L'errore più comune nella gestione delle scadenze di compliance: lasciare tutto nella casella di posta
L'errore più comune è che una scadenza di compliance esista solo come messaggio in una casella di posta: una notifica da una piattaforma, un promemoria da un fornitore, una voce di calendario autonoma. Finché la persona che ha ricevuto l'e-mail rimane in servizio e mantiene la propria inbox in ordine, di solito va bene. Non appena quella persona va in ferie, cambia ruolo o lascia l'azienda, la scadenza scompare insieme all'account.
La soluzione non è inviare più e-mail rigorosamente, ma scollegare un obbligo dalla persona che casualmente l'ha ricevuto. Una scadenza deve stare da qualche parte dove più di una persona possa vederla, indipendentemente da chi ha ricevuto la notifica originale. Potrebbe essere un riepilogo condiviso, un foglio di lavoro fisso, o un sistema che mostra insieme le questioni aperte da più fonti.
Perché una casella di posta non è un riepilogo
Una casella di posta è progettata per conservare i messaggi, non per mantenere uno stato. Una notifica su un dossier di imballaggio, un promemoria su un registro dei trattamenti e una conferma di un controllo di sicurezza del prodotto arrivano in momenti diversi, da mittenti diversi, nella stessa inbox di fatture e newsletter. Non c'è mai un momento in cui qualcuno vede: questo ancora aperto, questo concluso, e questo scade tra tre settimane.
Inoltre, ogni piattaforma con cui lavorate ha il suo modo di notificare. Una invia un'e-mail, un'altra mostra una notifica solo dopo l'accesso, una terza non invia nulla e si aspetta che torniate voi. Chi prova a tenere traccia di tutto questo per ogni piattaforma è continuamente in commutazione tra accessi, ricerche e ricordo di dove sta cosa. come quelle piattaforme differiscono tra loro mostra perché quella commutazione con più piattaforme aumenta rapidamente.
Cosa va storto quando qualcuno se ne va o cambia ruolo
Il danno pratico di solito non sta nei primi mesi, ma nel momento in cui la situazione cambia. Il responsabile HR che manteneva il registro dei trattamenti se ne va. Il responsabile dell'ufficio che gestiva le notifiche di imballaggio ottiene un ruolo diverso. Nessuno ha esplicitamente concordato chi avrebbe ripreso le scadenze aperte, perché non c'era mai un elenco da trasferire — solo una inbox che si trasferiva con l'account o veniva svuotata.
In quel momento diventa evidente che non c'era mai un vero riepilogo, solo l'impressione di un riepilogo. Per la propria situazione e la questione di quali obblighi si applicano esattamente, un avvocato o l'autorità competente rimangono il punto di riferimento; questo non cambia con un sistema migliore. Quello che cambia è se qualcuno che riprende la questione può vedere in cinque minuti cosa succede, o se deve ricominciare da zero per scoprire.
Come mantenerlo correttamente
Tre cose fanno la differenza, indipendentemente dal sistema utilizzato. Primo: un unico luogo per obbligo, non un'e-mail per notifica. Secondo: uno stato che vada oltre letto o non letto — aperto, in corso, concluso. Terzo: un nome per ogni questione aperta, in modo che il trasferimento non sia ricerca ma una questione di passare un elenco.
Questo è esattamente dove reglia aiuta senza dire nulla sulla normativa: raccoglie ciò che è aperto sulle piattaforme collegate e quali scadenze vi scorrono, in un unico riepilogo che non dipende da una sola inbox o da un solo dipendente. Le piattaforme stesse rimangono responsabili del contenuto di ogni notifica; reglia fa sì che non dobbiate accedere quattro volte per sapere cosa sta succedendo. Su come reglia gestisce i vostri dati ci sono esattamente quali sono i compiti di quel riepilogo.
Un account reglia è gratuito e rimane tale, ed è collegato alla vostra azienda anziché a un singolo indirizzo e-mail — garantendo la continuità della visione d'insieme anche quando qualcuno cambia ruolo. Ciò che acquistate direttamente presso una piattaforma collegata lo pagate lì; reglia stesso non addebita nulla per la visibilità di ciò che è in sospeso. Se dubbitate che questo funzioni per la vostra situazione, troverete le risposte su la pagina delle domande frequenti.
Se volete vedere come si presenta prima di apportare modifiche al vostro modo di operare, consultate quali piattaforme sono disponibili e cosa registrano.