Nejčastější chyba při sledování lhůt compliance: ponechat vše v e-mailové schránce
Nejčastější chyba spočívá v tom, že lhůta v oblasti compliance existuje pouze jako zpráva v poštovní schránce: oznámení z platformy, připomínka od dodavatele, vlastní položka v kalendáři. Dokud je osoba, která e-mail obdržela, v zaměstnání a spravuje si svou doručenou poštu, obvykle to funguje dobře. Jakmile je tato osoba na dovolené, změní funkci nebo firmu opustí, lhůta s účtem zmizí.
Řešením není přísnější odesílání e-mailů, ale oddělení povinnosti od osoby, která ji náhodou obdržela. Lhůta by měla existovat na místě, kde ji mohou vidět více než jen jeden člověk, nezávisle na tom, kdo obdržel původní oznámení. Může to být sdílený přehled, pevný pracovní list nebo systém, který vedle sebe zobrazuje otevřené záležitosti z více zdrojů.
Proč není poštovní schránka přehledem
Poštovní schránka je vytvořena pro uchovávání zpráv, ne pro vedení statusu. Oznámení o balicím dossier, připomínka o registru zpracování a potvrzení o kontrole bezpečnosti produktu přicházejí v různých dobách, od různých odesílatelů, do stejné doručené pošty jako faktury a zpravodaje. Není žádný okamžik, kdy by někdo viděl: toto ještě čeká na vyřízení, toto je hotovo a toto skončí za tři týdny.
Navíc má každá platforma, se kterou pracujete, svůj vlastní způsob oznamování. Jedna odesílá e-mail, druhá zobrazuje oznámení pouze po přihlášení, třetí nic neposílá a očekává, že se sami vrátíte. Kdo se to snaží sledovat na každé platformě zvlášť, neustále se přepíná mezi přihlášením, hledáním a vzpomínáním si, co kde stojí. jak se ty platformy liší od sebe ukazuje, proč se to přepínání mezi více platformami rychle vymyká kontrole.
Co se pokazí, když někdo odejde nebo změní funkci
Praktické škody obvykle nejsou v prvních měsících, ale v okamžiku, kdy se situace změní. Manažer HR, který vedl registr zpracování, odchází. Správce kanceláře, který se staral o balicí oznámení, dostane jinou roli. Nikdo explicitně nedohodl, kdo převezme otevřené lhůty, protože nebylo co předávat — jen doručená pošta, která se s účtem přestěhovala nebo se vyčistila.
V tom okamžiku je vidět, že nikdy nebylo opravdového přehledu, jen dojem přehledu. Pro vaši konkrétní situaci a otázku, které právní povinnosti přesně platí, zůstává právník nebo příslušný dohledový orgán kontaktní osobou; to se nemění se lepším systémem. Co se mění, je to, zda ten, kdo věc převezme, může za pět minut vidět, co se děje, nebo zda musí začít od nuly s vyšetřováním.
Jak to zvládnout správně
Tři věci dělají rozdíl, bez ohledu na to, jaký systém používáte. Zaprvé: jedno místo na povinnost, ne jeden e-mail na oznámení. Zadruhé: status, který jde dál než přečteno nebo nepřečteno — otevřeno, v přípravě, hotovo. Zatřetí: jméno u každé otevřené záležitosti, aby byla předání bez hledání, ale pouze o předání seznamu.
To je přesně to, kde reglia pomáhá, aniž by sám něco o regulacích říkal: shromažďuje to, co je u připojených platforem otevřeno a jaké lhůty tam běží, v jednom přehledu, který není vázán na jednu doručenou poštu nebo jednoho zaměstnance. Samotné platformy zůstávají odpovědné za obsah každého oznámení; reglia zajistí, aby jste se nemuseli přihlašovat čtyřikrát, abyste věděli, co se děje. Na jak reglia se vašimi údaji zachází je přesně to, co tento přehled dělá a nedělá.
Účet u reglia je zdarma a zůstává zdarma, a je vázán na vaši společnost místo na jednu e-mailovou adresu — díky čemuž si uchováváte přehled také v případě, že někdo změní funkci. Co si sami zakoupíte na některé z připojených platforem, zaplatíte tam; samotný reglia za přehled toho, co je otevřeno, nic neúčtuje. Pokud si nejste jistí, zda je to vhodné pro vaši situaci, najdete odpovědi na stránce s často kladenými otázkami.
Chcete-li vidět, jak to vypadá dříve, než něco změníte ve své vlastní pracovní metodě, podívejte se na které platformy existují a co sledují.