Най-честата грешка при проследяване на съответствени сроковете: оставяне на всичко в пощенския кутия
Най-честата грешка е, че един период за съответствие съществува само като съобщение в пощенския кутик: известие от платформа, напомняне от доставчик, собствено календарно напомняне. Докато лицето, което получи имейла, е в служба и поддържа своя входящи, обикновено всичко е наред. Щом това лице отиде на отпуск, смени позиция или напусне компанията, периодът изчезва заедно със сметката.
Решението не е по-строго изпращане на имейли, а отделяне на една задължение от лицето, което случайно го получи. Един период трябва да стои някъде, където повече от един човек може да го види, независимо от това кой получи първоначалното известие. Това може да бъде общо преглед, фиксирана работна таблица или система, която показва отворени въпроси от множество източници един до друг.
Защо пощенският кутик не е преглед
Пощенският кутик е направен да съхранява съобщения, не да поддържа статус. Известие за досие на опаковка, напомняне за регистър на обработката и потвърждение за проверка на безопасност на продукта пристигат в различни моменти, от различни подателите, в същия входящ кутик като фактури и новинарски писма. Няма нито един момент, в който някой да вижда: това все още е отворено, това е завършено и това изтича за три седмици.
Освен това всяка платформа, с която работите, има свой собствен начин на известяване. Един изпраща имейл, друго показва известие само след влизане, трети изобщо не изпраща нищо и очаква вие да се върнете сами. Този, който се опитва да поддържа това отделно по платформа, постоянно се преключва между влизане, търсене и запомняне къде какво стои. как тези платформи се различават помежду си показва защо този преключвател между множество платформи бързо се усложнява.
Какво се случва, когато някой си тръгне или смени позиция
Практическите щети обикновено не са в първите месеци, а в момента, когато ситуацията се промени. HR мениджърът, който поддържаше регистър на обработката, си тръгва. Офис мениджърът, който се справяше с известията за опаковка, получава друга роля. Никой не е договорил изрично кой ще поеме отворените периоди, защото никога не е имало списък за предаване — само входящ кутик, който се премести или се изчисти заедно със сметката.
В този момент става ясно, че никога не е имало真實 преглед, само впечатление от преглед. За собствената ситуация и въпроса кои точно задължения се отнасят, юрист или компетентният орган остават контактното лице; това не се променя с по-добра система. Онова, което наистина се променя, е дали някой, който поема работата, може да вижда какво се случва за пет минути, или трябва да започне от нула с разбиране.
Как да го поддържате правилно
Три неща правят разлика, независимо от това каква система използвате. Първо: едно място за всяко задължение, не един имейл за всяко известие. Второ: статус, който надвишава прочетено или непрочетено — отворено, в обработка, завършено. Трето: име при всяка отворена работа, така че предаването е не търсене, а преминаване на списък.
Именно в това помага reglia без да казва нещо за самото регулиране: събира това, което е открито на свързаните платформи и кои периоди там текат, в един преглед, който не е свързан с един входящ кутик или един служител. Самите платформи остават отговорни за съдържанието на всяко известие; reglia гарантира, че не трябва да влизате четири пъти, за да знаете какво се случва. На как reglia работи с вашите данни е точно това, което този преглед прави и не прави.
Сметката ви в reglia е безплатна и остава такава, като е свързана с вашето предприятие вместо с един имейл адрес — което означава, че преглеждът остава в сила дори ако някой смени длъжност. Това, което купувате сами на свързана платформа, плащате там; самата reglia не начислява нищо за преглед на това, което е открито. Ако се колебаете дали това работи за вашата ситуация, отговорите ще намерите на страницата с често задавани въпроси.
Ако искате да видите как изглежда преди да променяте нещо в собствения си работен процес, проверете кои платформи има и какво записват.