Najčastejšia chyba pri sledovaní lehôt compliance: nechať všetko v poštovej schránke
Najčastejšia chyba spočíva v tom, že lehôta compliance existuje len ako správa v poštovej schránke: oznámenie z platformy, pripomienka od dodávateľa, vlastné položky kalendára. Pokiaľ je osoba, ktorá e-mail dostala, v službě a spravuje si svoju doručovaciu poštu, zvyčajne to funguje dobre. Akonáhle je táto osoba na dovolenke, zmení si funkciu alebo opustí podnik, lehôta zmizne spolu s účtom.
Riešením nie je striktnejší e-mail, ale odpojenie povinnosti od osoby, ktorá ju náhodou dostala. Lehôta by mala byť niekde, kde ju môže vidieť viac ako jeden človek, nezávisle na tom, kto dostane pôvodné oznámenie. Môže to byť zdieľaný prehľad, pevný pracovný list alebo systém, ktorý zobrazuje otvorené záležitosti z viacerých zdrojov vedľa seba.
Prečo poštová schránka nie je prehľadom
Poštová schránka je vytvorená na uchovávanie správ, nie na vedenie stavu. Oznámenie o dossier balenia, pripomienka o registri spracovania a potvrdenie o kontrole bezpečnosti produktu prichádzajú v rôznych časoch, od rôznych odosielateľov, do tej istej doručovacej pošty ako faktúry a bulletiny. Nikdy nie je moment, kedy by niekto videl: toto ešte stojí, toto je hotovo a toto skončí za tri týždne.
Okrem toho má každá platforma, s ktorou pracujete, svoj vlastný spôsob oznamovania. Jeden posiela e-mail, druhý zobrazuje oznámenie len po prihlásení, tretí nič neposiela a očakáva, že sa sami vrátite. Kto sa to snaží sledovať oddelene pre každú platformu, neustále sa prepína medzi prihlasovaním, vyhľadávaním a pamätaním si, čo kde stojí. ako sa tieto platformy navzájom líšia ukazuje, prečo sa také prepínanie medzi viacerými platformami rýchlo hromadí.
Čo sa stane, keď niekto odchádza alebo zmení funkciu
Praktické škody sa zvyčajne neobjavujú v prvých mesiacoch, ale v momente, keď sa situácia zmení. HR manažér, ktorý viedol register spracovania, odchádza. Vedúci kancelárie, ktorý robil oznámenia o balení, dostane inú rolu. Nikto explicitne nedohodol, kto prevezme otvorené lehôty, pretože tam nikdy nebol zoznam na odovzdanie — iba doručovacia pošta, ktorá sa presunula alebo vyčistila spolu s účtom.
V tom momente sa stáva viditeľné, že tam nikdy nebol skutočný prehľad, len dojem prehľadu. Pokiaľ ide o vlastnú situáciu a otázku, ktoré presne povinnosti platia, právny poradca alebo príslušný dohľadný orgán zostávajú kontaktným bodom; to sa nemení s lepším systémom. Čo sa mení, je to, či niekto, kto záležitosť preberá, môže vidieť za päť minút, čo sa deje, alebo či musí od nuly začať s prešetrovaním.
Ako na to
Tri veci robia rozdiel, nezávisle od toho, ktorý systém používate. Po prvé: jedno miesto na povinnosť, nie jeden e-mail na oznámenie. Po druhé: stav, ktorý ide ďalej ako prečítané alebo neprečítané — otvorené, v procese, hotovo. Po tretie: meno pri každej otvorenej záležitosti, aby odovzdávanie nebolo pátraním, ale záležitosťou odovzdania zoznamu.
To je presne to, s čím pomáha reglia bez toho, aby samotná reglia niečo o regulácii vysvetľovala: zbiera to, čo stojí v pripojených platformách a ktoré lehôty tam bežia, v jednom prehľade, ktorý nie je viazaný na jednu doručovaciu poštu alebo jedného zamestnanca. Samotné platformy zostávajú zodpovedné za obsah každého oznámenia; reglia zabezpečuje, aby ste sa nemuseli prihlásiť štyrikrát, aby ste vedeli, čo sa deje. Na ako reglia zaobchádza s vašimi údajmi je presne to, čo prehľad dosiahne a čo nie.
Účet u reglia je bezplatný a zostáva bezplatný, a je viazaný na vašu spoločnosť namiesto na jednu e-mailovú adresu — čím sa prehľad zachováva aj vtedy, keď sa niekto zmení na ďalšej pozícii. Čo si pri pripojenom platforme sami kúpite, zaplatíte tam; reglia samotný si neúčtuje nič za prehľad toho, čo je otvorené. Ak si nie ste istí, či to funguje pre vašu situáciu, odpovede nájdete na stránke s často kladanými otázkami.
Ak chcete vidieť, ako to vyzerá predtým, ako niečo upravíte vo svojom vlastnom pracovnom postupe, pozrite si ktoré platformy existujú a čo sledujú.