Το πιο συνηθισμένο λάθος στην παρακολούθηση των προθεσμιών συμμόρφωσης: να αφήνετε όλα στο inbox
Το πιο κοινό λάθος είναι ότι μια προθεσμία συμμόρφωσης υπάρχει μόνο ως μήνυμα σε ένα γραμματοκιβώτιο: μια ειδοποίηση από μια πλατφόρμα, μια υπενθύμιση από έναν προμηθευτή, ένα δικό σας ημερολογιακό στοιχείο. Όσο ο άνθρωπος που έλαβε το μήνυμα είναι στη θέση του και συντηρεί τα εισερχόμενά του, συνήθως πάει καλά. Αμέσως μετά που εκείνος πάει σε διακοπές, αλλάζει θέση ή αποχωρεί από την επιχείρηση, η προθεσμία εξαφανίζεται μαζί με το λογαριασμό.
Η λύση δεν είναι να στέλνετε πιο αυστηρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά να αποσυνδέσετε μια υποχρέωση από το άτομο που την έλαβε τυχαία. Μια προθεσμία θα πρέπει να υπάρχει κάπου όπου περισσότεροι από ένας άνθρωπος μπορεί να την δει, ανεξάρτητα από το ποιος έλαβε την αρχική ειδοποίηση. Αυτό μπορεί να είναι μια κοινή ανασκόπηση, ένα σταθερό φύλλο εργασίας, ή ένα σύστημα που εμφανίζει ανοικτά θέματα από πολλαπλές πηγές δίπλα-δίπλα.
Γιατί ένα γραμματοκιβώτιο δεν είναι ανασκόπηση
Ένα γραμματοκιβώτιο δημιουργήθηκε για να φυλάσσει μηνύματα, όχι για να παρακολουθεί μια κατάσταση. Μια ειδοποίηση σχετικά με ένα δοσιέ συσκευασίας, μια υπενθύμιση σχετικά με ένα μητρώο επεξεργασίας και μια επιβεβαίωση ελέγχου ασφάλειας προϊόντος φτάνουν σε διαφορετικές στιγμές, από διαφορετικούς αποστολείς, στο ίδιο γραμματοκιβώτιο με τιμολόγια και ενημερωτικά δελτία. Δεν υπάρχει καμιά στιγμή που κάποιος να δει: αυτό είναι ακόμα ανοικτό, αυτό είναι ολοκληρωμένο, και αυτό λήγει σε τρεις εβδομάδες.
Προστίθεται ότι κάθε πλατφόρμα με την οποία εργάζεστε έχει τον δικό της τρόπο ειδοποίησης. Η μία στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η άλλη εμφανίζει μια ειδοποίηση μόνο ύστερα από σύνδεση, η τρίτη δεν στέλνει τίποτα καθόλου και περιμένει να επιστρέψετε μόνοι σας. Αυτός που προσπαθεί να παρακολουθήσει αυτό ανά πλατφόρμα χωριστά, είναι διαρκώς σε αλλαγή μεταξύ σύνδεσης, αναζήτησης και θυμησης τι είναι που στέκεται όπου. πώς αυτές οι πλατφόρμες διαφέρουν μεταξύ τους δείξτε γιατί το κλείδωμα σε πολλές πλατφόρμες ανεβαίνει γρήγορα.
Τι πάει στραβά όταν κάποιος φεύγει ή αλλάζει θέση
Η πρακτική ζημιά συνήθως δεν βρίσκεται στους πρώτους μήνες, αλλά τη στιγμή που αλλάζει η κατάσταση. Ο HR-manager που διατηρούσε το μητρώο επεξεργασίας φεύγει. Ο office manager που έκανε τις δηλώσεις συσκευασίας παίρνει άλλο ρόλο. Κανείς δεν συμφώνησε ρητά ποιος θα αναλάβει τις ανοιχτές προθεσμίες, επειδή δεν υπήρχε ποτέ κατάλογος για να παραδοθεί — μόνο ένα inbox που μετακόμισε με το account ή καθαρίστηκε.
Εκείνη τη στιγμή γίνεται σαφές ότι δεν υπήρχε ποτέ ένα πραγματικό overview, μόνο η εντύπωση ενός overview. Για τη δική του κατάσταση και το ερώτημα ποιες υποχρεώσεις ισχύουν ακριβώς, ένας δικηγόρος ή η αρμόδια αρχή επιτήρησης παραμένει το σημείο επικοινωνίας· αυτό δεν αλλάζει με ένα καλύτερο σύστημα. Αυτό που αλλάζει είναι αν κάποιος που αναλαμβάνει τη δουλειά μπορεί να δει τι συμβαίνει σε πέντε λεπτά, ή αν πρέπει να ξεκινήσει από το μηδέν για να το ανακαλύψει.
Πώς να το παρακολουθείτε σωστά
Τρία πράγματα κάνουν τη διαφορά, ανεξάρτητα από το ποιο σύστημα χρησιμοποιείτε. Πρώτον: ένα μέρος ανά υποχρέωση, όχι ένα email ανά ειδοποίηση. Δεύτερον: μια κατάσταση που πηγαίνει πέρα από το διαβασμένο ή μη διαβασμένο — ανοιχτό, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο. Τρίτον: ένα όνομα για κάθε ανοιχτή υπόθεση, ώστε η μεταφορά να μην είναι δουλειά αναζήτησης αλλά θέμα διαβίβασης μιας λίστας.
Αυτό είναι ακριβώς το σημείο όπου το reglia βοηθά χωρίς να λέει τίποτα για τη ρύθμιση από μόνο του: συγκεντρώνει ό,τι υπάρχει σε αναμονή στις συνδεδεμένες πλατφόρμες και ποιες προθεσμίες ισχύουν εκεί, σε μια ενιαία επισκόπηση που δεν εξαρτάται από ένα inbox ή έναν υπάλληλο. Οι ίδιες οι πλατφόρμες παραμένουν υπεύθυνες για το περιεχόμενο κάθε ειδοποίησης· το reglia φροντίζει ώστε να μην χρειάζεται να συνδεθείτε τέσσερις φορές για να ξέρετε τι συμβαίνει. Στο πώς η reglia χειρίζεται τα δεδομένα σας βρίσκεται ακριβώς ό,τι αυτή η επισκόπηση κάνει και δεν κάνει.
Ένας λογαριασμός στο reglia είναι δωρεάν και παραμένει έτσι, και συνδέεται με την εταιρεία σας αντί να συνδέεται με μια ηλεκτρονική διεύθυνση — έτσι η επισκόπηση παραμένει υπαρκτή ακόμη και αν κάποιος αλλάξει θέση εργασίας. Αυτό που αγοράζετε μόνοι σας σε μια συνδεδεμένη πλατφόρμα, το πληρώνετε εκεί. το reglia δεν χρεώνει τίποτα για την ενημέρωση σχετικά με το τι εκκρεμεί. Αν έχετε αμφιβολίες για το αν αυτό λειτουργεί για την κατάστασή σας, θα βρείτε απαντήσεις στο τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις.
Θέλετε να δείτε πώς φαίνεται αυτό πριν προχωρήσετε σε αλλαγές στη δική σας διαδικασία εργασίας, τότε ελέγξτε το ποιες πλατφόρμες υπάρχουν και τι καταγράφουν.