Yleisimmin tehty virhe compliance-määräaikoja seuratessa: kaiken jättäminen sähköpostiin
Yleisin virhe on, että vaatimustenmukaisuuden määräaika on olemassa vain sähköpostiohjelman viestinä: ilmoitus alustalta, muistutus toimittajalta, oma kalenterin merkintä. Niin kauan kuin se henkilö, joka sähköpostin vastaanotti, on työssä ja pitää postilaatikoaan ajan tasalla, se yleensä toimii. Heti kun tämä henkilö lähtee lomalle, vaihtaa tehtävää tai lähtee yrityksestä, määräaika katoaa tilin mukana.
Ratkaisu ei ole tiukempi sähköpostin lähettäminen, vaan velvoitteen irrottaminen henkilöstä, joka sattui sen vastaanottamaan. Määräaika kuuluu sinne, missä usempi kuin yksi ihminen voi sen nähdä, riippumatta siitä, kuka alkuperäisen ilmoituksen vastaanotti. Se voi olla jaettu yleiskatsaus, kiinteä taulukko tai järjestelmä, joka näyttää avoimet asiat useilta lähteiltä rinnakkain.
Miksi sähköpostilaatikko ei ole yleiskatsaus
Sähköpostilaatikko on suunniteltu viestien säilyttämiseen, ei tilan seurantaan. Ilmoitus pakkausdossiereista, muistutus käsittelyrekisteristä ja vahvistus tuoteturvallisuustarkastuksesta saapuvat eri aikoina, eri lähettäjiltä, samaan inboxiin kuin laskut ja uutiskirjeet. Ei ole ainoastaan hetkeä, jolloin joku näkee: tämä on yhä avoinna, tämä on valmis, ja tämä päättyy kolmen viikon kuluttua.
Lisäksi jokainen alusta, jonka kanssa työskentelet, lähettää ilmoituksia omalla tavallaan. Yksi lähettää sähköpostia, toinen näyttää ilmoituksen vain kirjautumisen jälkeen, kolmas ei lähetä mitään ja odottaa, että palaat itse. Se, joka yrittää seurata tätä alusta kerrallaan, vaihtaa jatkuvasti kirjautumisen, haun ja muistamisen välillä, missä mikä on. kuinka nuo alustat eroavat toisistaan osoittaa, miksi vaihto useilla alustoilla nousee nopeasti.
Mitä menee pieleen, kun joku lähtee tai vaihtaa tehtävää
Käytännön vahinko ei yleensä ole ensimmäisten kuukausien aikana, vaan silloin kun tilanne muuttuu. HR-johtaja, joka ylläpiti käsittelyrekisteriä, lähtee pois. Toimistojohtaja, joka teki pakkausilmoitukset, saa uuden roolin. Kukaan ei ole nimenomaisesti sopineet, kuka ottaa avoimet määräajat haltuunsa, koska luetteloa ei koskaan ollut siirrettävänä — vain sähköpostilaatikko, joka siirtyi tilin mukana tai tyhjennettiin.
Sillä hetkellä käy ilmeiseksi, että varsinaista yleiskatsausta ei koskaan ollut, vain illuusio yleiskatsauksesta. Omalle tilanteelle ja sille, mitkä velvollisuudet tarkalleen ottaen koskevat, lakimies tai vastuussa oleva valvontaviranomainen on edelleen yhteyshenkilö; se ei muutu paremmalla järjestelmällä. Se, mikä muuttuu, on se, näkeekö asian ottava henkilö viidessä minuutissa, mitä tapahtuu, vai joutuuko hän aloittamaan alusta selvittämällä.
Kuinka pidät siitä huolella
Kolme asiaa tekevät eron, riippumatta siitä, mitä järjestelmää käytät. Ensinnäkin: yksi paikka velvoitetta kohti, ei yksi sähköposti ilmoitusta kohti. Toiseksi: tila, joka menee pidemmälle kuin luettu tai lukematon — avoinna, käsittelyä, valmis. Kolmanneksi: nimi jokaisen avoimen asian kohdalla, jotta siirto ei ole hakua vaan luettelon luovuttamista.
Juuri siinä reglia auttaa ilman, että se itse sanoo mitään säännöksistä: se kerää yhteen, mitä kytketyt alustat ovat jättäneet avoimeksi ja mitkä määräajat siellä kuluvat, yhdessä yleiskatsauksessa, joka ei ole kiinnittynyt yhteen postilaatikkoon tai yhteen työntekijään. Alustat itse vastaavat kunkin ilmoituksen sisällöstä; reglia varmistaa, että sinun ei tarvitse kirjautua neljä kertaa tietääksesi, mitä tapahtuu. Kohteessa kuinka reglia käsittelee tietojasi on tarkalleen sitä, mitä tuo yleiskatsaus tekee ja mitä ei.
Tili regliassa on ilmainen ja pysyy sellaisena, ja se on sidottu yritykseeseesi eikä yhteen sähköpostiosoitteeseen — joten yhteenveto säilyy vaikka joku vaihtaisi tehtävää. Mitä ostat suoraan liitetyltä platformilta, maksat siellä; reglia itse ei veloita mitään tiedosta siitä, mitä on avoinna. Jos epäilet, toimiiko tämä tilanteessasi, vastaukset löydät osoitteesta usein kysyttyjen kysymysten sivulla.
Haluatko nähdä, miltä se näyttää ennen kuin muutat omia työtapojasi, katso sitten mitkä platformit ovat käytettävissä ja mitä ne seuraavat.