu mill-persuna li aċċidentalment irċievitu. Skadenza għandha tkun post fejn aktar minn persuna waħda jista' jara, ħieles minn min irċieva l-notifka oriġinali. Din tista' tkun tabella maqsuma, worksheet fiss, jew sistema li turi dak li għaddej minn sorsi multipli maħduma magħquda.
Għaliex mailbox mhix tabella
Mailbox ġiet magħmula biex jasalva messaġġi, mhux biex żżomm status. Notifka dwar dossier ta' packaging, tadhkira dwar reġistru tal-ipproċessar u konfermazzjoni ta' verifikazzjoni ta' sikurezza tal-prodott wasla f'ħinijiet differenti, minn mittenti differenti, fl-istess inbox bħal fatturi u newsletters. M'hemm ebda mument fejn xi ħadd jara: din għaddej, din kompleta, u din se skadenzi f'tliet gimgħat.
Għal dan iżżid li kull platform li taħdem magħha għandha l-mod tagħha stess ta' notifika. Wieħed jibgħat email, ieħor juri notifka biss wara li l-login, terz irridu ma jibgħatx xejn u jistenna li inti stess irraġun. Min jipprova żżomm dan per platform separata, huwa kontinwament qiegħed jisswotċ bejn login, tfittxija u tiftakar x'hemm fejn. kif dawk il-platformat huma differenti bejn il-ħadd juri għaliex dak il-ġlieda bejn platformat multipli malajr titla'.
X'isseħħ meta xi ħadd imorru jew jibdel funzjoni
Id-ħsara prattiċa ġeneralment mhix fl-ewwel xhur, imma fil-mument meta s-sitwazzjoni tinbidel. L-HR manager li żżomm ir-reġistru tal-ipproċessar imorru. Il-kantier manager li għamlet in-notifikazzjonijiet tal-packaging iksib rwol ieħor. Ebda ħadd ma ħaġ espressa mill-qabel min se jieħu fuq il-ommu tal-iskadenzas li għaddej, għaliex ma kkunx hemm lista biex titbagħ — biss inbox li saret flimkien mal-account jew ġiet ittappata.
F'dak il-mument isir ċar li ma kkunx hemm tabella reali, biss il-minjiera ta' waħda. Għas-sitwazzjoni stess u l-mistoqsija liema obblighi preċiżament japplikaw, avukat jew l-awtorità tal-kontroll responsabbli jifdal li jkun il-punt ta' kuntatt; dan mhux se jibdel b'sistema aħjar. X'se jibdel, huwa jekk xi ħadd li jieħu l-każ jista' jara f'ħamsa minuti x'qed jiġri, jew li għandu jibda minn żero b'investigazzjoni.
Kif taħfażha tajjeb
Tliet affarijiet jagħmlu d-differenza, indipendentement minn liema sistema tuża. L-ewwel: post wieħed per obbligu, mhux email wieħed per notifka. It-tieni: status li jimxi lil hinn minn aqra jew ma qriex — miftuħ, fil-proċess, komplut. It-tielet: isem fuq kull każ miftuħ, sabiex it-trasferiment mhux xogħol ta' tfittxija imma kwistjoni ta' lista li titbagħ.
Dan preċizzament fejn reglia tgħin mingħajr ma tispjega stess dwar ir-regolament: tgħaqqad dak li għaddej fil-platformat imqabbda u liema skadenzas hemmhemmhemmhemm, f'tabella waħda li mhix appesa fuq inbox wieħed jew impjegat wieħed. Il-platformat nfushom jifdlu responsabbli għal-kontenut ta' kull notifka; reglia żgura li m'għandekx bżonn login erba' darbiet biex taf x'qed jiġri. Fuq kif reglia tittratta d-data tiegħek huwa esat x'taħseb dak it-tabella u x'ma taħsbx.
Kont reglia huwa blaħ u jibqa' hekk, u huwa mirtbut mal-kumpanija tiegħek minflok ma jkun mirtbut ma' indirizz e-mail wieħed — li jfisser li l-overview jibqa' eżistenti anke jekk xi ħadd ibiddel il-funzjoni tiegħu. Dak li tixtri verament f'platform maqbul, tħallsu hemm; reglia nnifisha ma tħarġex xejn għall-insight ta' dak li hu pendenti. Jekk ikollok dubji jekk dan jaħdem għal-sitwazzjoni tiegħek, tista' issib it-tweġibiet fuq il-paġna ta' mistoqsijiet li jirrepetu.
Trid tidħol l-aspett qabel ma tassew xi ħaġa fil-mod ta' ħidma tiegħek, eħel allura għal-paġna liema platforms hemm u x'jippreservaw.